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人事档案保密
姜 韬(哈尔滨市人才开发交流中心教育分中心，黑龙江 哈尔滨 150010)
摘 要:文中从强化人事档案管理中的保密意识和职业责，探讨了加强人事档案法律法规学习提高保密意识和增强管理者的责任感。探讨了强化人事档案管理过程中的制度建设和强化人事档案管理的资金和技术支持。可以保障人事档案的管理需要，使人事档案工作为社会发展起到积极作用。
关键词:人事档案;保密意识;管理工作
保密工作是档案管理中的一项重要工作，贯穿了档案收集、整理、利用、保存的各个环节，是维护档案安全的重要手段，是档案事业持续科学发展的重要保障。人事档案管理部门保管着大量人事档案材料，涉及了公民个人资料，有很多涉密内容。一旦出现泄密，不但造成个人隐私的泄露，还影响了管理部门的公信力。因此，保密工作始终都是人事档案管理部门的重要职责。在日常管理实践过程中，发现目前有些单位、个人对人事档案的保密不重视，随意处理个人档案材料。出现了例如：转递接收档案时没有密封，收集整理材料没有专人负责，档案传递不走机要渠道，档案由个人或非单位持有、管理等不负责的情况，破坏了人事档案的完整、有效，严重影响了人事档案的安全，造成不必要的损失。针对这些情况，结合管理经验，就如何加强人事档案的保密工作、确保人事档案安全，阐述如下。
1 强化人事档案管理中的保密意识和职业责任
档案安全关键在人，管理者的保密意识和职业责任是做好人事档案保密工作的根本前提，在工作中要不断强化。档案在保管过程中，密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。建立的保密期制度，建立人事档案通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件要下发通知单告知，及时掌握，适时变动;建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化管理。要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，为科学地管理、准确地掌握、有效地保密、及时地提供创造条件。
1.1 加强人事档案法律法规学习提高保密意识
通过对国家有关的法律法规(尤其是《保密法》和《档案法》的)学习，要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，树立保密观念，增强法制意识，重点解决好两个问题：一要严格执行认识档案解密的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依、执法必严、违法必纠;自觉地将“人事档案无小事”的理念贯穿在日常工作之中，确保管理的人事档案安全。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用、哪些限制在一定范围内利用、哪些还不能提供利用。并积极宣传档案保密工作的重要性，普及人事档案的保密知识，使周围人了解、重视个人档案的保密性。
1.2 确立人事档案岗位职责增强管理者责任感
人事档案管理是一项艰巨的重要工作，要提高管理者的荣誉感和责任感，使他们能全身心投入管理工作之中。过去经常把秘密和非秘密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。可以采取分段治理的办法。做到确保档案的绝对安全，既要保证档案实体的安全，又要保证档案内容的安全，不因为自身的疏忽造成档案破损和失密。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密的原卷。自觉维护档案的保密，持之以恒、洁身自好，不受任何利益的诱-惑。
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2 强化人事档案管理过程中的制度建设
档案安全需要，制度建设和执行力度是做好人事档案保密工作的必要措施。《档案法》规定：档案自形成之日起满30年即可向社会开放，经济、科学、技术、文化类档案可随时向社会开放，涉及国家重大利益的档案如已形成30年仍不宜开放，则可适当延期。
2.1 保证人事档案制度建设
人事档案制度建设是必需的，有了保密制度的保证，确定专人负责管理，要建立严格的人事档案转递、收集、整理、使用、封存相关制度，确保每个工作环节都衔接有序，禁止无关人员、尤其是人事档案的本人接触档案。实现人事档案规范化管理。但是保密不是一成不变的，当保密期限届满，便失去了它的保密价值。因此，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性时效和范围，是不对的';但如缺乏保密观念，无视对涉密档案的秘密性，扩大开放利用范围，也是错误的。
2.2 严格执行人事档案制度
确立人事档案制度后，要严格执行制度，进行问责和追责制度。定期进行检查各项保密制度的执行情况，根据实际情况及时调整、完善制度，另外，部分档案是有密级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。在开放档案时，应做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案的重要环节。
3 强化人事档案管理的资金和技术支持
保密工作需要必要的设施和技术，资金投入和技术支持是做好人事档案保密工作的有力保证。首先，领导要注重涉密档案人员管理工作，加强制度管理，使其在日常工作中，对绝密档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。其次，档案管理需要必要的管理资金和技术支持，才能保证认识档案的报关质量，提高人事档案利用率，使人事档案更好地适应新时期档案工作的要求。
3.1 资金投入与硬件设施对人事档案管理的影响
资金投入可以保证保密工作所需要的硬件设施，改善人事档案管理的硬件设备，按照有关的法规要求，加大对人事档案管理条件的改善力度。设置所需的三室分开，购买有关专业设备，提升管理层次。对纸张、照片等进行防潮、防霉、防虫等。
3.2 积极利用人事档案管理的创新技术
人事档案管理新技术的出现，尤其是信息技术可以保证人事档案管理保密工作所需要的技术支持。因此在人事档案管理进入信息化时代，要加强对人事档案保密的重视，及时引进、研发经过实践通过的专业技术，确保人事档案转化为电子材料时的安全，增加档案保管保护的技术含量，通过先进的信息技术保障人事档案管理工作的高效运行。
结语
人事档案的保密工作是一项长久性工作，需要时刻警惕、处处注意。只有做好保密工作，才能更好发挥人事档案为我国经济生活、社会发展中的重要作用，促进人才的发展和提高。
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档案工作制度与岗位职责
1、认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学发展观，贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发展档案事业尽职尽责。
2、努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能，搞好所属机构的业务指导工作。
3、对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力实践档案工作的标准化、规范化。
4、坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。
5、热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确。
6、做好档案信息利用，资料收集，编制检索工具，编研和档案统计工作。
7、做好档案的收进、移出和统计工作。
8、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价值的档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核后，按规定程序进行销毁，并报市档案行政管理部门备案。
1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导批准，办理借阅登记手续，方可查阅。
2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查阅。
3、外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信。写明利用目的，内容及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但一律不得借出。
4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。
5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。
6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情况和利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。
1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、完整和统一。
2、机密档案要妥善保管加强保密措施。
3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，经领导批准后，方可在指定的场所阅读，不得外借。
5、机密档案不准摘抄或复制。
6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场所谈论，不准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密要追查当事者和工作人员的责任。
1、档案库房内有“九防”措施：即防盗、防火、防光、防虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。
2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持在45%—60%之间，温度保持在14℃—24℃左右为宜，如有异常情况及时采取改进措施。
3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与档案无关的物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。
4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关好门窗，确保档案安全。
5、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及时放回原处，不得前后错位。
6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁工作。
档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证档案工作质量，提高档案工作水平的一项有效方法。
1、档案统计工作应准确、及时、科学。
2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用效果情况。
3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填写登记簿，年终汇总立卷情况。
4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记。
立卷归档制度。
一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。
二、归档时间。
1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。
2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。
4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。
5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档。
三、归档要求。
1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。
2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。
3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。
6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。
干部人事档案管理工作制度
