最新产品发布会策划方案（热门16篇）

策划方案是在项目或活动开始之前，对目标、任务、计划和资源等进行有条理的安排和规划。在这些策划方案范文中，你可以了解到不同案例的背景、目标、策略和实施步骤。

新产品发布会策划方案【】

新产品试销的目的都是为了吸引更多的顾客，为企业打开另一个新市场，扩大企业的市场占有率，从而获得更大的利润。不断的推出新产品创出新意，利用顾客的好奇心抓住顾客，提高顾客的忠诚度。让企业前进的脚步走得快站得稳。

在改革开放以来，随着经济的发展变化，使得人们的生活水平和生活质量不断提升，市场出现了供求关系的改变，产品出现了供过于求的现状，各地饭店、餐馆的不断的增多，顾客成了市场的主动者，对餐厅、对菜具备了选择权。消费者的消费观念也从能买到菜品开始，渐渐走过以价为主到质量为主再到服务为主的消费阶段。如今的一般用餐已经远远不能满足于现代人的需求，所以要不断追求更高质量，更方便，更有代表性的用餐方式。

优势。

要选择面大，自由度高，不受价格约束；

品种多、选择余地大；口味多，满足多个消费者偏好及禁忌；自由、轻松随意；菜式多，健康、节约、环保。

劣势。

取食的卫生隐患，个人的浪费行为或者产生饮食过量；

外部机遇。

1、近年来餐饮行业的迅速发展，并其发展潜力巨大。

2、人们消费需求的变化有利于自助餐市场的发展。

3、家庭规模小型化做饭成本高。

4、现在的中国逐渐进入了老龄化社会。

5、个人饮食需求的差异化（饮食习惯、生活方式、环保、工作压力）。

6、饮食卫生、节约观念不断增强。

外部威胁。

1、饮食行业的食品的替代品越来越多（中式，西餐，风味小吃等等）。

2、特色难于形成（餐饮特色竞争强）。

3、市场的信息风险（固定的价格和菜品品种与消费人数、食量之间不对称）。

4、对自助餐观念理解的误区。

新产品描述：

营养，健康，具有独特风味，形状小巧精致。

核心利益分析：

我们的优势是自助餐形式，固定的价钱无限的食物供应，而那些专营店的则是固定的价钱有限的食物供应。利用新产品的顾客带动整体的营业利润。

利用试销的方式对新产品进行不断的改进，各区域的试销时间统一。首先选择具有代表性的一个区域利用两个星期来试销新品，根据消费者的不同意见与建议对新品进行改进，力争新品试销能得到广大消费者的接受与青睐。

试销两个星期之后就在各个区域的总分店统一试销。试销改进后的新产品。

选择具有代表性的区域，再选择该区域里的总店铺进行一个星期的试销，之后再普及该区域所有的分店。两个星期后再在各个区域的总店试销。一个月后力争在各个区域的所有分店进行普及试销。

试吃促销：于分店门口摆放新菜式，吸引顾客试吃，满意的话就可以进去餐厅消费，不满意的话收集顾客信息，为下次推出更多不同口味满足更多消费者做调查。

联合促销：与美创意公司一起开展优惠活动，以美创意公司为主，开展活动。

1、通过电视广告，杂志，报纸等媒体发出宣传。

2、以传单形式告知公众。

1、电视广告，杂志，报纸等媒体打算出5万宣传费用。

2、传单方面打算1万份传单，分派各个地区，发放传单人手以及传单费用共约2500块。

某商业地产品牌发布会暨商家签约仪式活动策划方案

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目录。

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中国商业地产三强国际化购物休闲街区。

核心商圈。

国际化购物休闲街区。

主题阐述。

高端时尚品味商务。

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流程详述。

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产品发布会策划方案发布会策划方案

市场分析：国庆节过后，市场日趋平淡，由于国庆市场各大商场活动的力度较大，让国庆过后至圣诞节之间的购买力受到很大的影响，我们此时进行促销，对销售拉动不会太大，因此，此时活动的力度不易太大，以冬装新款发布会为题，以折扣形式进行促销，同时进行循环式抽奖，奖品为代币券用于全楼购物使用，从而带动全楼销售的提升！

