规章制度涵盖了组织内部的各个方面,包括工作流程、考勤制度、员工行为准则等等。规章制度的范文是一个组织改善管理的过程中不可或缺的一部分。
研究生会档案管理制度
档案是研究生会工作考查的依据,是研究生会进行调查研究、掌握材料、决定决策的一个重要方面。档案通过对研究生会开展的各种活动提供依据和参考,记载活动方案、成果、经验教训,保证研究生会工作不断开拓创新,提高水平,丰富内容。为加强研究生会档案管理工作,特制定本管理制度。
1.由办公室统一进行档案管理,建立、健全、保管研究生会及各部档案。
2.每学期开始各部向办公室上交学期工作计划。
3.每学期期末各部向办公室上交学期工作总结。
4.各部举办活动前,应于活动前一周将活动申请表送交办公室,由主席团审阅批准后方可执行。
5.各部于活动结束后一周内将活动总结上交办公室备案。
6.办公室应注意保存一切具有审阅价值、参考价值、历史价值、纪念价值的相片、文件、资料、实物等。
为使研究生会内部管理趋于科学化、规范化,促进研究生会向更高层次发展,便于研究生会工作的顺利进行,研究生会为成员都建立《成员档案》,由办公室统一管理。
1.在成员进入研究生会时开始填写《研究生会成员档案表》,直至退出研究生会,最后由办公室存档。
2.《研究生会成员档案表》将详细记录成员在研究生会工作期间的工作表现、工作业绩、奖罚情况等。
1.“面试结果”由成员进入研究生会的相关负责人员填写。
2.个人详细资料(姓名、性别、个人简介等)由成员本人进入研究生会时填写。
3.“研究生会工作经历”一栏每学期填写一次。其中“主席团意见”分别由主席团根据成员本学期内的表现,并参考成员所在部门负责人意见填写。
4.“奖励与处罚”由主席团根据本人在研究生会中的具体情况填写。
5.《成员档案表》的收发、整理工作由办公室负责。
档案管理制度
一、学校档案实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法,任何处室和个人不得将档案据为已有。
二、档案室做到专室、专柜、专夹,配备必需的工作设施,任何处室和个人不得挪措档案室设备。
三、按照《档案法》和档案工作程序,严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。
四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续,不得损坏,散开漏页,划圈涂抹,并按期归还。
五、学校档案不向外人借阅,特殊情况需经学校档案工作领导小组负责人签字同意方可办理,但必须在阅文室内并在专职档案人员的'监督下抄录有关内容或出具有关证明。
六、定期做好档案的统计、分析和编研工作,要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点,编制出有使用价值的资料汇集及检索工具,最大限度地发挥其综合效益。
七、经常性地做好库房管理工作,严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀,学校档案工作领导小组要定期进行检查,发现问题及时补救。
八、做好安全保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丢失或毁坏的,要追究有关人员法律责任。
研究生会档案管理制度
硕士研究生的档案,是研究生在校期间学习和品行的重要记录。对研究生在校期间的档案进行管理是研究生教育的有机组成部分,也是研究生管理工作水平的重要体现。为使我校研究生的档案管理规范化、科学化,根据《普通高等学校档案管理办法》及相关文件,特制定本暂行办法。
(一)凡在研究生教育、教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子材料等均属研究生档案。
(二)研究生档案作为反映研究生教育、教学管理和教学活动的原始记录,是研究生教育管理的重要组成部分。各有关单位必须充分重视研究生档案的归档和管理工作,实行教育管理工作与档案建档工作同步进行。
(三)研究生档案应根据其在教育、教学管理和教学活动中的形成规律,本着保持其有机联系和便于利用、检查的原则进行归档。原则上同类材料组成一卷。
(四)研究生档案实行研究生处、系两级管理体制,有关单位应安排专人负责研究生档案的收集、整理、归档工作。
(五)档案材料质料根据实际情况确定,但原则上应存有纸质和电子质两种文本。
(二)考试试卷保存至研究生毕业离校后四年。
(三)每学期考试结束后,任课教师须将试卷或课程论文、标准答案及评分标准送研究生所在系保存。考试成绩单一式两份,一份交研究生所在系,一份交研究生处培养管理科。
(四)各有关单位要定期检查研究生教学档案的归档和管理情况,对存在的问题要及时发现,及时解决。
(一)研究生处负责归档保管的研究生档案。
1.综合类。
(1)全校研究生基本情况表;
(4)研究生报考材料;
(5)全校研究生课程选用教材及必要的配套教材样书;
(7)毕业体检表;
2.培养类。
(2)全校研究生培养计划完成情况审核表。
(3)研究生学籍表。
(4)全校研究生课程安排表;
(5)全校研究生课程考试安排表。
(6)全校研究生课程学习成绩单;
(7)全校研究生授课教师、指导教师师(含外聘)简介表;
(8)全校研究生实践基地(合作育人单位)分专业简介表;
(9)全校研究生获奖证书复印件;
(10)全校研究生教育教学质量监控材料。
3.学位类。
(1)全校研究生学位论文成绩表;
(2)全校研究生学位论文(含电子文本);
(2)全校研究生学位申请书及有关材料。
(二)各硕士点单位(系部)负责归档保管的研究生档案。
1.综合类。
(1)本学科专业研究生基本情况表;
(2)党员或团员的组织材料;
(3)本学科专业研究生教育管理工作会议记录;
(4)本学科专业研究生教学质量自评材料;
(6)本学科专业研究生在校期间科研成果统计表及成果复印件、证明材料等;
(7)本学科专业优秀研究生教学成果奖励证书复印件;
2.培养类。
(1)本学科专业研究生培养方案和教学计划;
(2)本学科专业研究生培养计划完成情况审核表;
(3)本学科专业研究生教学任务书和课程安排表;
(4)本学科专业研究生课程教学大纲;
(5)本学科专业研究生课程考试成绩登记表;
(6)本学科专业研究生课程考试试题样卷、标准答案及评分标准;
(7)本学科专业研究生课程考试试卷和课程论文;
(8)本学科专业研究生课程检查材料、听课记录及质量测评结果;
(9)本学科专业研究生个人培养计划表;
(10)本学科专业研究生课程学习成绩单;
(11)本学科专业研究生教学实践考核表;
(12)本学科专业研究生社会调查考核表;
(13)本学科专业研究生学术活动考核表。
3.学位类。
(1)本学科专业研究生学位论文开题报告书;
(2)本学科专业研究生学位论文中期考核表;
(3)本学科专业研究生学位论文答辩与评审材料;
