专业酒店电话通知（汇总13篇）

酒店电话礼仪是酒店服务礼仪中一项十分重要的日常工作和服务项目，如何做好电话礼仪呢，小编整理了四篇酒店电话礼仪的文章给大家学习。

讨论:接电话时第一句你会说“你好”吗?

调查表明，60%的人会在接电话是说“你好”。

几乎所有受访者都表示了相同的原因:这是一种礼貌和尊重他人的做法。

而剩下40%的人一般都习惯说“喂”，他们也有自己的道理:觉得说“你好”太麻烦或者觉得太正经不舒服。

其实“你好”比“喂”仅仅多说一个字，但在接电话一方听来感觉就差得很大，对“礼貌”本身感觉不习惯，是不愿说“你好”的一些人的真实心态。

1、及时接电话。

应在电话铃声响不超过3次之内接听，不要怠慢，更不可接了电话就说“请稍等”，撂下电话半天不理人家。

如果确实很忙，可表示歉意，说:对不起，请过10分钟再打过来，好吗?

重要的第一声

对方如果听到亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开。

声音清晰、悦耳、吐字清脆会给对方留下好的印象，对方对其所在公司也会有好印象。

2、主动报家门。

自报家门是一个与人方便、自己方便，且节约时间、提高效率的好方式。

3、认真听对方说话。

但不能一直保持沉默，可在对方讲电话时适时的加上:是，对，好，请讲，不客气，我听着呢，我明白了等等，或用语气词唔、嗯、嗨等，让对方感到你是在认真听。

4、如果使用录音电话，应事先把录音程序编好，把一些细节考虑周到。

不要先放一长段音乐，也不要把程序搞得太复杂，让对方莫名其妙、不知所措。

5、如果对方打错了电话，应当及时告之，口气要和善，不要讽刺挖苦，更不要表示出恼怒之意。

6、认真清楚的记录

在电话中传达有关事宜，应重复要点，对于号码、数字、日期、时间等，应再次确认，以免出错。

随时牢记 5w1h 技巧，所谓 5w1h 是指 when 何时 who 何人 where 何地 what 何事 why 为什么 how 如何进行。

在工作中这些资料都是十分重要的。

对打电话，接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5w1h 技巧。

7、应在对方挂电话后再挂电话

当对方向你说“再见”时，别忘了你也应该说“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了。

注意挂电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁机声。

1、确定合适的时间

接电话礼仪

(一) 接电话的方法

1、“铃声不过三”原则

在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。

如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让你久等了”等。

如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。

如果铃响五声以上才去接听，也应向对方表示歉意。

老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的。

2、规范的问候语

在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。

对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称.

比如:“您好，**公司”或“**大学音乐系，你好”。

“你好，销售部办公室，我是**。”

自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。

规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。

在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用:“喂，你好!”问候对方。

当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。

3、要找的人不在或不能接听电话时的处理

这里，特别要注意的是，在询问对方姓名前，先告知他要找的人不在。

4、学会记录并引用对方的名字

在办公室工作的人员，应该有意识的训练自己的听辨能力。

假如对方是老顾客，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好:“您好，王经理。”这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。

5、接到错误的电话也应该礼貌应对

接到错打的电话，人们很容易忽略了礼貌问题，甚至很粗鲁，这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。

但事实上，并非错打的电话都必定与自己没有关系，有时，对方也恰恰是与自己有重要关系的人。

因此，接听电话时，最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。

6、应在对方挂电话后再挂电话

当对方向你说“再见”时，别忘了你也应该说“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了。

注意挂电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁机声。

宾客服务中心 1--------前台 2--------礼宾部 3--------房务中心 5--------餐饮部 6--------内部电话 7--------预订部 8--------房间互拨 9--------出外线 电话礼仪 电话礼仪 基本篇 基本篇 多用各式礼貌辞，称呼客人用敬语，得知姓氏之后称呼客人姓氏。

接电话之前准备好纸笔做记录。

接电话前的准备工作 让对方先挂电话，再挂电话。

接电话的礼仪 接电话的礼仪 在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势 必给来电者留下公司管理不善的第一印象，同时也会让对 方不耐烦，变得焦急。

如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自已的 歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让你久等了”等。