干部人事档案里主要有：履历表、学历档案、奖惩情况、年度考核表、考察材料、职务任免表、工资变动情况表、参加培训登记表、出国境审批表等，公务员的话还有公务员登记表或者组织人事部门审批过的录用审批表，党团员的话还有党团材料，军转干部的话还有转业审批表等。以下是小编整理的干部人事档案管理工作制度。
(一)干部人事档案材料收集制度
5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。
(二)干部人事档案材料鉴别、归档制度
1.严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核;
2.归档材料必须是办理完毕的正式材料;
6.凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一次。
(三)干部人事档案查(借)阅制度
2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;
4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容;
5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容;
7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案馆领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过15天，并不准擅自复制、抄录及转借他人;不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。
(四)干部人事档案转递制度
1.转递干部人事档案必须做到及时、准确、安全;
4.转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;
5.干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带;
6.转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话询问，以防丢失;
7.收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章退回发档单位。
(五)干部人事档案检查核对统计制度
2.提供利用后的干部人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库;
4.整理好的干部人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。
(六)干部人事档案的保管、保密制度
2.非档案工作人员一律不得进入库房;
3.档案工作人员要严格执行查(借)阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人：
7.坚持值班制度，下班前档案要入库，关好门窗，切断电源;
8.严禁个人私自保存任何人的档案材料;
9.档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续;
10.对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》第二十四条规定给予处罚。
(七)人事档案管理人员职责
1.热爱本职工作，忠于职守，认真负责保管好教职工人事档案，为国家积累档案史料;
3.严格执行档案管理规章制度，认真办理人事档案的查(借)阅和转递;
4.及时登记教职工职务、工资变动情况;
5.为学校及有关部门提供教职工情况;
6.维护人事档案的完整与安全，做好人事档案的保密保护工作;
8.完成领导交办的其他事项。
(八)送交人事档案材料归档制度
4.任何部门与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料;
5.档案人员对未能按时送交档案材料的部门，应及时催要，发现不符合归档要求的，应及时通知补送或补办。
一、干部档案管理人员职责
干部档案管理人员具体职责如下：
1、 认真贯彻国家《档案法》、《干部档案工作条例》，建立健全干部人事档案工作规章制度，做到干部人事档案工作有法可依，违法必纠。
2、不断增强保密意识，切实加强对干部人事档案工作的管理、保护和利用。定期作好清点和统计工作。
3、要切实管理好本单位、本部门负责保管的干部人事档案，积极采取新技术，不断提高干部人事档案的科学化、规范化管理水平。
4、解决干部人事档案管理中的问题，包括人员、设施、用具等，按照“六防”要求不断改善干部人事档案管理条件。
5、要加强业务培训，不断提高政治、业务素质，增强保密意识。
6、人员调动时要做好干部档案的交接工作。
二、干部人事档案查(借)阅制度
查(借)阅干部干部档案要按照规定的审批程序并遵循以下要求：
1、必须是有利用资格的单位，隶属各单位党组(党委)、各直属单位干部人事部门。其他部门不得直接到同级和上级干部人事部门查借阅干部档案。
2、符合下列情况之一的，可以查阅干部档案。
(1)凡因干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等原因需要查阅本人档案的。
(2)与他人案件有密切的联系，而该干部已经去世或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅档案取得证明材料的。
(3)编史、修志、写人物传记等不得查阅干部档案。可直接向本人采访。如该干部已经去世或因年迈丧失记忆、因病不能口述、书写，也只可查阅其履历和自传部分。
(4)干部子女或亲属入党、入团、升学、参军、参加工作、进行政审，不得查阅档案，可由干部所在单位党组织根据规定，提供有关情况。
3、利用者必须是中共党员干部;非党领导干部因工作需要了解下属干部情况时.可提供该干部的简历、学识、德才表现和工作实绩等方面的情况，一般不直接查阅或借用干部人事档案。
4、利用干部人事档案，必须填写《查(借)阅干部档案审批表》，严格履行审批手续，公安、保卫或其它部门，因工作需要、确需了解干部人事有关情况时，应从严掌握.控制提供内容。
5、档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还(两周)，不得擅自转借。
6、任何个人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。
7、利用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，爱护档案并注意保持档案的清洁。严禁涂改、圈划、抽取、增添、污损、撤换档案材料。不得泄露或擅自向外公布档案内容。违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
8、利用档案的单位或个人.不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经干部人事档案主管部门审查、批准后才能复制、拍摄。(涉及干部考察、鉴定、优缺点的材料不能复制)。
9、未经领导批准授权，任何人不得私自利用同级或上级干部的档案。
三、干部人事档案材料收集工作制度
干部人事档案材料收集工作，是干部人事档案工作的起点、重要的.基础工作。是一项长期的根本的任务，不做好收集工作就没有完整的干部人事档案。分单位内和单位外收集：
(一)单位内收集
2、后备干部材料;
3、干部政审材料;
4、教育(培训)材料等。集中到干部人事档案管理部门。
(二)单位外收集
是向上下级单位和部门之间档案材料的索要与转递。
1、指干部在工作中形成一些应送交其上级主管单位干部人事档案管理部门的材料。如奖励、待遇、学历、科研学术材料，要由干部档案主管部门向单位索要和各单位主动送交。
2、下级部门必须及时、完整、安全地转递，尤其是在管干部与管理档案不一致时，要做好宣传和协调工作，材料的转递也必须与档案转递一样，填写转递通知单，或开列清单，接收部门和接收人要签字或盖章。
3、材料收集是经常性的工作，要重视整理前的集中收集，对缺少的材料，逐人逐份登记追收补齐(在集中整理干部档案之前,要全面填写一次干部履历表)。整理后要随时做好补充归档工作。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
干部人事档案材料归档，必须鉴别准确、取舍得当、去伪存真。鉴别材料应按以下七个方面进行：
1、判断材料是否属于干部人事档案材料;
2、判断材料是否属于干部本人的人事档案材料;
3、审查每份材料是否齐全完整;
4、鉴别材料手续是否完备，是否处理完毕;
5、鉴别材料是否真实和有无涂改、伪造(有改动的材料不要归档);
6、鉴别材料的主题、观点是否鲜明准确;
7、鉴别收集的材料书写是否合乎要求。
通过以上步骤,把好干部材料的入口关。
五、干部人事档案保管保密制度
中组部、国家档案局颁布的《干部档案工作条例》明确的规定。
3、保管干部档案，应建立登记和统计制度。每半年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
4、干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开，距离不能太远。
5、要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
6、干部档案要严格执行安全保密规定。
六、干部人事档案检查核对制度
根据中组部的有关规定，对接收的干部人事档案材料要进行全面审核验收，这是保证干部人事档案质量的真实性，必须高度重视，要有专人认真做好这项工作。
检查验收主要包括以下几方面：
1、归档材料是否符合有关要求。
2、材料的鉴别分类是否正确。
3、有无缺少材料或张冠李戴。
4、材料分类、排列是否准确合理。
5、历史遗留的问题是否得到妥善处理。
6、近期形成的干部人事档案材料是否全部归档。
7、目录登记是否符合要求，是否编写了分类号、顺序号、页码。
8、目录与档案内容是否相符。
9、所有金属物是否彻底清除。
10、技术加工是否认真仔细，符合要求。
11、干部档案材料的文字内容方向是否一致。
12、装订是否四面整齐，有无掉页未装材料。
七、送交干部人事档案材料归档工作制度
干部人事档案材料经过收集、鉴别后，应及时归档。
1、形成材料部门在材料形成一个月内应主动将材料送交主管部门归档。
2、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
3、归档的材料，凡规定由组织人事部门审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见，组织鉴定等)，一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
4、干部人事档案的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边留出2-2.5厘米装订线，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
八.干部档案转递工作制度
干部在调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。转递干部档案应遵守下列规定：
l、干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带;对条条管理单位来说一般采用专人送达。
2、县级(或相当于县级)以上各级组织、人事部门，方可机要转递干部档案;
4、转递档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封;
6、对“无头档案”应认真查转。对确属查不到干部下落的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
学校人事档案
(一)建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
(二)学校建立档案资料室，由专职(或兼职)管理，按《中学档案资料收集范围细目》(附后)建立档案。
(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。
二、档案立卷
(一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
(三)凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。
三、档案补充
(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。
(二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。
(三)校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、工会等应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
五、档案查阅