(4)本学科专业学位论文成绩一览表;
(5)本学科专业学位论文(含电子文本)。
(一)研究生录取名单确定后,研究生处即向考生发出调档函,调档函应直接寄发给考生本人。
(二)每年新生9月入学后,研究生处对接收的研究生新生档案进行整理,并在9下旬分送各硕士点系部核查,各硕士点系部在10月上旬送到研究生处。
(三)研究生在学期间的个人档案,应以系部为单位,分专业进行管理。已整理完毕的研究生档案用研究生处专用档案盒装好,并标明档案编号、所属系部、专业、姓名,分类放入档案柜中。
(一)研究生在学期间,如有重大变动(如转学、退学、开除、出国、身故等),其档案应及时按有关规定转移或处理。
(二)研究生毕业前半个月,各系部必须将研究生的档案材料按专业分类并按顺序整理装袋,送交研究生处。研究生毕业离校2周内,研究生处将整理装封好的档案材料按照《合肥学院研究生档案材料目录》进行登记,完成研究生档案的整理工作。
1.毕业研究生离校,其个人档案由研究生处按就业协议或调档函所列地址,在毕业离校后2周内以机要通信(或特快专递)方式寄出。
2.毕业研究生未能按规定时间找到就业单位可以办理暂缓就业,暂缓就业期间,根据本人申请并签订档案代管协议,其个人档案仍由研究生处保管,保管期限原则上为2年。
3.转移毕业生档案,应通过机要通信途径或派专人呈送,不得让毕业生个人携带。
4.转递毕业研究生档案,必须进行登记,转递时应附上档案回执,并要求接受单位收到档案后寄回回执。
(一)研究生个人不得借阅本人档案。各系部查阅研究生档案必须由所在系部研究生主管领导、研究生工作办公室负责人查阅。档案只能在档案室内借阅,无特殊原因,不得带出档案室。
(二)查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料,确因需要从档案中取证的,必须经研究生档案管理负责人批准后,才能复制。
(三)各系部只能查阅本系部的研究生档案。其它单位查阅研究生档案,应持相关单位介绍信,经研究生档案管理负责人批准后方可查阅。
(四)查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容,对违犯规定者,将视情节轻重,依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。
(五)各系部应尽量集中时间查阅研究生档案。如有特殊情况需查研究生档案,需提前预约并经研究生档案管理负责人同意。新生档案在整理入档完毕后对外开放。
(六)研究生在学期间如有单位借用研究生档案材料,必须履行档案借出和归还登记手续。
(一)本办法由研究生处负责解释。
(二)本办法自20xx级研究生入学后开始试行。
研究生会档案管理制度
第一条为适应我校研究生教育综合改革的需要,实现研究生档案管理的标准化、规范化和科学化,根据国家档案管理的'有关规定,结合我校实际情况,特制定本办法。
第二条研究生档案是记录和反映研究生个人经历的重要文字材料,是考察研究生本人学习、工作、生活和成长情况的重要依据,研究生档案管理是研究生教育和管理工作的重要组成部分。
第三条研究生院(研究生工作部)负责研究生档案管理工作的指导监督,各研究生培养单位负责研究生档案的保存管理。
第四条拟录取考生的档案由研究生院(研究生工作部)负责签收,根据研究生招生办公室提供的拟录取名单,按照考生所属研究生培养单位和专业进行分类整理。并于每年九月下旬移交至研究生培养单位。
第五条研究生档案材料移交时,须填写研究生院(研究生工作部)统一印制的《档案移交登记单》,一式两份,由交接双方确认核对后签字,各执一份。
第六条各研究生培养单位负责对拟录取考生档案进行审核,审核内容包括:
1.报考研究生前各个学习和工作阶段的档案材料是否齐全;
2.最后学历与报考学历是否一致;
3.相关党团材料是否齐全。
第七条各研究生培养单位须将拟录取考生档案审核情况反馈给研究生院(研究生工作部),审核不合格的考生档案由研究生招生办公室退回考生原单位,材料不齐全的要求考生补齐。
第八条审核合格的拟录取考生档案作为研究生入学前档案材料,由所属研究生培养单位负责管理和保存。
第九条研究生档案材料包括入学前档案和在校期间归档的材料,研究生在校学习期间应归档的材料包括以下内容:
1.硕士研究生归档材料:党、团组织相关材料;攻读硕士研究生入学登记表;硕士研究生登记表;成绩单;授予学位证明书;毕业研究生登记表;就业通知书;入学体检表;学籍异动材料;推免生材料;奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。
2.博士研究生归档材料:报考攻读博士学位研究生登记表等考务档案材料;博士研究生登记表;授予学位证明书;毕业研究生登记表;成绩单;入学体检表;学籍异动材料;奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料;非定向博士研究生还应包括就业通知书。
第十条研究生档案材料归档的有关要求:
1.每份档案袋上要列出研究生归档材料的具体目录,详细记载归档的主要材料。
2.研究生归档材料应真实准确,完整清晰,凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章,规定由本人的签字须由本人签字。
3.档案材料须用蓝黑钢笔或签字笔填写,严禁涂改、修补和其它技术处理。
第十一条校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的,应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信,出具有关身份证明,说明查阅内容及目的,方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案,并按规定予以登记。
第十二条研究生档案一般不予借阅,确因工作需要必须借阅的,应当由借阅单位出具证明,填写《研究生档案借阅审批表》,经各培养单位主管领导批准后方可办理借阅手续。
第十三条研究生档案借阅时间不得超过7天,若情况特殊需延期的,应补办借阅手续。外借档案归还时,档案管理人员应根据档案目录核对材料,履行归还手续。
第十四条查(借)阅研究生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十五条研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的,须由研究生本人提交书面申请,说明需要何种证明材料和使用目的,经各培养单位研究生档案主管领导批准后,由档案管理人员按规定办理。
第十六条研究生毕业后,由各培养单位按照研究生院(研究生工作部)关于毕业生档案封装要求进行整理、封存,并在规定时间内移交给研究生院(研究生工作部),由研究生院(研究生工作部)通过中国邮政进行转递。