在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。

对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。

自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。

规范的电话体现的不仅是对方的.尊重，而 且也反映出本单位的高效率和严管理。

在办公室工作的人员，应该有意识的训练自已的听辩能力。

假如对方是老顾客，经常打电话来，一开口就能听出他或 她的声音，那么可以用合适的称谓问好，这样一来，会给 对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。

接到错打的电话，人们很容易忽略了礼貌问题，甚至很粗鲁，这是因为人们认为错打的电话与自已没有关系。

但事 实上，并非错打的电话都必定与自已没有关系，有时，对 方也恰恰是与自已有重要关系的人。

因此，接听电话时， 最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。

当对方向你说“再见”时，别忘了你也应该说“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再 见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及 说”再见”就把电话挂了。

注意挂电话时应小心轻放，别 让对方听到很响的搁机声。

随时牢记5w1h技巧 when何时 who何人 where何地 what何事 why为什么 how如何进行 打电话的礼仪 打电话的礼仪 如果是打电话到工作单位，应避免周一早上及对方快要下班前几分钟。

如是因为私事打电话到对方单位去，最好问一声:“你现在方便听电话吗?” 自报家门是对对方的尊重。

打外线:不认识对方时，应该作详细的自我表现介 在做完自我介绍后，应该简明扼要说明通话的目的，尽快结束交谈。

在业务通话中，“一个电话最长三 分钟”是通行的原则。

如果估计这次谈话要涉及的问题较多，应在通话前询问对方是否方便长谈。

要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”再挂电话， 不可只管自已讲完就挂断电话。

场景一: 有一位杨小姐电话至酒店总机，找餐饮部于总监， 电话转接至餐饮部后，餐饮部文员接听电话…… 场景二: 801房间客人刘先生，电话至房务中心，很生气 地投诉房间的马桶堵塞了，房务中心文员小王接 到了电话…… 电话是一种重要的服务方式，俗话说:“闻其声而知 其人”，对酒店服务行业而言，专业的标准化的服务时宾 客满意的最基本保障。

宾客通常会根据酒店的电话接听来 判断酒店的形象和服务水平，所以每一位员工都必须注意 自己的声音形象，接挺好每一个电话，从而维护和树立酒 店形象。

简而言之，每一个电话都代表酒店的形象。

1、确定合适的时间

当需要打电话时，首先应确定此刻打电话给对方是否合适，也就是说，要考虑此刻对方是否方便听电话。

应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。

2、开头很重要

自报家门是必需的，这是对对方的尊重，因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。

另外，自报家门还包含着另外一层礼仪内涵，那就是，直接将你的身份告诉对方，那么，对方就有是否与你通话的选择权，或者说，有拒绝受话的自由。

3、通话尽量简单扼要

在做完自我介绍以后，应该简明扼要说明通话的目的，尽快结束交谈。

因为，随意占用对方的电话线路和工作时间是不为对方考虑的失礼行为。

4、你要找的人不在时的处理

如果你要找的人恰巧不在，你可以有几种应对方式:

(1)直接结束通话

在事情不是很紧急的情况，而且自己还有其他的联系方式的情况下，可以直接用“对不起，打扰了，再见”的话结束通话。

(2)请教对方联系的时间或其他可能联系的方式

前台接听电话需注意礼仪，接听电话中反映出来的一切隐含意、个人素质、企业形象都能反映出来。下面小编收集了接听电话的礼仪，值得大家学习!

1、听到电话铃声,应尽快放下手中所做的事情去接电话。一般来讲，铃响三声内必须接听。受话人所说的头一句话应是亲切地问对方: 你好。 接下来报出自己的岗位 及姓名,这样做,不仅礼貌,还可帮助对方确认自己有没有拨错电话号码。

2、电话铃响时,如果自己正在与客人交谈,应先向客人礼貌致歉，然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为别人所知，可以告诉对方 我身边有客人,一会儿我再给您 回电话 。