活动时间：10月17日~11月2日。

活动主题：冬日恋取―xx冬装新品发布会。

一重奏：冬装新品低至7折取！

二重奏：全自动洗衣机连环取：活动期间现金部分累计购物满200元以上即可参加抽奖一次，400元可抽取两次，依此类推。顾客可凭购物水单及信誉卡到四楼抽奖处抽取抽奖卡一张，如遇第一次没有中奖，还可参加10月26日11点和11月2日16点30分举行的循环抽奖活动，顾客需将姓名、电话、身份证号写在抽奖卡副券，投入抽奖箱中即可，循环大奖循环中。

第一次抽奖：即开即兑！

一等奖：代币券1000元。

二等奖：代币券500元。

三等奖：代币券50元。

循环抽奖：10月26日11点开奖！xx正门。

一等奖：10名奖全自动洗衣机一台。

二等奖：15名奖蚕丝被一床。

三等奖：100名奖50元代币券一张。

11月2日16点30分。

一等奖：5名奖全自动洗衣机一台。

二等奖：10名奖蚕丝被一床。

三等奖：100名奖50元代币券一张。

领奖规则：中奖者需在中奖次日闭店前，持中奖券正券、本人身份证原件及购物小票兑奖，过期不领者视为自动放弃，中奖者个人所得税自理。

购物券使用范围：代币券可用于10月17日~11月3日购物消费，限11月3日闭店前使用，不可兑换现金不找零！

费用预算：

奖项费用预算：

代币券费用：每天抽奖费用共计：85’000.00元。

循环抽奖费用共计：27’820.00元。

总计：112’820.00元。

新产品发布会策划方案【】

移动互联乐生活——联想移动互联战略暨新品发布会。

联想集团董事长兼ceo杨元庆、联想集团高级副总裁刘军、联想集团高级副总裁兼cto贺志强、联想集团副总裁邵韬、联想集团vp陈文晖以及各大新闻媒体和社会各界商业精英。

吸引各媒体眼球为未来即将开卖产品造势，宣传企业形象，彰显企业实力，展示领导风采。

（1）会场布置：

1、门前放置会场名称的展架，有工作人员引导出席者入会场。

2、会场接待前台设置礼仪小姐。

3、会场周围设置符合会唱主题的展架对产品和企业进行简单介绍。

4、主席台设置简约符合科技气息，并有主办方logo。

5、主席台后设置多功能屏幕，方便播放资料和宣传产品。

6、会场设置舒适桌台，配有酒水点心。

7、设置媒体拍摄制作专区。

（2）会议流程。

1、接待来宾、嘉宾、媒体等，进行签到。

2、引导来宾入场、入座。

3、播放震撼的企业宣传短片。

4、语音引导ceo杨元庆演讲致辞。

5、播放主题宣传片，引入下一位出者刘军演讲。

6、播放短片产品秀引入联想集团副总裁邵韬对新产品进行介绍及演示。

7、震撼的短片引入下一个产品的发布。

8、语音引导主要领导，上台联手开启“联想移动互联乐生活”仪式。

9、请摄影师摄影留念。

10、语音引导到场嘉宾到联想体验台进行新产品功能体验。

竹叶青产品发布会的策划方案

新产品发布会策划方案

1.酒店正门大堂内，接待人员佩带单位绶带迎宾，设标明会场，休息厅，就餐，领奖等地点的.指示牌。

2.宾客接待台，设接待人员两名，登记来宾和发放会议标准资料袋和参会证企业画册，并配二名礼仪向导。

3.酒店门口和会仪厅门口各摆放x展架多个，新产品写真帖和公司大型宣传广告牌多张。

4.巨型喷绘做主会场背景墙，舞台两旁各放一产品展架，幔布遮盖，演讲台正面贴公司标志，上面摆笔记本电脑、麦克风、鲜花。

5.会场演讲台两侧摆放花篮各两个，走廊前台两旁x展架。

6.主席台和各座位贴编号和台签，桌上摆茶杯和纯净水，文件夹dm封尾页，贵宾名签。

7.企业宣传片或纪录片以及产品宣传幻灯片等视听材料。

8.调试好音响设备，指定好录像人员。

1.邀请嘉宾:总公司领导、泉州市科技局领导、公司领导等。

2.经销商代表:所有应邀客户单位代表(200人左右)。

3.邀请媒体:泉州日报、泉州晚报、泉州电视台、尚一网、泉州在线等，20人左右。

1.组委会组长(负责整个活动)

2.协调组(由研究所营销部门组成，负责各小组的工作协调)