(一)校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。
(二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
(一)档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱扔乱抛，应将保密纸处理或销毁。
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人事档案工作制度
1、查（借）阅人员必须是2名党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。
3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。
5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。
6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。
15天）。
1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。
2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。
3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。
4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。
5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。
6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。
7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。
8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。
1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。
2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。
3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。
4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。
7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。
1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。
2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。
3、不属归档范围的'材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。
4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。
5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。
3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。
5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。
6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。
7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。
8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。
1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。
2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。
3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。
4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。
6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。
2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。
3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。
5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。
6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。
7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。
1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。
2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。
3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。
5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。
6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。
1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。
3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部的情况；
8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；
9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；
10、办理其他有关事项。
档案工作制度与岗位职责
一、坚持党四项基本原则，努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，全心全意为人民服务，争做合格档案人员。
二、认真学习宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作方针、政策，熟练掌握本单位计算系统的操作技能，不断提高业务水平。
三、
妥善管理本单位各种门类和载体的档案及有关资料，做好保管、保护、鉴定、移交等工作。
四、搞好档案利用工作，充分发挥档案材料的作用，为各项工作服务。
五、搞好档案资料的统计工作，建立台账，做到数据准确、报送及时。
六、起草档案工作文件，制定本单位各种门类档案的分类方案、归档范围、保管期限表、建立健全各项规章制度。
七、协助档案馆认真审查本单位移交的档案，做好本单位档案升级与开放的审查工作。
八、严格依法办事，以身作则，守法、执法，及时举报违法、违纪事件，协助档案行政管理部门办理档案民事案件。
文件材料归档制度。
一、本单位的及个人在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录、均属归档范围。
二、归档材料必须齐全、完整，能反映本单位职能活动和历史面貌。
三、归档文件格式符合党的机关和国家机关关于公文处理办法的要求。
四、归档文字材料应适于永久、长期保存，不能用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、复写纸等书写、否则应复制后归档。
五、会议材料应于会议结束后，及时交档案室。六、本单位专业档案由业务股室整理规范后，于次年3月底前移交综合档案室。
七、当年的文件材料应于次年3月底由承办部门向档案室移交归档，文书档案的整理归档必须在次年6月底以前完成。
八、加强电子文件的归档与管理，保证归档电子文件的安全保管和开发利用。
九、归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。
电子文档管理制度。
一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子文档管理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作服务。
三、本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。
四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存；接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题及时补救，确保电子文档的绝对安全。归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。
五、加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。
一、专门档案管理，就是按照一定的原则和方法，科学地组织专门档案工作，维护专门档案的完整、准确、系统和安全，并充分发挥专门档案作用。
二、加强对专门档案的领导，解决落实好专门档案所需经费，确保专门档案工作顺利开展。
三、按照《档案法》与档案行政和行业主管部门的要求，做好专门档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计、保护与计算机管理工作。归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。
四、对于特殊载体和重要珍贵的专门档案，要落实专人、专室、专柜，按特藏档案进行保管，确保档案的绝对安全。
五、专门档案人员要努力学习、钻研业务、热爱本职，接受行业主管部门和档案行政主管部门的指导，使单位各专门档案工作健康有序地开展。
一、档案人员应熟悉档案内容，编制必要的检索工具和有关参考资料。要热情、耐心、及时、有效地为利用者提供档案。
二、凡到档案室查阅档案资料，应由本单位出具介绍或经有关领导批准，方可查阅。
三、档案室的档案资料，一般在阅览室查阅，确需借出，要经负责同志许可，用后应及时归还，决不允许转借或丢失。
四、查档案人员必须爱护档案，不得在档案上张贴、圈点、批注、划道、折叠、污损、涂改，更不得拆卷、调换和抽取材料。
五、查档人员不得摘录、复制与查阅无关的档案内容，确需摘录、复制的要经档案管理人员同意，并经校对无误和加盖公章后才能有效。
总结。
经验，不断提高工作效益。
一、应有存放档案的专用柜架，符合保管档案的要求，严禁在库房和柜内放置其它物品。
二、集中统一保管本单位各种门类和载体的档案，根据实际情况采用一种科学排列方法，做到存放有序、整齐美观、查找方便，编制必要的存放位置索引或示意图。
三、配置温湿度计、灭火器、电风扇等防火、降温、去湿设备，搞好八防（防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），确保档案的安全。
四、坚持经常定期检查所藏档案的安全情况，做好记载；发现问题及时查明原因，向有关领导汇报，采取相应措施。
五、坚持经常性的清洁卫生工作，保持档案库房内外的整洁。
为确保档案的保存价值，便于系统、科学地保管档案，及时准确地提供利用档案，特制订本制度。
一、鉴定档案要根据国家档案局颁发的《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档文件材料的规定》进行。
二、鉴定工作应成立鉴定委员会或小组，由本单位有关人员和档案形成单位有关同志组成，具体工作由分管此项业务的同志进行。
三、鉴定档案人员，应具备以下条件：1、政治责任心强，遵守保密纪律。2、有一定政策水平，熟悉本单位工作。3、工作踏实细致，作风严谨。
四、鉴定档案人员要根据档案鉴定工作的有关规定，明确档案鉴定工作的要求，确切划分留存和销毁界限。
五、对销毁的档案文件，要编制销毁清册，经鉴定委员会(小组)审查，并在销毁清册上签名。
六、销毁档案时，应派专人监销，要在销毁清册上签名。七、鉴定工作结束后，应写出鉴定工作报告。
一、经常保持库房内外清洁，做到库内温度、湿度符合标准，保持库房内恒定温湿度。
二、库房内不能随意用水拖地，以防止增加库房内湿度。
三、库房内档案、资料要定期整理，经常去灰扫尘，保持清洁，防止档案害虫寄生。
四、库房内严禁堆放杂物和食品，以免起鼠患。五、库房内要随意备放灭鼠药，档案柜、架上要经常放置防虫药。一、工作目标：