第十七条毕业派遣研究生档案的转递依据为就业通知书;升学研究生档案转递依据为录取通知书或调档函;在职研究生档案的转递依据为其单位所开具的调档函。
第十八条毕业研究生档案若因特殊情况需个人提取的,须提供档案接收单位调档介绍信和提档人有效身份证件。
第十九条在毕业研究生档案转递完成3个工作日后,研究生院(研究生工作部)将档案转递去向在研究生院网站学生管理栏目的最新动态进行公布,为毕业研究生提供查询服务。
第二十条结业、肄业和中途退学的研究生档案,各培养单位根据接收单位出具的接收证明材料报研究生院(研究生工作部),由研究生院(研究生工作部)统一进行转递。
第二十一条研究生院(研究生工作部)要对各研究生培养单位研究生档案管理工作进行不定期检查,确保研究生档案管理工作的有序进行。
第二十二条研究生档案管理的相关工作人员要熟悉档案管理业务,严格遵守档案管理纪律,确保研究生档案的连续、完整与安全。
第二十三条本办法自公布之日起执行,本办法由研究生院(研究生工作部)负责解释。
第二十四条本办法自公布之日起,《东北财经大学研究生档案管理办法》(东北财大研究生研发[2012]13号)同时废止。
档案管理制度
1、为了加强理学会的自身建设,保持理学会工作的连续性,有利于校社联的指导和检查,同时也方便各部门工作,为今后开展工作提供丰富的材料和依据,特制定本制度。
2、理学会各部门要做好档案收集与整理工作,报告总结指定专人负责。明确责任,加强管理。
3、档案资料包括的内容如下:上级部门下发的有关文件;理学会组织的章程制度;理学会下发的文件;理学会成员的详细档案,个人简历和小结;理学会各部门的工作计划,总结和重大活动的方案(活动形式、内容、时间、地点、参加人员、效果等);理学会各部门的会议记录,工作摘要及工作大事记;宣传板与海报的底稿或样式;理学会及各部门的公共财务登记情况;考勤、考核的有关材料;兄弟单位或院校的有保存价值的各种材料;各类活动的图片资料;其他有价值的资料。
4、各部门须积极配合秘书组关于档案管理的工作。
5、理学会及各部门档案资料要系统化、科学化,定期检查、整理档案。各部门个人查阅理学会资料须经过秘书组组长同意。查阅时不得翻阅与其工作无关的档案。保持档案的真实性。无特殊情况,档案不得带离秘书处,确需带离须征得秘书组组长同意,用完归还。
6、各部门的有关资料,如计划、总结、活动记录、方案等必须交一份给秘书组存档。
7、以上规定自公布之日起施行解释权归秘书组。
档案管理制度
一、档案工作在街办档案室直接领导下,由分管的领导具体落实,由兼职档案人员进行管理。
二、实行文书处理部门立卷归档制度。各科室在公务活动中形成的有保存价值的文件材料,均由承办科室按文件材料形成规律,系统整理好后向档案室移交。
三、档案室负责统一收集、整理、保管街办各门类和载体的全部档案。
四、编辑必要的档案参考资料、编制各种检索工具,积极开发利用档案信息来源,办理档案借阅,为各部门及来访群众做好服务工作。
五、各科室应将文件材料的形成、积累、整理工作纳入经办人员职责范围及档案网络人员岗位责任制。
六、与档案工作有关的重要工作会议,如基建工程竣工验收会,以及重要仪器设备的开箱验收,有关部门均应通知档案部门参加。对于各部门文件材料收集不齐全的,档案部门不予验收、盖章,领导不签字,财务不报销。
七、对外出学习,开会人员获得的各类文件材料,回社区后应将属归档范围的文件材料交档案室。
八、档案室遵照上级档案部门的决定,对我社区档案工作实行统筹安排,组织协调,制定街办“档案工作管理办法”,档案保管期限表,档案工作人员职责及档案的归档、保管、保密、借阅管理、鉴定销毁、奖惩等制度,提高档案科学管理水平。
档案管理制度
1、严守党和国家有关保密管理规定,杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。
2、各类档案材料必须指定政治上可靠,工作责任心强的专(兼)职人员进行集中管理。
3、严禁私自将档案资料带出档案室,需保密的档案资料的借阅,必须履行审批手续。
4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料,应指定专人进行销毁,不得当废纸处理。
5、档案工作人员要严守工作岗位,坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。
6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时,要及时向有关领导和部门报告,采取措施进行查找,并追查责任。
1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门进行收集、整理、立卷、归档,并按有关规定向档案室移交,任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。
2、学校档案室的归档时间:文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档;教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。
3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。
4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。
5、卷内文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前,请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚,纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写,并拆除卷内金属物。
6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称,能反映卷内文件内容,政治上无误,文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。
7、文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。
8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。
1、档案库房需保持适宜温湿度,适时通风降温。
2、档案库房须安装防盗门,防盗窗和双保险锁,库房照明必须使用白炽灯。
3、严禁在库房吸烟,严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查,发现问题,及时抢修,防止短路引起火灾。