3、不要抛下正在谈话或服务的客人，在电话中与对方谈个没完，即便这个电话是很重的，或者是董事长打给你的!因为，你身边的客人并不知道这些，会感到被轻视。

4、无论在哪里接电话,都要仪态文雅、庄重、轻拿、轻放，把电话机移向自己身边时,不要伸手猛拉。

5、接听电话时不要与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题。

6、如遇接电话时房内有许多人正在开会聊天,可先请他们停下来,然后再接电话。

7、在通话过程中,为了使对方知道自己一直在倾听,或表示理解与同意,应时不时地轻声说些 嗯、 是 、 对 、 好 之类的短语。

8、接听电话时，如遇到你的客人、领导、同事，必须打招呼时，应用手无助听筒，打完招呼后再与对房继续通话。

9、来电只要接通，就要与对方通话，切记不可接通了电话，却与别人讲话，这是极其缺乏教养的行为，这样做并不能说明你 日理万机 !

10、 在接听电话过程中，因为沟通不愉快，摔电话、用力 扣机 都是极端不礼貌的行为。

11、 在与对方通完话后，长者、领导等被尊重的一方先挂机，你再挂机。

12、 通话完毕后,可以询问对方: 还有什么事吗? 或者 还有什么要吩咐吗? 客套话表示尊重对方，也是提醒对方，请对方先放下电话,再轻放下自己的电话。

一、接听电话的基本要求

1、来电时 所有来电，务必在三响之内接答。

2、通话时 听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，中途若需与他人交谈，就用另一手捂住话筒。

3、 接听中 必要时做好记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。

4、 通话结束 对方挂断之后，方为通话完毕。任何时候不得用力掷听筒。

5、 在酒店内不得打私人电话，传私人电话，家有急事来电，应转到部门办公室，并从速结束通话。他人接听，只代为记录。

二、接听电话应注意的基本礼仪

1、电话铃响，立即去接，铃响3声之内接起，如铃响4次以上应首先向对方道歉:“对不起，让您久等了”

2、致以简单问候。如:“早上好”或“您好”，语气柔和亲切，并自报单位(部门)名称或个人姓名(外线电话报酒店名称，内线电话报部门或岗位名称)。

3、认真倾听对方的电话事由。如需传呼他人，应请对方稍侯，然后轻轻放下电话，去传呼他人。如是对方通知或询问某事，应按对方要求1、2、3、……逐条记下，并复述或回答对方。

4、 记下或问清对方通知或留言的事由、时间、地点和姓名。并简单复述。

5、对对方打来电话表示感谢。

6、等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

三、接听电话时的语言规范

1、 声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不清楚。

2、 不准讲粗言，使用蔑视和侮辱性的语言。

3、 不开玩笑。

4、 多用敬语，注意“请”、“谢谢”字不离口。

5、 任何时候不准讲“喂”。

四、从酒店打出电话的程序

1、预先将电话内容整理好(以免临时记忆而浪费时间)。

2、向对方拨出电话后，致以简单问候。

3、做自我介绍

4、使用敬语，说明要通话人的姓名或委托对方传呼要找的人。

5、确定对方为要找的人致以简单的问候

6、 按事先的准备1、2、3、……逐条简述电话内容。

7、 确认对方是否明白或是记录清楚。

8、 致谢语、再见语。 等对方放下电话后，自己在轻轻放下。

五、 来电接听的程序

1、 总机接听内线电话时按a、b、c顺序执行;总机接听外线电话时，按现行规定执行。

2、 前厅部的总台接待、大堂副理、商务中心、礼宾部应按b(英文)、d(英文)、a(中文)、b(中文)顺序执行。

3、 其他各部门电话(除部门办公室外)一律按a、b、c顺序执行。

4、 各部门办公室接听电话按:a+办公室名称+本人姓名顺序执行。

5、 以上各岗位要求除注明外，一律先使用中文，当对方使用英文时应改为英文服务。

六、 特殊情况的处理

1、 当你正在接听电话，有客人前来要求服务时:

(1) 应面带微笑，点头示意，暗示客人你将尽快为其服务。

(2) 迅速结束电话交谈，中文讲:“对不起，让您久等了!”

2、 当你正在为客人服务，有电话打进来时:

(1) 应面带微笑，向暂时被中断服务的客人讲:“对不起，请您稍候。”

(2) 按照接听电话要求及程序接听电话，并尽快结束接听电话。

(3) 放下电话后，应立即向被中断服务的客人致歉，讲:“对不起，让您久等了!