1.完成辖区常住居民健康档案的建立和电脑信息录入。以妇女、儿童、65岁以上老年人、慢性病人、残疾人、精神病人为重点人群，逐步扩展到一般人群。建立统一、科学和规范的健康档案，并录入电脑实行微机化管理。
2.使健康档案及电子健康档案建档率达到90%以上，健康档案合格率达到100%以上。健康档案使用率达到60%以上。二、具体措施：
康档案建立工作的组织、实施、协调工作。领导小组定期检查如有不能达到规定的数量将列入年底绩效考核中。
2.培训宣传：居民健康档案工作领导小组定期组织各站相关人员进行培训，培训内容包括居民健康档案的科学建立、有效使用和规范管理，同时，采用多种方式在各社区范围内进行相关宣传，取得广大群众的支持配合。
无缺失。
专项领导小组组长：组员：
上海市政府年2月5日。
一、严格执行《中华人民共和国保密法》，坚决同违反保密纪律的行业作斗争。
二、未经允许，任何人员不得擅自进入档案库房，档案工作人员不得在档案库房会客、闲谈和进行与工作无关的活动。
三、正确处理保密和利用的关系，查阅使用机密档案，必须经有关领导批准。
四、未经本单位或档案主管部门同意，任何组织和个人都无权公布档案内容。
五、利用档案时，不能随意携带档案外出或转借他人。六、属于不归档的文件材料要经过鉴定，不得随意处置、变卖；必须销毁的，应按规定登记，经主管领导批准，由二人以上监销。
七、发现泄密事件，要及时报告，查明原因，采取有效措施，尽力挽回损失。
公司人事档案
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的.查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
人力资源部。
注：查看本文相关详情请搜索进入安徽人事资料网然后站内搜索公司人事档案。
学籍档案变为人事档案
大学生毕业档案管理常识之大学生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系。
毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。
2、毕业生应如何对待自己的档案。
目前，毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解，也不关心;甚至有的毕业几年了，可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处，似乎“档案没什么用了”。其实不然，这里只作简要说明。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之，现实生活中，人事档案仍具有不可替代的作用，我们应给予足够的重视，以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。同时，强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。
由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，在某种意义上说，也是得不偿失。
3、哪些毕业生档案适合到人才托管?
不想回本地而想将户口落在石家庄市的毕业生，准备考研的毕业生，还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生还可选择将自己的档案人事关系在人才交流机构托管。
按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。
5、毕业生委托人才代理后都享有哪些服务。
(一)负责人事档案关系接受、调出相关手续;。
(二)办理毕业生的转正定级。
(三)档案工资的晋级。
(四)职称晋升申报。
(五)办理落户手续;。
(六)出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;。
(七)代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
6、档案转递注意事项。
真正能证明你学习经历的就是你的档案。档案里面有你各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有你的党团材料。这些都是原始材料，不可复制，一定要重视自己的档案。
根据经验，最好将档案转递给各级人才交流机构，因为他们是管理档案的专门机构。档案存放在人才交流中心，即安全又方便。在这里，提醒大家在档案转递时要注意几点：
1、在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前，不要把档案转入这个单位，应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。我们经常碰到一些没有档案管理权的单位在接收档案，个别单位会把学生的档案弄丢了或是扣住不放。
2、要询问清楚用人单位的性质，如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，他们或他们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，要通过人才交流中心来接收学生，学生的档案要放到人才中心去。
3、档案的转递是有规定程序的，在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去了。因为在现阶段，主管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等，比较乱。而且档案转进转出比较麻烦，最好一步到位。
档案管理工作制度手册
档案工作岗位责任制一、分管档案工作的领导职责。
1.组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2.加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。
3.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、档案人员职责。
1.贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2.对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3.负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。4.负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5.按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6.按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、兼职档案人员职责。
1.坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5.主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7.按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8.按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
文件、材料收集归档制度一、收集归档范围。
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件1.各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2.工作计划、规定、方案、安排、
总结。
小结汇报简报通报通知。
3.各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4.向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6.各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7.反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8.各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9.反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
10.电报、重要电话记录、机关工作日记。
11.年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12.本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13.有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14.已故人员资料。
15.重要的人民来信及处理材料。
16.本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17.本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料1.上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2.各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3.上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4.上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料1.有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2.有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3.有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4.有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。
(四)下级文件材料1.年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2.重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3.重要的名册、登记表。
4.大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数。
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法。
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题。
已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
四、归档要求。
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
笔杆子家园作者原创投稿，仅供学习参考，请勿照搬照抄!档案鉴定制度《1.档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。2.档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。3.档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。4.档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。5.凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。6.档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1.本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2.外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3.机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4.查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5.珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6.凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
笔杆子家园作者原创投稿，仅供学习参考，请勿照搬照抄!