4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作,如发现问题,立即向领导报告,对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。
6、档案库房要经常打扫,保持清洁,严禁将有害物质带入库房。
7、档案室管理人员进出档案室应随手关门,非档案管理人员未经许可不得随意入内。
1、积极开展档案的利用工作,改善服务态度,提高服务质量,满足各方面的查档需求,充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。
2、档案人员要熟悉家底,了解需求,掌握规律,做到主动、及时、准确提供利用。
3、本单位工作人员查阅其所属业务档案,需经办理登记手续后,方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。
4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信,注明查档内容和用途,履行登记手续,经有关领导同意的方可查阅。
5、档案一般不许外借,确因工作需要经有关领导同意,办理借阅手续,方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用,应办理续借手续。
6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料,应确保安全、完整,不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧,以保证档案的完好无损。
7、利用者必须遵守保密规则,所查、借阅的档案材料,未经有关领导同意,不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料,用后一律交档案室保存。
8、借阅归还档案时,档案管理人员必须当面清点。
9、如遇借阅人员将档案丢失,应及时报告档案室,写出书面材料,利于采取补救措施。
1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定,认真做好档案的鉴定工作。
2、失去保存价值的档案,可提出销毁意见,并填写销毁清册,报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。
3、销毁时应指定二人监销,并在销毁清册上签字,方可执行销毁。
4、档案专(兼)职人员因工作变动,需办移交手续时,应将全部档案材料清点后,交予新的负责档案工作的专(兼)职人员。
5、交接档案材料必须严格履行手续,有关人员签字,并注明交接时间,案卷数目等,以备查考。
档案管理制度
为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。
2范围。
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责。
3.1各过程管理部门职责:
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责:
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容。
4.1确定文件种类。
4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件:外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件。
a.方针、目标和指标;。
b.实现方针、目标和指标的策划;。
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录。
相关的资料包括但不限于:
a.各类分析/评价/统计数据(如osha统计分析数据);。
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;。
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;。
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;。
g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)。
h.设施的设计、运行技术资料;。
i.供应商和承包商档案;。
j.作业许可证等;。
k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求。
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人。
4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.4进行编写。
4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容:
a.目的:明确编制本文件要达到的目的。
b.范围:本文件使用的范围,包括活动范围、职能范围和管理范围。
c.定义:需要对使用人解释的术语或词汇。
d.职责:本文件中的主要职责划分,包括本文件的责任部门。
e.程序/规定内容:针对各项活动提出具体的要求、职责、时限。
f.相关文件:编制本文件所依据的文件或引用的文件。
g.相关记录:本文件涉及到的文件、表格和记录。
h.修改记录:本文件每次修改的主要概要的记录。
i.文件概要/流程:规定类文件的概要及程序文件的流程图。
4.4.2文件的编号按如下要求:
记录编号。
文件层别号。
文件类别(aq)。
公司代号jp。
其中:序号为阿拉伯数字,如:01,02,03„„„等;。
文件类别为:管理手册用01标识,程序文件用02标识,公司级管理性制度用03标识,部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识,如生产部用qg标识。
例子:
文件编号:jp-aq-0201《法律法规标准规范管理程序》。
表格编号:编号jpl-aq-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单),其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件(包括表格)必须有版本标识,如有文件更新,版本随之更新。
4.5评审和审批。
相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量),并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后,如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门),待修改完毕后再批准。