3、 当来电要找的人不在时，我们应询问对方是否需要留言或回电话。

(1) 对不起，先生(女士)，某某现在不在这里，您是否需要留言服务。

(2) 请问您的电话号码、尊称。

(3) 做好留言记录，并边记录边重复客人留言，最后复述一遍。

电话是酒店经营的桥梁之一。通过电话，可以将酒店的形象推销出去。为酒店争取更多的利益和良好的企业形象，使得电话在沟通中起到最大的作用。

因此，酒店的工作人员在接听电话过程中应该注意基本的礼仪，如:注意声音和表情、端正坐姿、专心回答问题和及时道谢等，用亲切和气的态度感染客人，努力赢得客人的赞誉。

一、接电话

1.电话铃响后：

(1)铃一响，马上去接，在电话上的最高礼节就是不让对方等，如果铃响三声，客人就会感到焦急。

(2)对于在大厅里的客人，铃声就是噪音，因此应该尽量降低音量。

(3)如果你耽误了时间，请你务必说“让您久等了”。

2.拿起听筒后：

(1)拿起听筒，先道“您好”，并报出部门、岗位，然后听取客人的姓名和事情。

(2)如遇到难以理解的事情，需礼貌询问。重复客人的要求是非常必要的。涉及到金额、日期、时间和一些专用名词的时候，如果听错了，会造成很大后果，所以务必仔细聆听，并重复客人要求。

(3)平时准备好笔和笔记本，必要时，马上记录。

(4)不能马上回答客人所提出的问题时，应礼貌地挂下电话，调查清楚后立即给予回话。

3.说话的方式：

(1)讲话礼貌、清楚。

要注意声音的大小，应避免声音过大、干巴巴的，同时注意讲话的速度，应避免速度过快、慢吞吞，不应使用过于爽快或阴郁的口气。

(2)不要使用客人不懂的专用语和含糊不清的言语。要特别重复数字、日期、固定名词，直到对方清楚为止。

(3)现在的电话灵敏度很高，如果要和你的上司和同事谈话，请把听筒朝下放，用手掌按住。

(4)在上司和同事面前，谈到客人的姓名时，请一定要加上敬称，时时把客人放在重要的位置，就不用担心加设加敬称。

4.留言的方式：

需要捎口信时，正确记下客人的`姓名和内容，不要传错。放电话前，请清楚地报出你的部门和姓名，这样表明你“诚心地、负有责任地为他传话“，这样会带给客人好感。

5.传达：

接到不是自己承担范围的电话时，在充分确认此事基础上，传达给正确的承办人。如果不清楚谁是承办人，先礼貌地挂下电话，确定了承办者以后，请承办者回电话，决不可以重复滥打电话给客人。

6.放电话

(1)挂电话时，必须听到对方切断电话声音后，方能放下电话。如果事情办完，立刻就粗暴地放下听筒，这对客人来说有失礼貌。

(2)在电话里向对方礼貌致谢，决不是件羞耻的事，我方的诚意将随着这声音传给客人。

二、打电话

(1)打电话前，事先请确认电话号码，如果打错电话，对对方是一种失礼，也是时间和金钱的浪费。

(2)如对方拿起电话，马上报出酒店、部门、姓名，简明地、按顺序告诉对方。

三、私人电话

(1)工作中禁止打私人电话或使用电话进行与工作无关的活动，这是因为打私人电话时心情松驰，姿态和语言自然而然地变得草率，用电话进行非工作活动，会破坏工作场所的气氛。