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
人事档案整理
干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，干部简要情况表，干部信息管理登记表，以“简历”为标题的个人材料(主要介绍不同时间学习，工作的地点、单位、任职情况),更改姓名、籍贯的证明材料等。干部履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
第二类 自传及属于自传性质的材料
1、 考核材料：干部年度考核表，专业技术人员年度考核表，考察材料，现实表现，领导干部年度考核量化测评表，参加形势教育干部实绩考核表，领导干部党风廉政建设情况报告表，后备干部登记表，干部挂职锻炼表，干部挂职推荐意见，干部挂职锻炼总结及鉴定表，民-主评议综合材料。
2、评语鉴定：高等学校招生政治思想品德考查(核)表，报考研究生思想政治情况表，学生操行评语，所有不带学习成绩、考试成绩的鉴定(包括：学生、培训、工作、出国、团员、党员、军人、“三讲”、蹲点干部、少数民族干部、知青)，各类人员评(鉴评表)等，党员民-主鉴定表，干部年度考核表等。
1、学历材料：学生登记表(初中、高中)，学生成绩登记表，考生报名登记表，新学员审批审批登记表，选拔学生登记表，毕业生登记表，毕业生分配登记表，毕业生登记及鉴定表，毕业论文成绩登记表，学员结业论文登记表，学籍登记表，研究生登记表，推荐上学意见书，同意推荐上学的证明，高考志愿书(申请报考书)，退学证明，肄业材料，学生学年小结表，证明毕业时间的材料，中央党校学员登记表，中央党校学员党性锻炼思想小结，中央党校学员学习小结，中央党校学员党性思想考评表，毕业(结业)证复印件，学历证明，学位申请书，干部学历学位认定情况登记表，所有带学习成绩、考试成绩的鉴定，出国留学审查登记表，报考(申请)表，同意参加高考的证明，攻读博士学位专家推荐书，定向(合同)培养高校学生合同书等。
2专业技术材料：教师登记表，教师资格过渡申请表，教师任职资格申报表，医务人员登记表，医师资格认定申请审核表，技术(兼职)聘书(如经济师、工程师、教授、会计师、指导教师等)，专业技术职务聘任合同书，专业技术职务任职资格评审表，科学技术干部业务考绩档案，专业技术职务评审聘任呈报表，关于申请任职资格的报告，申报条件和任职资格检查表，评审专业技术职务任职资格情况简表，科学技术干部技术职称评定表，技术干部定职、升职呈报表，专业技术职务任命书，专业技术职务复查考核表，思想政治工作人员专业职务申报表，思想政治工作人员职务任职资格申报表，科学技术成果鉴定证书等。
3、科研成果：创造发明、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
4、培训材料：党校轮训培训班学员考核表，岗位职务培训，培训学员学习考核登记表，学员考核登记表，干部进修登记表，培训证明，预备役培训，干部理论学习档案卡片等。
第五类 政审材料
个人的说明材料(主要说明家庭情况及社会关系)，家庭成员及社会关系登记表，军婚证明，军婚报告及批复，爱人(对象)情况登记表，对其家属、亲友调查情况的证明，招工政治审查表，入伍政治审查表，高等学校考生政治审查表，外出培训人员审查表，学徒审查登记表，公开选拔和竞争上岗任职人员的资格审查表，知识青年上山下乡参加工作期间的表现，知识青年上山下乡证，更改(确认)年龄、工龄(参加工作时间)、民族、国籍、入伍时间的证明，“三龄一历(即年龄、工龄和党龄、学历)”的审核表，干部在制止动-乱、平息反革命暴-乱斗争中的表现情况，在文-化-大-革-命期间的表现情况，家庭成员旁证材料，关于党内职务情况的说明等。
第六类 党团材料
入团志愿书，入团申请书，退团申请书，超龄离团登记表，入党志愿书，入党申请书(如有多份仅保留第一份和最后一份，其他材料归入本人档案的散材料中)，转正申请书，转正的意见，入党积极分子培训考核表，发展党员计划审核登记表，民-主评议党员登记表，党员“双学”活动登记表，1985年、1990年制的党员重新登记表及申请，确认团龄、党龄的相关材料，加入其他党派的申请书、登记表及证明，由单位开具的党、团材料丢失的证明(说明)等。
第七类 奖励(包括科技和业务奖励)材料
所有奖励文件、奖状的.复印件、先进事迹材料，党员民-主评议登记表(被评为优秀党员的)，得奖的著作登记单，奖学金审批表，通报表扬等。
第八类 干部违反党纪、政纪、法律法规等材料
纪检监察、公安、检-察-院、法院等行政管理部门对个人的处分决定，上级批复，核定(调查)报告，本人的检查，交待，对处分决定的意见，复查报告、决定、结论，免予、解除，撤销处分的决定、意见、通知，通报批评材料，对个人的治安管理处罚决定书，不起诉决定书，刑事判决书，惩罚性民事判决书，计划生育处罚决定等。
第九类 工资、任免、身份等方面的材料
1、干部工资、定级、待遇材料：工资档案，工资审批表，晋升工资文件，浮动工资表，带工资的任免表，转正定级登记表(含无工资额的)，因受奖励晋升工资相关表格，工资关系转移介绍信，职工考核升级审批表，工作变动登记表，各类津贴呈报审批表，待遇问题的审批表等。
2、 干部任免材料：任职任免文，任免表，战士提升职务，级别报告表，干部提升晋级报告表，军官任免晋衔报告表(职务军衔或警衔同时变动的任免表)，工资待遇不变晋升职务，干部职务任(免)归档材料，选为与其主要工作相关的各委员会委员的登记表(如：共青团、政协、纪委等)，对总会计师，总经济师等的任免表等。考察材料、现实表现也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出国(境)材料 因公出国人员审批表，因公出国人员备案表，初次出国人员审查表等。审查表与备案表只存备案表。
4、招工、军警、代表等材料：
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表)，吸收录用教师表，高、初中毕业生和城镇青年安置表，选拔录用干部审批表，“以工代干”人员转干审批表，组织对组织初具的证明由于其家庭原因请求安排工作的情况说明或证明等。
(2)军警材料：入伍登记表，应征公民兵役役登记表，军(警)官文职干部转服预备役报告表，退伍军人登记表，军官转业审批报告表，评定授予军官军衔报告表，法官、检察官、警官等级变动审批(评定)表，转业干部推荐表，军用汽车驾驶执照申请表，车辆驾驶员年度审验表(军人)等。
(3)代表材料：各类代表大会代表登记表，当选与非主要工作(兼职工作)相关的各类组织委员的登记表(如：书画协会，青年联合会等)等。
(4)其它：公务员过渡审批表，公务员重新登记表(《公务员法》颁布后制定的)，参照机关工作人员管理审批表，兼职聘书(职务)，调动工作审批表，辞职申请书报告及审批表，任职责任合同书，劳动合同书或协议书等。
第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料