3.外联接待组(负责联系来宾好、来宾登记、礼品发送、资料袋的发放及各种接待工作)

4.新闻组(媒体发稿、媒体接洽礼品费用支付)

5.场务维护及服务组(负责现场、设备能够正常使用排除外界干扰)

6.广告宣传组(由策划公司与研究所市场部、销售部共同组成)

7.后勤组就餐(主要负责来宾、经销商的餐饮服务和住宿服务安排)

1.会议手册

2.新品文字资料(招商)

3.相关图片、笔、信笺

4.餐券和礼品券

会议时间项目安排流程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍、公司宣传册、产品宣传资料、有关图片、纪念品礼品领用券、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)和空白信笺、笔(方便记者记录)等。

1.礼品设计方案，签到礼品300套(含资料)、签约赠品10套的购买准备、投影主画面ppt的制作(何中伟)

2.热舞节目的编排组织及演出、主持人选定邀请、贺卡模特的邀请组织、确定礼仪人员及服装、抽奖券、抽奖箱的制作。(工会于静)

3.会场布置的设计方案，现场的提前安排组织及布设、调查函的印制、小礼品及原珠笔、宣传资料准备、签约台准备及布置。(曾勇)

4.邀请嘉宾及当地新闻媒体记者、活动拍照/摄像、领导致辞稿件的撰写。(办公室)

5.业务宣讲备稿、ppt制作、排练，答题备题各5个(广告专业陈娟、曹敏)。

6.现场签约仪式客户的指定、客户签到礼品发放。(客户部何芳周晓菊广告陈伟)

7.投影及电脑安排、设置、播放、与宣讲人配合(经营部汤晟)

8.现场提问小礼品准备(10套，价值50元左右)、抽奖礼品(一、二、三等奖共计30个，价值400元、200元、100元左右)、现场互动节目安排及准备(工会、礼仪)

9.签约台接待(4人:周晓菊、何方、黄红、陈伟)、9楼迎宾(4名礼仪)

10.音响准备、现场音乐播放、灯光(后勤)