4.5.3文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核,总经理批准。b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核,安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
4.6发放控制。
4.6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单,该清单内容包括:文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。
4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后,将书面文件及电子版文件一同送交生产部,生产部保存文件原件。
4.6.3各部门需建立《文件控制清单》,在发布/修改文件的同时,文件与文件清单保持一致。
4.7使用控制。
4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件,保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.8文件更新。
生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新,填写《文件与回收记录》,防止作废文件非预期使用。
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9安全记录管理。
4.9.1建立记录清单。
安环部制订安全记录台帐,使用统一表格。内容包括:记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
4.9.2安全记录的使用。
按规定的项目填写,所有记录应及时、真实,字迹整洁、清楚,不得随意涂改,不能使用铅笔填写。
4.9.3收集。
定期对安全记录进行收集并整理记录,放到指定的地点保存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护。
4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体,对于电子媒体形式的记录,必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰,应留有备份。
4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等,同时还要做好标识。
4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。
4.9.5处置。
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置,包括销毁或归档。
5相关文件。
无
6相关记录。
aq-0202/01文件控制清单。
档案管理制度
凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料,均应依法归档,任何人不得以任何借口拒绝归档。
1、文书档案:本年度各部门形成的各种不同形式和载体的.文件材料,在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷,经本部门负责人审定后,每年三月份移交档案室集中统一保管。
2、会计档案由财务部门年终立卷,保存一年后,移交综合档案室保管。
4、设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料,指定负责人员,收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。
5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
6、实物档案:单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档
1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确,按照文件材料的形成规律及其内在联系,进行分类、立卷,使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况,便于保管和利用。
2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的,可酌情增加归档份数。
3、凡归档的文件材料,其制作材料必须利于长期保存,同时要保证图样清晰,字迹工整耐久,签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确;卷内文件材料按规定次序排列、编号,并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
5、归档案卷要按一定次序系统排列,按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号,并编制案卷目录,填写案卷目录号。
6、归档手续,各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应编制“移交清单”一式二份,经交接双方核对签字后,各留一份,以备考查。
档案管理制度
为对工程技术档案的收集、整理、编目、归档及报送等管理工作实施有效的控制,特制定本办法。本办法由公司工程部负责实施。
1、施工单位竣工资料:
(1)质量保证资料;
(2)施工技术资料;
(3)施工管理资料;
(4)竣工图;
(5)竣工验收报告。
2、工程监理单位监理资料:
(1)监理规划;
(2)监理实施细则;
(3)监理月报(包括各阶段性检查记录);
(4)工程开、停、复工令;
(5)工程总进度计划、月进度计划审批文件;
(6)施工组织设计审核意见;
(7)工作联系单;
(8)监理日志;
(9)项目竣工验收报告:
a)工程竣工验收质量评估报告及评定表;
b)工程项目施工例会纪要;
c)工程质量检测记录;
d)材料、设备进场质量检测报告;
e)监理工程进度付款审核报表:
f)应业主要求提供的其它专题报告;
3、工程管理资料:
(1)施工图纸等设计文件;
(2)设计变更;
(3)初步设计图纸等设计文件;
(4)工程概算、预算;
(5)工程勘察报告;
(6)文物普探及问题坑处理报告;
(7)深基坑支护设计文件;
(8)地基(桩基)检测报告;
(9)设计合同、施工合同、监理合同;
(10)工程招、投标文件;
(11)工程综合验收资料;
(12)工程竣工验收资料;