体检表(有残疾)，残疾等级材料，各类通知书，家属随军登记(报告)表，领导干部收入申报表，干部住房情况表，干部挂职锻炼总结或小结，学习小结，自愿生一个孩子申请，独生子女证申请登记表，各类函件(如：调动工作介绍信、报名介绍信)，结婚报告(非军人)，共同培养协议书，工会入会申请，工会会员登记表，报到证，申请下基层的申请书，合同(协议)书，人事争议仲裁裁决书，伤残，工伤等级诊断书及有关材料，干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词(生平)，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
不能装入干部档案的材料：工作总结，生活小结，思想汇报，接转材料交接单，工作证复印件，档案整理复制责任卡，入党誓词，常住人员登记表(户口本复印件)，论文，各类试卷，学生证等。
可不装入干部档案的材料：档案备考表(和文-革有关的说明须归入档案)，述职报告(如有年度考核表配套的需归入档案)，附有索取证明材料的函(如无索取证明材料的归入档案)。
人事档案盒
档案盒一般规格大小为31*22cm(封面)但是由于档案盒的脊背不同，一般档案盒的脊背从2cm到6cm不等，(特殊规格的也可订做)单位名称以及logo都需要特殊设计和制作。
档案盒材质分类
牛皮纸档案盒是档案装订管理中常用的档案盒类型。
牛皮纸档案盒分为：无酸纸档案盒和进口纸档案盒，无酸纸档案盒是国家档案局推广使用的档案盒类型，由于其不含酸性，对档案有防虫，防霉的特性，同时对档案的长期保持是比较好的，常用的无酸纸档案盒为680克制作的比较多;进口牛皮纸档案盒，采用的是美国(俄罗斯)进口牛皮纸，采用石头牌，华松，ep等知名品牌的牛皮纸制作，由于进口纸采用的纯木浆制作，进口纸档案盒的纸质更加坚挺、而且有良好的韧性，同时对档案保存也是比较好的。
厂地：河北省邢台市平乡开发区77号
运用档案盒需找童年回忆
怎样记录小孩成长的每一步?怎样保存家用电器保修卡……市档案局建议，市民可建立家庭档案。昨日，市档案局、市文明办等单位在东莞市青少年活动中心联合举办了“建立家庭档案，构建和-谐社会”推广活动。
记录孩子成长过程
黄旭茹已经等了20分钟，前面的队伍慢慢前移，她一个劲儿地
往前探头，原来活动现场还派发2000个家庭档案盒。
“我想把孩子的成长过程都记录下来。”黄旭茹说，自己的小孩已经10岁了，以往小孩的奖状都会先照相，留在电脑里。原件，则是放到礼品小盒子里收藏。但每次一整理，就乱了，有些竟然遗失了。
终于到她了，市档案局工作人员给她递上档案盒，还告诉她一些归类的方法。
“原来家庭档案不仅可以保存孩子的奖状，还可以保存他从小到大的.考试试卷、作文、图画等资料呢。”黄旭茹笑着离开。
现场派发2000个档案盒
不仅如此，本次活动还展出了家庭建档图片展览。“我们还派发了《家庭档案建档工作指引》和《致全体市民建立家庭档案的倡议书》各3000多份。”市档案局局长成洪生向记者介绍，现场还接受了数百人次对家庭建档业务问题的咨询。
“想不到那么轰动，我们一开始准备了1000个档案盒。早上9点活动开始，不到二十分钟，就全部派完了。”市档案局副局长陈美婵说，当场就再调了1000个档案盒来支援。
领了家庭档案盒，如何使用?不用担心。每位成功申领的市民，都会填写一份资料，市档案局会有一个回访环节。届时，专业人士将会了解申领者建档效果，并给予指导。
百余家庭成“家庭档案示范户”
实际上，家庭建档并不是个新鲜词。从去年开始，我市就在全市范围内推广。至今，市档案局共免费派出三千多个家庭档案盒，初步估计有一千多名市民享受到这个服务。
目前，全市已有100多个家庭档案示范户。家庭档案的工作人员告诉记者，家庭档案并不是可有可无的，目前已经接到不少市民的来电，咨询如何建立家庭档案，并免费领取家庭档案盒。
家庭档案实用方便吗?市档案局给出肯定答案。市民可以通过建立家庭档案，把每一个家庭成员在东莞出生、学习、生活、创业的证书、病历、书信、照片、奖状，以及家庭投资、理财的文据、票据、保修卡、记事本等管理起来，让家庭档案记录家庭生活的细节，记录孩子成长的足迹，让后辈感受历史的真实和家族的传统。
人事档案总结
1、重新确立了对保洁员工作的要求，并每天对其工作情况进行监督与管理，力求最大限度改善办公环境卫生情况。
2、接手了办公用品的申购、统计、领用、盘点管理工作。同时对公司进行了年度固定资产盘点统计，并将全部固定资产贴上使用标签，让办公用品和办公设备的管理更为规范。
3、完成了公司多项行政管理制度，包括：卫生管理制度、办公管理制度、会议制度、办公室安全管理制度、办公室行为规范、办公用品管理制度等。
4、进一步完善了公司《考勤管理制度》，在原有制度的基础上，进一步明确了考勤、请假、加班、调休、外出登记管理、考勤统计与管理等工作。并将每月考勤情况，在群里做公布。
5、逐步完善员工福利方案，如员工生日福利、给员工购置小办公柜子。
6、完成了员工手册的编写、设计、定制过程，并发放给每位员工，组织大家共同学习和遵守。
7、整理了公司现在行政文件、通知、合同等资料，并归档成案，专人保管。
8、重新确立了对绿植公司的相当要求，更换了公司大部门绿植品种，改进办公环境。
9、详细记录了每月饮用水及更换水桶情况，并汇总成月报表。
10、年会工作，包括：场地的预定，参加人员的统计，节目的征集、道具的制作和购买、音乐准备、员工座位安排等工作。
1、根据各部门对人员数量和质量的要求，进行招聘工作。目前招聘到了招商专员、产品部助理、网推经理的任职人员。
2、建立、健全了人事档案管理工作，现有人员的档案资料已经基本齐全。
3、完善了员工入职、转正、劳动合同签订、社保信息的汇总工作。
4、每月对员工入职情况、离职情况、工作岗位调动情况进行统计。
5、完成了公司多项人事管理制度，包括：人事管理制度、假期管理制度、工资管理制度、奖惩管理制度、绩效管理制度等。
6、逐步开展了新员工入职培训的工作，完成了培训内容ppt的制作；人事专员已经开始练习产品知识的讲解。
7、完成了各部门、各岗位的工作职责、岗位说明书，以及各部门的岗位结构构成。完成了产品部的客户关系图、部门管理制度、工作流程等工作。
8、建立了公司绩效管理平台，确立了各部门考核的指标和标准，同时协助执行了相应的考核工作，并对考核结果进行了分析、建议和后期跟进工。
年关将近，又到了铺天盖地写总结的时候，为济世救人，笔者特将访遍名师学来的年终总结秘笈奉献出来，希望能给各位同仁以启迪。
要点一:篇幅要够长
要想做到篇幅长，除了下苦工夫狠写一通外，还有一个捷径可走——字大行稀。即把字号定位在“三号”以上，尽量拉大行间距，但不可太过，否则会给人一种“注水肉”的'感觉。
要点二:套话不可少
如开头必是“时光荏苒，2004年很快就要过去了，回首过去的一年，内心不禁感慨万千……”结尾必是“新的一年意味着新的起点新的机遇新的挑战”、“决心再接再厉，更上一层楼”或是“一定努力打开一个工作新局面”。
要点三:数据要直观
如今是数字时代，故数据是多多益善，如“业务增长率”、“顾客投诉减少率”、“接待了多少来访者”、“节约了多少开支”、“义务加班多少次”、“平均每天接电话多少个”、“平均每年有多少天在外出差”、“累计写材料多少页”等等。
要点四:用好序列号
序列号的最大好处是可以一句话拆成好几句说，还能几个字或半句当一句，在纸面上大量留白，拉长篇幅的同时，使总结显得很有条理。需要注意的是，一定要层层排序，严格按照隶属关系，不要给领导留下思路不清晰的印象。
档案管理工作制度