新产品发布会策划方案

非常重要，直接关系到未来产品的销售，对公司的整体销售和面向市场的妆容有着积极作用，以下是小编整理的新产品发布会策划方案，欢迎大家参阅。

新品发布会是我局和客户互动交流的最好平台，对促进贺卡的销售和扩大邮政贺卡的品牌知名度、美誉度起着不可替代的作用。

1.树立20xx年邮政贺卡的产品形象;。

2.推介产品的文化内涵、民用商用价值;。

一、活动目的。

1.让客户深入地了解贺卡媒体的文化传播价值，增强已购或意向客户的消费信心;。

2.通过本次产品推介会赢得客户的产品认同，促进贺卡的销售;。

3.展示和提升邮政服务品牌的知名度和美誉度;。

4.以“贺卡文化”为主题，倡导贺卡的文化影响。

二、活动主题。

常德首届贺卡文化节——20xx年邮政贺卡新品发布会。

三、主办单位。

常德市邮政局客户部。

常德市邮政局信函广告公司。

四、活动时间。

暂定20xx年11月17日(周六)上午9：00—10：30。

五、活动地点。

市邮政局邮政科技大楼9楼会议室。

六、活动规模。

300—500人。

七、与会部门、机构和人员。

1.所有应邀客户单位代表(200人左右)2.领导、嘉宾(30人左右)。

3.社会广告公司代表(20人左右)。

4.本局干部职工(全局副科以上干部、所有客户经理，50人左右)。

5.新闻媒体(中国邮政报、三湘邮报、常德日报、常德晚报、常德电视台、鼎城电台、尚一网、柳城在线等20人左右)。

6.部分客户群体及来宾(20人左右)。

八、活动内容。

1.重点介绍20xx年邮政贺卡的新产品类型(业务宣讲)。

2.各相关单位领导发言、致辞。

3.现场赠礼和抽奖活动。

4.现场客户提问及互动交流。

一、活动主题。

感受激情，与“奥特多”同步——“奥特多”牌电动车产品发布会。

二、主办单位。

泉州市科臣车业发展有限公司。

三、活动时间。

20xx年1月20日(周四)上午10：00——11：30。

四、活动地点。

泉州悦华酒店多功能会议厅。

五、会议议程安排(略)。

六、场地布置布展。

1.酒店正门大堂内，接待人员佩带单位绶带迎宾，设标明会场，休息厅，就餐，领奖等地点的指示牌。

2.宾客接待台，设接待人员两名，登记来宾和发放会议标准资料袋和参会证企业画册，并配二名礼仪向导。

3.酒店门口和会仪厅门口各摆放x展架多个，新产品写真帖和公司大型宣传广告牌多张。

4.巨型喷绘做主会场背景墙，舞台两旁各放一产品展架，幔布遮盖，演讲台正面贴公司标志，上面摆笔记本电脑、麦克风、鲜花。

5.会场演讲台两侧摆放花篮各两个，走廊前台两旁x展架。

6.主席台和各座位贴编号和台签，桌上摆茶杯和纯净水，文件夹dm封尾页，贵宾名签。

7.企业宣传片或纪录片以及产品宣传幻灯片等视听材料。

8.调试好音响设备，指定好录像人员。

七、参会应邀人员。

1.邀请嘉宾：总公司领导、泉州市科技局领导、公司领导等。

2.经销商代表：所有应邀客户单位代表(200人左右)。

3.邀请媒体：泉州日报、泉州晚报、泉州电视台、尚一网、泉州在线等，20人左右。

1.组委会组长(负责整个活动)。

2.协调组(由研究所营销部门组成，负责各小组的工作协调)。

3.外联接待组(负责联系来宾好、来宾登记、礼品发送、资料袋的发放及各种接待工作)。

4.新闻组(媒体发稿、媒体接洽礼品费用支付)。

5.场务维护及服务组(负责现场、设备能够正常使用排除外界干扰)。

6.广告宣传组(由策划公司与研究所市场部、销售部共同组成)。

7.后勤组就餐(主要负责来宾、经销商的餐饮服务和住宿服务安排)。

1.会议手册。

2.新品文字资料(招商)。

3.相关图片、笔、信笺。

4.餐券和礼品券。

十、提供给媒体的资料。

会议时间项目安排流程、新闻通稿、演讲。

发言稿。

发言人的背景资料介绍公司宣传册产品宣传资料有关图片纪念品礼品领用券企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访新闻发表后寄达联络)和空白信笺笔(方便记者记录)等。

1.礼品设计方案，签到礼品300套(含资料)、签约赠品10套的购买准备、投影主画面ppt的制作(何中伟)。

2.热舞节目的编排组织及演出、主持人选定邀请、贺卡模特的邀请组织、确定礼仪人员及服装、抽奖券、抽奖箱的制作。(工会于静)。

3.会场布置的设计方案，现场的提前安排组织及布设、调查函的印制、小礼品及原珠笔、宣传资料准备、签约台准备及布置。(曾勇)。

4.邀请嘉宾及当地新闻媒体记者、活动拍照/摄像、领导致辞稿件的撰写。(办公室)。

5.业务宣讲备稿、ppt制作、排练，答题备题各5个(广告专业陈娟、曹敏)。

6.现场签约仪式客户的指定、客户签到礼品发放。(客户部何芳周晓菊广告陈伟)。

7.投影及电脑安排、设置、播放、与宣讲人配合(经营部汤晟)。

8.现场提问小礼品准备(10套，价值50元左右)、抽奖礼品(一、二、三等奖共计30个，价值400元、200元、100元左右)、现场互动节目安排及准备(工会、礼仪)。