(13)工程报建报审资料;
(14)工程部与公司、监理单位、施工单位的工作联系单;
(15)工程技术资料发文记录;
(16)向公司提交的专题报告;
(17)结构试验、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像资料等。
1、原则工程技术资料严格按照《建设工程技术整编评定统一规定》进行编制并及时归档。
2、要求
(1)施工单位资料由施工单位按以上《规定》编制,监理单位定期检查施工资料的质量,按标准验收。
(2)监理资料严格按监理规范的要求编制。
(3)工程管理资料由工程部按相关规范、规定的要求编制。
1.监理单位负责审查施工单位竣工资料的完整性、真实性。
2.工程部负责复核施工单位资料并审查监理单位的竣工资料。
3.经监理单位、工程部审查的施工单位竣工资料由施工单位送至质检站。
1、工程竣工验收后一个月内,施工单位将竣工资料报送市城建档案馆一套,建设单位两套存档。
2、施工单位凭政府主管部门开具的竣工资料收据,方可与建设办理竣工结算付款手续。
档案管理制度
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
档案管理制度
档案工作人员要有高度责任心。在档案管理工作中,严格遵守以下制度:
为了将本单位档案完整齐全地收集、保管起来,建立起内容丰富、结构合理的馆、室藏结构,更好地为单位业务工作和其他工作服务,制定本制度。
(一)归档范围
凡是反映本单位工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料,均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本单位主管业务并需执行的文件,普发的非主管业务但需执行的法规性文件,上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本单位的重要讲话、指示等。
2、本单位党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建和业务(经济)、科技等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的文件材料。
3、同级单位和非隶属单位制发需要执行,业务或工作联系密切以及检查本单位工作制发或形成的主要文件。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规性备案文件材料。
5、本单位重要活动,重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、单位和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。
(二)归档时间
需要归档的文件材料,一般按年度进行整理、归档。即须在当年上半年内,将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件、材料,按照规定,收集齐全,整理立卷,再由档案人员进行规范整理和实行集中保管。
对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件如基建档案等,可以适当延长收集归档时间,但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
(三)档的基本要求
1、归档进室的文件材料须齐全、完整、准确,即每年需归档的'文件材料种类、份数以及每份文件页数等,不得残缺不齐。
2、归档进室的文件材料应系统、条理、规范,即符合文件的自然形成规律,保管期限区分准确、分类科学、组卷合理,卷内文件排列有序、条理清楚。
3、归档进室的案卷技术加工符合要求,即案卷封面填写内容齐全准确,格式规范,统一打印;案卷装订整齐美观,案卷排列及编号符合规定。
4、机关单位发文应普遍建立“两套制”;机关、团体、企事业单位及撤销单位的档案都要按照国家规定,定期向区档案馆移交。
档案是党和国家的宝贵财富,为维护档案的完整与安全,制定本制度。
(一)根据保存档案的数量,必须设置使用的专门档案库房、档案柜和档案用具。库房要坚固、安全、适用,并有防盗、防尘、防高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。
(二)注重采用科学的现代化的档案保管,利用高技术手段、管理方法和设施设备,上等级和有条件的应配备去湿机、空调和微机等现代化设备,努力延长档案的使用寿命,保证档案的安全保存和更好利用。
(三)接收档案必须认真验收,并办理交接手续,对接收和移出的档案要及时登记和统计,并进行规范化整理,保证档案完整、系统。
(四)做好档案库房管理工作,保证库房内档案柜架和档案排放、编号合理有序,便于保管和利用,严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及其它杂物。
(五)保证库房内温湿度符合国家规定的标准(温度14-24℃,湿度45-65%)。
(六)对保管的档案要每年进行一次小检查,年终进行一次大检查,发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时报告领导,并积极采取措施予以处理。
(七)要定期对库藏档案进行清点核对,做到帐务相符,对损坏和模糊不清的档案要及时抢救和修复。
做好档案保密工作,是每个档案工作者的神圣职责,为确保党和国家的安全,制定本制度。
(一)档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想,学习党的方针政策,增强党性观念,在政治上与党中央保持高度一致。
(二)严格遵守《档案法》和《保密法》的规定,做好档案的安全、保卫、保密工作,做到不该说的不说,不该记的不记,不在任何地方和任何人面前谈论档案中涉及党和国家机密的有关内容。
(三)严格执行档案的查(借)阅制度,对不符合正当手续的利用者,不查档不借档。档案人员不经领导批准,不允许擅自为自己的亲戚朋友提供档案资料。
(四)工作人员不准私自将档案带出馆、室外,不准带领非本馆、室工作人员入库房。
(五)工作人员阅卷要坚持随用随提,下班时应及时入库,未使用完毕的,可暂入柜或抽屉,严禁堆放在桌面上。
(六)对违犯本制度者,视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分;构成失泄密罪的,依法追究刑事责任。
档案利用服务是档案工作的根本目的,为了做好档案利用服务工作,充分发挥档案的作用,同时确保档案的安全,防止档案的泄密和损坏,制定本制度。
(一)查档案人员须持本单位介绍信,注明查档人身份,查档范围和目的,方予接待;利用已开放的档案,持身份证即可。