为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为本园地各项工作提供服务，特制订本制度：
一、档安工作实行统一领导、分级管理的原则，充分发挥档案的作用。
二、对档案法规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案管理人员移交，集中管理，任何人不得占为已有。三、应归档的文字材料，必须齐全、完整，保持它们自己的.原始资料，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切。
四、凡本园教职工因工作需要均有借阅档案的权利，同时具有保护档案的义务。
五、档案管理人员要熟悉本园档案底细，建立台帐，登记制度，主动热情地为利用者提供方便，努力提高档案查准查全率。
六、查阅档案人员必须十分爱护案卷，严禁在案卷上折叠、勾划、涂改、折页、污损等现象发生。
七、妥善管理档案，对破损的档案及时做好修补工作，尽量延长档案寿命，保持库内清洁，严格做到防火、防强光、防尘、防溢、防虫、防鼠、防潮。
八、档案一般不外借出园，确因工作需要，必须经园领导批准后方可出园（不属机密级）。
九、档案是历史的真实记录，国家的宝贵财富，严格做好档案的保护工作，经常检查档案室设施是否破损，墙面是否渗水，门窗是否牢固，确保档案安全。
十、凡需要借阅档案材料者，在办理借阅登记手续后，必须由档案管理人员一同进入档案室，不得借用钥匙单人进入，一般情况在阅览室查阅，特殊情况可在办公室查阅，但必须当天归还。
干部人事档案
干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，是组织人事等有关部门按照党的政策在培养选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料;是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据;是审核工作人员"三龄一历"的确信凭证;是事关工作人员退休、养老待遇等切身利益的主要根据。但目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了"说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉"无足轻重的部分。对人事档案管理不重视、管理不到位的现象已突出体现出来。
1 目前人事档案管理存在的不足
1.1 人力资源配置不足。目前许多单位的人事档案管理人员都是兼职，没有专职人员分管人事档案工作，管档人员只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔奉命到档案室去查询一下工作中所需资料。人事档案长期无专人整理，没有经过严格鉴定，材料是否真实无人监督，造成人事档案中"假货"泛滥成灾。根本做不到"归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐"的要求，严重存在零乱无序和丢失部分档案内容的问题。对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。
1.2 档案交接工作存在较多问题。首先是档案交接不及时。很多单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。往往是人员离了岗，档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清;其次是档案交接手续不严密。按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求;再次是档案监交工作不严格。按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。
1.3 人事档案管理人员的业务水平偏低。人事档案管理具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。新老管档人员频繁的更换，而没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。
1.4 人事档案的管理手段落后。目前大部分单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的'单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。
2 加强人事档案管理的几点措施
加强人事档案管理，首先应该创新激励机制，提高管理人员的基本素质，改进档案提供利用的方式，提高档案服务的效率和质量。打破传统的被动收集为主动参与、主动服务，由传统的档案实体保管者转变为人才信息管理者，树立主动服务的意识，创造性地开展工作。加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平理应成为部门和单位的重点工作。
2.1 配置专门的档案管理人员。人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，应不断提高自身的政治素质和专业素质。加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
2.2 加强对档案管理人员的培训。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共-产-党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。管档人员的新旧更迭，新人已经脱离了那个年代，对当时的好多事情不了解，因此查阅档案难免会有困难，提供数据会有误差。要对档案的管理知识加以系统培训，提高档案管理人员的管理水平和工作能力，做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。
2.3 加大投入，进一步夯实档案工作基础。各单位在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。
2.4 加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平。人员是基础，制度是保障。建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案"见证历史"的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
总之，只有以"以人为本"和"以民为本"来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和-谐社会建设。
暂不办理档案人事档案
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本人自愿承诺：一、本人无违反国家有关人才流动规定的情况;二、本人无刑事犯罪、经济纠纷等问题;三、对于办理过程中和入户广州后涉及到的身份认定、编制申请、工资定级调整、职称评定、工龄计算、市内市外再次调动、社会各项保险的享受、与档案有关的相关证明的出具等，本人将自觉按照广州市的相关办理规定进行申办。若因暂不办理人事档案和同意调出函，或无法补齐相关资料而产生的一切问题和责任，均由我本人承担，与广州市人事局无关。