(2)有要事需打私人电话，必须到员工通道口打电话，不得在电梯内及工作场所接听、拨打私人电话。

四、使用语言

对客人来讲：无论你的态度和用意多么友善，没有恰当的语言就不能表达你的热情。如果每天坚持训练，你就能脱口说出优美的语言和正确的敬语。

即使是同一语言，因说法不同，客人得到的印象迥然不同，因你的热情完全是通过语言来传送的，所以务必注意你的语言和说法。

1.使用易懂的语言：

绝对不允许使用客人不懂的酒店用语、外语、流行语等，平常请尽量使用常用的浅显易懂的语言。

2.语速要适当：

(1)如果讲得太快，客人难以听懂;但讲得太慢，也令人烦躁。所以平常要注意讲话的速度。

(2)注意声音不要过高，声音过大、过小都不好，是平时没注意的结果，和同事一起互相注意一点。

3.发音要明亮：

用清楚、明亮的发音讲每一句话，大胆的动口是达到发音优美的技巧。

4.使用优美的语言及正确的敬语：

(1)平时对客人应使用优美动听的言语和正确的敬语，只要有一名员工使用粗暴的语言，那就不是一个好酒店。

(2)掌握优美的语言和正确的敬语，必须付出艰苦的努力。

(3)即使对同事也不要说“客人叫了，快去”，应该养成礼貌的习惯说“客人正在招呼，请快去迎接”。这样说即使让客人听到也不会有不愉快的感觉。

5.基本接待用语：

寒喧：欢迎光临、今天天气很好、希望您在我店住得愉快、非常感谢、欢迎再次光临

回答：是、我知道了

谢绝：非常抱歉、实在对不起、真不好意思

寻问：失礼了、对不起、劳驾

请求：打扰您了、给您添麻烦了

(一)形象气质：外形是靠衣着和化妆来修饰的，总之四个字“大方得体”。同时酒店的面试官还会看重你的个人谈吐和个人气质，气质和谈吐是可以训练的。

(二)工作经验：在描述你的学习和工作生活时，要强调突出你的服务意识和沟通能力，还有不怕吃苦和不怕累的精神。

(三)英语能力：英语是很难临时抱佛脚的，但是这并不妨碍你准备1到3分钟的简单的英语自我介绍，你还可以准备几个回答“说说你对工作职责和酒店的了解?你为什么想做这个工作?的答案。如果你英语不够好，或是经验不足。建议你把目标放在国营或三星左右，对岗位要求相对低点的酒店上。并以积累经验为目的。

一、为什么选择酒店这个行业?

解释：意思让你回答对酒店的相关认知，你不认知这个行业，你就会选择这个行业?而你的认知的多或少反映出你在作出选择时的头脑清晰度。

回答：酒店是最能体现个性化、人情化服务的一个综合场所，它不仅要求职工需要一定的职能技巧，更要求职工具备接人待物应有的心态，我认为我在酒店行业会更加锻炼自己。

二、为什么离开原来的公司?为什么辞去原来的工作?

回答：原先的公司是xx样的一个公司，公司的`福利待遇都相当不错，我在公司已任职二年之久，离开公司我也挺怀念的，但我一直想圆我的大学梦，所以不得不在去年七月份辞去工作去读书去了。(理由可以很多，但要选择一些物理性的原因，而非自身与公司之间的原因)

三、为什么选择本酒店工作(注：5星级)?

解释：对酒店有何认识?对本工作有何认识。

回答：贵酒店是xx省口碑最好的一家酒店之一，对贵酒店的工作环境及员工形像素质让我向往，我好想在这样的酒店环境里充分的锻炼自己，看到酒店招聘有我适合的工作，我不可以失去这么好的机会。

四、在本酒店的目标是什么?

解释：即想问你在酒店里你有什么样的发展计划。想优化自己到何种程度，不要讲些客人就是上帝什么空洞的话，那些书本上有，给人不真实。

回答：我觉得我的语言沟通能力仍欠缺，我要克服自己，提高自己能力，弥补自身不足，当然，我的愿望是能够做一名合格的前厅管理者，我会朝这个方面努力的。

以上问题回答时要讲究技巧，在面试是，最主要是考究一个人的心理状态，不可以生硬的回答问题，如：你吃饭了吗?回答：吃了。 还可以回答：你还没吃?今天饭菜好香好香。前后回答都给人一种意思，我吃饭了，但后面会给人以遐想，会受到回答人的牵引。

接电话是一门艺术。酒店是服务行业，特别是一线面客的岗位，正确的接好电话更是注意细节管理的管理者所必定要求的。下面小编整理了接听电话礼仪，希望能够帮到大家!