(二)查阅机密档案和重要档案,必须经主要领导批准后,方可查阅。
(三)档案资料一般不予借出馆、室外使用,如特殊情况非借出不可,需按规定办理借阅手续,借出的档案不得超过三天,逾期需要重新办理借阅手续。
(四)查阅人员必须填写《档案借阅登记表》,利用档案后,均应填写和效果记录。
(五)查阅档案的人员,要爱护档案,不准擅自摘录、拍照、复制和互相转阅,不准圈划、涂改、撕页和拆卷,对损坏档案者,要追究其责任。
(六)查档者取证档案须经批准后,方可复制(手抄、打字、复印、拍照等),经核对无误后,盖章生效。
(七)查档人员要严格遵守本馆、室的规章制度,馆、室内禁止吸烟,在阅览室阅卷时不准喝水,以免损坏档案,不准大声喧哗,影响他人阅览;要注意阅览室内卫生,爱护公共财物。
(八)利用档案者要按规定交纳档案保护费、复制费和取证费。
(九)档案工作人员要端正工作态度,积极为利用者服务,严格执行各项档案利用制度,做好档案的监护工作,确保档案的完整与安全。
档案管理制度
第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。
第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
第五条归档范围:
1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。
2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第六条档案的借阅与索取:
1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。
2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
3、归还档案时,档案管理人员要严格检查,如发现遗失、污损、或随意涂改情况的,要追究借阅者责任,并及时报告公司主管领导。
第六条档案的销毁:
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2、若按规定需要销毁时,必须编制《档案销毁清册》,属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。
3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
档案管理制度
为确保技术资料的`完整、全面,特制定以下制度:
第一条加强技术档案的管理,积极开展技术档案的利用工作,使技术档案更好地为设计、生产施工、建设和科学技术研究服务。
第二条对全矿在生产技术、基本建设和科学技术研究等活动中所产生的各种技术档案、技术文件和技术图纸资料,由生产科统一管理。
第三条技术档案工作的主要任务是:收集、整理、保管、鉴定、统计和及时准确的提供利用技术档案和科技资料。
第四条技术档案管理人员,要努力钻研业务和刻苦学习技术档案管理基础知识,不断提高业务管理水平,坚持做到三个面向:即面向生产;面向科研和设计;面向基层。
第五条生产技术方面应归档下列资料:
1.全矿总体及远景规划方案的设计(包括文字、附表、图件)材料等;
2.有关全矿安全技术方面和技措文件资料;
3.矿井设计、采区开拓设计资料及概(预)算书,设计更改文件资料;
4.采煤、掘进施工设计、作业规程及采掘计划安排;
5.矿井井下主要硐室设计资料;
6.矿井有关主要井巷保护的技术文件资料;
7.有关矿井生产能力核定、调查、总结报告等;
8.有关永久巷道维护和支架形式,选用情况的技术分析总结材料;
9.有关采区报废及报废井巷的文件材料;
10.重大生产技术性事故调查、检查报告;
11.矿井灾害预防及处理计划的编制、上报、批复和实施的有关文件、资料图纸;
12.有关矿井调整、改造的方案设计及文件;
14.有关防治瓦斯方面的技术文件资料(包括瓦斯等级鉴定、计算基础、分析化验资料。以及防治瓦斯的有关设计、措施等)
16.工程质量检查验收资料和记录;
17.双革和技术推广安排、总结及鉴定文件、资料、图纸。
第六条测量方面应归档以下资料:
1.矿井范围内的区域地形图;
2.工业广场平面图;
3.井上、下对照图;
4.矿井生产(开拓工程)交换图;
5.测量规程规定的矿山八大图纸的底图;
6.地形原图;7.大型贯通测量预计误差设计,成果分析及总结;
8.地面三角点、水准点及三角网点、水准网点成果表;
9.地形控制测量成果记录;
10.井下各级导线、水准测量计算成果;
11.井口位置座标表及近井点座标表;
12.各种管路定线和主要机械安装测量记录,检查测量记录;
13.经纬仪测量手簿;
14.主要巷道布置图;
15.采掘工程及采掘工作面布置图;
16.设备、仪器、档案管理卡片(200元以上的);
17.地面岩移观测记录、设计、分析、总结资料。
第七条地质方面应归档以下资料:
1.全矿井范围内的地形地质图;
2.有关地质勘探成果资料(普查、详查、精查、地质报告及修改地质报告和审批文件);
3.地质工作原始记录,包括井筒及巷道素描;
4.水文地质资料及图纸;
5.采掘、开拓地质说明书;
6.有关矿井储量动态、开采量、损失量、回采率和储量平衡表等文件、资料、图纸。
7.储量动态和损失量年报;
8.三量动态报表;
9.各种地质剖面图、地层综合性柱状图、钻孔位置图、煤层底板等高线图;
10.岩石标本及有关资料。
第八条地面基本建设方面应归以下资料:
1.各工程项目的设计基础资料;
3.标准设计图纸、预算书、经济技术指标及有关技术文件资料;
4.委托外地设计的委托设计协议书及有关资料;
5.各单项工程开工报告、甲乙双方施工合同、地耐力、上质复查等文件资料;
6.合理化建议、修改设计和工程更改文件;
7.安全及质量事故报告;
8.防寒、防讯记录、隐蔽工程记录;
9.工程质量记录;
10.停建、缓建、复工项目批准书;
11.竣工验收鉴定及验收报告;
12.竣工技术总结、竣工报告;
13.竣工决算书;
14.各项技术经济指标分析。
第九条科学技术研究书籍、杂志应归档以下资料:
2.技术交流、科研现场会议决议、文件;
3.双革及技术推广安排意见、设计、施工措施、总结、鉴定报告;
4.有关地面、井下工程概(预)算、决算书;
5.有关机电、生产技术、土建、科研等技术方面书籍、杂志资料;
6.有关重大技术方面的生产事故调查、报告及上报处理意见、总结报告等。
第十条生产技术方面的各种报表、记录、图纸,每半年归档一次,须在每年元月、七月(上半年)内归档、重要专题记录随时归档。
第十一条基本建设的图纸、证件,在该工程竣工投入生产,交付使用后的一月内归档。
第十二条在实行集中统一管理归档的同时,要求个人对以前借用或下发的有关技术资料、设计文件、设备说明书、科技书籍等应主动清退移交,积极配合技术档案管理人员,做好资料归档回收工作。第十三条对于在科技档案整理过程中,能够积极主动移交归还资料、并做出显著成绩者,应按归还资料的价值不同给予表扬和奖励,而对隐藏资料和影响归档工作者,要查明情况,追究责任,严肃处理。