恳请广州市人事局给予审批为盼，以解决我的`实际困难。
承诺人签名(印模)：
___年___月___日
哪种情况下要办理档案挂靠 档案托管 详情咨询 1959661739
第一种情况，你要"下海"，要离开原来的国营单位，到外资企业、私营企业工作，或自已出来单干。但是，又想保留原有身份、组织关系和工龄等，以便将来回到正式单位去。
第二种情况，为了用人单位的需要。一是为了聘用人员统一、方便的管理;二是因为单位暂未有编制，又确需某人，而采取人事关系挂靠，人在聘用单位工作的办法;三是为了试用所需人员的需要，包括应届毕业生，因为此种方式不占编，人员的进出容易处理。
第三种是特殊情况，如：暂未有单位，而临时将关系挂靠起来;办理辞职手续的需要;办理聘、录干的需要，等等。
相关政策：
穗人法[1998]16号文第四条规定：“被辞退、辞职、解聘、下岗、解除劳动合同的原机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员;毕业后暂未落实单位或自谋职业的大中专毕业生(含“五大”毕业生)、毕业研究生;户口、粮油、人事关系在外地、借调在本市工作的专业技术人员和管理人员;因私出国、自费留学需要人事代理的人员;未安置的军队转业军官;非国有企业和境外、外地驻穗代表机构录(聘)用的专业技术人员、管理人员;其他需要人事关系委托管理的专业技术人员和管理人员，因聘请单位及主管部门不能接收其人事行政关系的，可挂靠到政府人事部门的人才交流服务中心管理。 除此之外，辞职人员可办理复职后挂靠，待业人员也可办理档案挂靠。
办理档案挂靠的程序：
(一)申请。提交以下材料(可事先电话预约)
1、单位集体挂靠与我们签订《集体人事代理合同书》，并提交拟委托代理的人员名册;
2、个人档案挂靠，填写《人事、行政关系管理手册》。
(四)履约。受托机构在以下几方面为委托单位(人)服务：
1、主动提供人事政策、法规文件等服务;
2、员工的人事档案管理，包括收集、整理、鉴别、材料归档等;
4、主动通知并组织员工进行职称认定和报考、申报评审工作;
6、受理委托代理单位的党团组织管理;
7受理员工办理证照事宜;
8、办员工招工手续有关事宜;
9、承办与人事管理相关的其他事宜。
办理档案挂靠 档案托管 详情咨询 1959661739
注：查看本文相关详情请搜索进入安徽人事资料网然后站内搜索暂不办理档案人事档案。
档案管理工作制度
一、办公室负责文件档案管理工作，并设专人负责编制中心档案的案卷目录，按期将归档的案卷进行科学分类、合理排列。严格执行标准化、规范化、制度化的档案管理，同时还要负责组织档案管理方面的学习、宣传教育、评比和检查工作，以提高档案管理水平。
二、专（兼）职档案工作人员，要认真贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，增强档案意识和档案法治观念。热爱档案工作，熟悉档案管理方面的'专业知识和技能，不断提高政治素质、业务能力和科学管理水平。根据档案管理办法，接收有关档案资料，做好各类档案的收集、编目、统计、保管等工作，熟练掌握所管理档案的全部情况。
三、严格遵守立卷归档制度。每年都必须将一年形成的文件材料组卷编目后，进行分类编目、保存。
四、档案工作人员不得将档案带出室外，不准私自出借保密档案，因工作疏忽造成泄密或丢失加密材料，视情节轻重依照保密法规予以相应处分。档案销毁要严格执行鉴定、批准和到指定地点监销制度，任何人不得将档案材料私自处理。
五、复制、摘抄划密档案资料，严格履行审批手续，严格控制申请批准印制份数，复制利用完毕要及时登记销毁，不得私自留存。不得以平信邮寄或用普通电话、传真传输密级档案文件内容。
六、加强档案保密管理，明确档案保密范围，严守保密纪律，执行《保密法》和《保密手册》。
七、不准在私人交往和通讯（信）中泄漏属于国家的档案、资料及私人秘密内容。
八、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家秘密的档案、资料，严禁将档案、资料带至公共场所、携带回家或传递、寄（运）往境外。
九、部门或个人，未经领导允许，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像等公布档案内容。
十、按照档案归档和保密规定，对不归档的文件材料及时造册送毁。
十一、定期检查档案保管、保密情况，发现问题及时请示汇报，不得隐瞒失密事故。
十二、加强库房管理，非档案人员严禁入内。
查阅人事档案
一、人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成，记述和放映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，一个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。
二、人事档案具有现实性、真实性、动态性、机密性的特点。
五。、人事档案部门的原则 1、 保管人事档案，为国家积累档案史料; 2、 收集、鉴定和整理人事档案材料; 3、 办理人事档案的查阅、借用和转递; 4、 登记人员职务、工作和工作变动情况; 5、 为组织、人事工作提供人才信息，为有关部门提供员工情况; 6、 做好人事档案的'安全、保密及保护工作; 7、 调查人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导; 8、 推广、应用人事档案现代化管理技术; 9、 定期向档案馆(室)移交死亡人员的人事档案; 10、 办理其他有关手续。
六、转递工作的要求 1、 及时 2、准确 3、安全 七、转递人事档案的方式 1、零星转递 2、成批移交 八、查阅人事档案的总原则：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用 九、查阅要求 1、 利用党委组织部门的人事档案必须是中共-党员。 2、 组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备的信件;其他部门应持有本单位领导 签名的正式查档介绍信或《查阅人事档案审查表》。 3、 查阅人员不得查阅本人及其亲属的档案。
4、 未经领导批准，不得查阅同级人员档案，下级不得查阅上级人员档案。 5、 本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。 6、 只准查阅介绍信或审批表中提到的有关内容。 十、查阅程序和手续 1、 查阅人事档案，必须持有介绍信或审批表，由主管负责人签字并加盖公章，报人事部门 批准后方可查阅。 2、 人事档案部门接到介绍信或审批表后，应认真审核其查档理由、范围、手续等，提出处 理意见报领导批准。 3、 提供利用时，将介绍信或审批表留下，办好借阅登记手续后方可阅档。 4、 人事档案一般不外借，在特殊情况下经批准，可以短期外借，并严格办理借还手续。
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