9.签约台接待(4人：周晓菊、何方、黄红、陈伟)、9楼迎宾(4名礼仪)。

10.音响准备、现场音乐播放、灯光(后勤)。

一、会议议程安排。

a.12:00接待厅接待来宾，经销商，记者签到。

b.2:00引导嘉宾、经销商、记者入场。

c.2:10开场表演：热舞吸引并聚集人气。

d.2:20播放企业宣传片。

e.2:25主持人请来宾就座。

f.2:30主持人宣布新品发布会开始并介绍公司领导与媒体。

g.2:35公司领导致辞并与嘉宾共同拉开新品幔布。

h.3:00新产品模特走秀展示，并同时播放产品车内功能真人演示短片。

i.3:10产品工程师在播放产品短片的同时讲述产品的作用。

j.3:20记者来宾提问，产品工程师作答。

k.3:30从现场选择几名汽车使用者进行产品提问。

l.3:40领导抽取来宾奖品活动。

m.3:50节目安排：轻摇滚演奏配合产品小短片播放进行现场产品促销活动。

二、场地布置布展。

1.市中心广场彩虹门，彩旗，巨型条幅。

2.彩虹门前，接待礼仪佩戴单位绶带，要摆有标明会场、礼品等地点明显的指示牌。

4.广场各摆放x展架多个，写真贴多张。

6.会场演讲台摆放花篮各两个，走廊前台两旁摆放x展架。

7.主席台和各座位贴带有公司logo的编号，桌上放纯净水，文件夹dm封尾页，贵宾名签。

8.配备：礼花，专用整场音乐配音，抽奖。

9.配备企业宣传片和新品讲解短片播放等视听材料。

10.调试好音响设备，指定好录像人员。

三、参会应邀人员。

1.邀请总公司领导、市政领导代表、公司代表。

2.邀请经销商代表。

3.邀请部分意向客户代表。

4.邀请媒体：xx日报，电视台，广播电视局。

1.会议时间项目安排流程。

2.新闻通稿。

3.演讲发言稿。

4.发言人的背景资料介绍。

5.公司宣传册。

7.有关图片。

8.纪念品礼品领用券。

9.企业新闻负责人名片(新闻发布会后进一步采访、新闻发表后寄达联络)。

10.空白信笺、笔(方便记者记录)。

1.组委会组长(负责整个活动与广场负责人协调)。

2.协调员(协调员由xx单位领导组成，负责各小组的协调)。

3.领导小组细分：a会场接待(6人负责来宾登记、礼品发送、资料袋的发放以及各种接待工作)b与媒体联系(媒体发稿、媒体接洽、礼品费用支付)。

4.场务维护(负责现场、设备能够正常使用，排除外界干扰)。

5.广告宣传(有策划公司与公司宣传部、市场部、产品部共同组成)主要负责a主题背景干墙设计制作及安装.b宣传dm、x展架、海报、礼品赠送手提袋、企业新品画册的设计制作.c领导、来宾。

演讲稿。

指定和新品阐述资料的撰写。

6.主持人(主要负责各个环节串词以及开场主持)。

7.外联(主要负责与模特及演员联络以及现场产品展示安排)。

1.会议手册。

2.新品文字资料(招商)。

3.相关图片、信笺和笔。

4.礼品券。

3.4月23日前，上述材料印刷品交货，其中宣传片在25日前出样片。

5.4月24日前，确定参会领导，经销商，意向客户以及媒体人员名单，同时，发邀请函。

6.4月25日，将发布会方案交由会议主持方，以便其提前排练。

9.5月1日上午物品检查、人员检查、资料检查、礼品检查、会场检查。

1.礼仪(6人：会场)2.新品展示模特(4人：会场)3.主持人(1人：主席台)4.摄像师以及摄像设备(一人一套：场内)5.数码相机(3人3部：场内)6.横幅(2条：会场)7.彩虹门(一只：会场)8.彩旗(8只：会场)9.花篮(4只：演讲台旁各两只)，鲜花(1束：演讲台)10.贵宾名片卡(10张：嘉宾座位)11.签到本(2本：签到台)，名片盒(2个：会场门口)12.笔记本两部(接待台和演讲台)13.大型喷绘背景(1张：会场背景墙)14.绶带(6条：接待礼仪)15.x展架(多个：会场以及广场内)16.产品展示架(2个：展台)17.赠送礼品(多个：视来宾人数)18.产品vi会标(1块：演讲台)19.资料袋、笔、信笺(多个：视来宾人数)20.请柬(多份：视邀请人数)21.指示牌，写真(多张：会场以及广场内)22.抽奖券(多张：视来宾人数)、抽奖箱(1个)23.招待烟(10条：宾客接待)24.矿泉水(多箱：视来宾人数，待定)25.苹果、草莓、香橙(各5箱：宾客招待)26.企业宣传片，新产品讲解短片(各一段：介绍)27.来宾证(多个：视来宾人数)28.新品vi写真贴(多张：桌面、座椅、模特)29.新品海报(20张：会场布置)30.胸花(15份：部分来宾)31.幔布(2块，产品覆盖)32.录音带、光盘(2套：背景音乐播放)33.所展产品、道具(1套：产品展示)34.演艺人员(舞蹈队、音乐队)。