1、“三响之内”必须接洽;

2、礼貌接听电话;

3、先问好，再报金峰汇，再用问候语;

4、避免用过于随便的语言;

5、注意聆听对方讲话;

6、做好记录。一个完整的电话记录应包括下列内容：

(1)受话人姓名。

(2)发话人姓名及公司。

(3)发话人电话号码及分机号码。

(4)发话人所在的城市。

(5)电话留言。

(6)要求的和允许的活动。

(7)通话的日期和时间。

(8)记录人姓名。

7、礼貌中断电话;

如果员工在通话过程中务必离开一下，应该请发话人等待一下或请对方再挂电话来。如果对方愿意等待，应告知对方他的电话没有挂断，并轻轻放下话筒。

8.礼貌转接电话

员工只有在确信电话所转对象能向发话者提供帮助时，才能将电话转过去，应告诉发话人要将电话转接并解释为什么要转接的理由。

9.通话完毕，礼貌地结束电话。

1.一般电话铃响不超过3声，应拿起电话。

2.致以简单问候，语气柔和亲切。

自报单位(部门)名称或个人姓名(外线电话报酒店名称，内线电话报部门或岗位名称)。

3.认真倾听对方的电话事由。如需传呼他人，应请对方稍候，然后轻轻放下电话，去传呼他人。如是对方通知或询问某事，应按对方要求1、2、3逐条记下，并复述或回答对方。

4.记下或问清对方通知或留言的事由、时间、地点、号码和姓名。

5.对对方打来电话表示感谢。

6.等对方放下电话后，自己再轻轻放下。酒店打出电话礼仪：1.预先将电话内容整理好(以免临时记忆浪费时间难免遗漏)。

2.向对方拨出电话后，致以简单问候。

作自我介绍。

3.使用敬语，说明要找通话人的姓名或委托对方传呼要找的.人。

4.确定对方为要找的人致以简单的问候。

5.按事先准备的1、2、3逐条简述电话内容。

6.确认对方是否明白或是否记录清楚。

致谢语、再见语。

7.等对方放下电话后，自己再轻轻放。

一、 接听电话要求

1、 所有来电，务必在三响之内接答。

2、 通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约五公分处，中途若需与他人交谈，就用另一手捂住话筒。

3、 必要时做好记录，通话要点要问清，然后向对方复述一遍。

4、 对方挂断之后，方为通话完毕。任何时候不得用力掷听筒。

5、 在酒店内不得打私人电话，传私人电话，家有急事来电，应转到部门办公室，并从速结束通话。他人接听，只代为记录。

二、 接听电话时的言谈规定

1、 声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，声量不要过高，亦不要过低，以免对方听不清楚。

2、 不准讲粗言，使用蔑视和侮辱性的语言。

3、 不开玩笑。

4、 多用敬语，注意“请”、“谢谢”字不离口。

5、 任何时候不准讲“喂”。

三、 来电接听程序

a、问好b、报出你的岗位c、报出你的姓名，具体为：××为您服务d、询问需求

1、 总机接听内线电话时按a、b、c顺序执行;总机接听外线电话时，按现行规定执行。

2、 前厅部的总台接待、大堂副理、商务中心、礼宾部应按b(英文)、d(英文)、a(中文)、b(中文)顺序执行。

3、 其他各部门电话(除部门办公室外)一律按a、b、c顺序执行。

4、 各部门办公室接听电话按：a+办公室名称+本人姓名顺序执行。

5、 以上各岗位要求除注明外，一律先使用中文，当对方使用英文时应改为英文服务。

四、 特殊情况的处理

1、 当你正在接听电话，有客人前来要求服务时：

(1) 应面带微笑，点头示意，暗示客人你将尽快为其服务。

(2) 迅速结束电话交谈，中文讲：“对不起，让您久等了!”对外宾服务时讲：“thank you for your waiting.”

2、 当你正在为客人服务，有电话打进来时：

(1) 应面带微笑，向暂时被中断服务的客人讲：“对不起，请您稍候。”

(2) 按照接听电话要求及程序接听电话，并尽快结束接听电话。

(3) 放下电话后，应立即向被中断服务的客人致歉，讲：“对不起，让您久等了!”对外宾服务时讲：“thank you for your waiting.”

3、 当来电要找的人不在时，我们应询问对方是否需要留言或回电话。

(1) 对不起，先生(女士)，某某现在不在这里，您是否需要留言服务。

(2) 请问您的电话号码、尊称。