第十四条各科室对在生产、基建、科研等活动中所形成的科技文件资料(包括图纸、表、文字材料等)由工程负责人按照科技档案的自然形成规律,保持科技资料的有机联系,进行收集整理成套,按期向技术档案管理人员移交归档,不得私自留存或销毁。
第十五条对移交来的技术档案,要及时登记,并分门别类,系统整理和科学编目,使之条理化、系统化,并应标明保管期限和机密程度。
第十六条对基层建设和技措、大修各项工程(特别是隐蔽工程)必须有记录,有完整、系统、准确的开竣工资料,并要做到图物相符、资料齐全,否则不予验收和不能报工程完成。
第十七条每年对技术档案的存放、保管状况和提供利用等进行一次全面检查,每三年组织有关专业技术人员、档案鉴定委员和领导小组成员,对技术档案进行复查、鉴定,对无保存价值的档案进行剥除销毁工作。
第十八条借阅时间最长一个星期,到期不能归还者,应到技术档案室办理借阅延期手续,否则应追回档案,停止使用。
第十九条借出档案,必须保持齐全、整洁,不得随意更改、抽页或填写内容。
第二十条借阅者在归还档案时,如有损坏或缺页现象应由借用单位或个人负责赔偿,并追究其责任。
第二十一条对于绝密技术档案一律不向外借,可凭介绍信在档案室查阅,并应保守机密。
第二十二条外单位借阅人员,必须持本单位介绍信,经矿领导批准,技术档案管理人员登记后,方可借用。
档案管理制度
为加强职工培训档案管理,根据上级有关规定,制定本细则。
一、凡参加培训的人员,均建立规范的《企业职工安全教育培训档案》,记录安全技术培训考试、考核的相关信息。新招入矿人员只建立电子档案,工作满一年后建立《企业职工安全教育培训档案》。
二、工作标准
1. 培训结束后三天内将培训资料分类汇总、整理、保存。
2. 及时填写《企业职工安全教育培训档案》,并将培训信息录入电子信息管理系统。
3. 做好培训档案的日常管理工作。
三、安全技术培训档案的存档资料
1. 培训考勤成绩签字表
2.理论考试试卷
3. 《企业职工安全教育培训档案》
四、从业人员的安全技术培训档案分类(或分单位)整理,编号登记实行信息化管理。
五、安全技术培训档案未经有关负责人批准,不得外借,如需外借,必须办理借阅手续。
六、档案资料设专人负责,经常整理,以防丢失。档案室内严禁烟火,并保持清洁、通风。发现问题及时处理。
七、档案的调整
1. 从业人员转岗、变动工作单位,要及时调整分类、归口,并更新电子信息;
2. 从业人员退休、离职、辞退后,及时清理档案。
档案管理制度
为规范公司工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合我司的特点,制定本制度。
(一)工程档案的归档范围。
对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
(详附件一)。
(二)归档文件的要求。
1、归档的工程文件应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。
3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。
4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。
各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
索引、保管、统计。
(一)工程档案的收集。
文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。
按照单位工程分部、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。
1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。
2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。
3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。
4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。
5、竣工图按专业组卷。
6、竣工验收文件按单位工程组卷。
(四)工程档案的编目。
1、每卷单独编号,页号从“1”开始,案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。
2、卷内目录:“序号”以一份文件为单位,“责任者”填文件的直接形成单位和个人,有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。“文件编号”填写工程文件原有的文号或图号;“文件题名”填写文件标题的名称。“日期”填写文件形成的日期。未按要求编目的,每项扣罚部门资料员5元。
(五)工程档案的装订。
案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。
(六)工程档案的归档。
1、单位工程竣工验收完成后30日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员5元。
(七)工程竣工档案移交。
工程竣工验收完成后60日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员5元。
工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。
案卷号如:第1卷1.1.1-1。
专业号如:基建类1为1.1.1。
工程代号如zz花园首期为1.1。
楼盘代号如zz花园代号为1。
工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。
工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。
保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)。
1、永久:是指工程档案需永久保存。
2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
3、短期:是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。
六、工程档案的借阅及销毁按照集团公司档案管理制度执行。
本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。
七、本制度自发布之日起执行。