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发布会策划方案

泉州悦华酒店多功能会议厅

1.酒店正门大堂内，接待人员佩带单位绶带迎宾，设标明会场，休息厅，就餐，领奖等地点的指示牌。

2.宾客接待台，设接待人员两名，登记来宾和发放会议标准资料袋和参会证企业画册，并配二名礼仪向导。

3.酒店门口和会仪厅门口各摆放展架多个，新产品写真帖和公司大型宣传广告牌多张。

4.巨型喷绘做主会场背景墙，舞台两旁各放一产品展架，幔布遮盖，演讲台正面贴公司标志，上面摆笔记本电脑、麦克风、鲜花。

5.会场演讲台两侧摆放花篮各两个，走廊前台两旁展架。

6.台和各座位贴编号和台签，桌上摆茶杯和纯净水，文件夹dm封尾页，贵宾名签。

7.企业宣传片或纪录片以及产品宣传幻灯片等视听材料。

8.调试好音响设备，指定好录像人员。

1.邀请嘉宾：总公司领导、泉州市科技局领导、公司领导等。

2.经销商代表：所有应邀客户单位代表(200人左右)。

3.邀请媒体：泉州日报、泉州晚报、泉州电视台、尚一网、泉州在线等，20人左右。

1.组委会组长(负责整个活动)

2.协调组(由研究所营销部门组成，负责各小组的工作协调)

3.外联接待组(负责联系来宾好、来宾登记、礼品发送、资料袋的发放及各种接待工作)

4.新闻组(媒体发稿、媒体接洽礼品费用支付)

5.场务维护及服务组(负责现场、设备能够正常使用排除外界干扰)

6.广告宣传组(由策划公司与研究所市场部、销售部共同组成)

7.后勤组就餐(主要负责来宾、经销商的餐饮服务和住宿服务安排)

1.会议手册

2.新品文字资料(招商)

3.相关图片、笔、信笺

4.餐券和礼品券

会议时间项目安排流程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍、公司宣传册、产品宣传资料、有关图片、纪念品礼品领用券、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)和空白信笺、笔(方便记者记录)等。

1.礼品设计方案，签到礼品300套(含资料)、签约赠品10套的购买准备、投影主画面ppt的制作(何中伟)

2.热舞节目的编排组织及演出、主持人选定邀请、贺卡模特的邀请组织、确定礼仪人员及服装、抽奖券、抽奖箱的制作。(工会于静)

3.会场布置的设计方案，现场的提前安排组织及布设、调查函的印制、小礼品及原珠笔、宣传资料准备、签约台准备及布置。(曾勇)

4.邀请嘉宾及当地新闻媒体记者、活动拍照/摄像、领导致辞稿件的撰写。(办公室)

5.业务宣讲备稿、ppt制作、排练，答题备题各5个(广告专业陈娟、曹敏)。

6.现场签约仪式客户的指定、客户签到礼品发放。(客户部何芳周晓菊广告陈伟)

7.投影及电脑安排、设置、播放、与宣讲人配合(经营部汤晟)

8.现场提问小礼品准备(10套，价值50元左右)、抽奖礼品(一、二、三等奖共计30个，价值400元、200元、100元左右)、现场互动节目安排及准备(工会、礼仪)

9.签约台接待(4人：周晓菊、何方、黄红、陈伟)、9楼迎宾(4名礼仪)

10.音响准备、现场音乐播放、灯光(后勤)

产品媒体发布会策划书

全方面无保留的细致介绍宣传新产品，感受新型塑料碗带给人的实用与放心。“xx”牌塑料碗新产品。

xx塑料制品有限责任公司。

xx年6月5日（星期四）10:00——11::00。

华中师范大学武汉传媒学院三号教学楼3205教室。

时间。

相关内容。

am09：30。

相关负责人员到场准备，包括主持人及礼仪人员。

am09:35。

开始布置场地，活动现场接待来宾，并请其签到顺带发放发布会资料袋，一有人进场就开始播放背景音乐，烘托气氛。

am10:00。

正式开始，主持人说开场白介绍相关来宾。

am10:05。

领导人致辞，并说明举办此次发布会的理由及相关情况。

am10：10。

嘉宾致辞。

am10：15。

产品介绍。

am10：30。

记者提问，主讲人回答，辅讲人补充。

am10：40。

问答结束，产品现场实验。

am11：00。

主持人说结束语，产品发布会结束，来宾合影，散会。

1、在教室门口立一块xx塑料碗的宣传广告，并附有宣传标语。

2、在进门口摆放一张桌子，供来宾签到使用。

3、而黑板上用广告布横幅标注，“xx”塑料碗新产品发布会现场。

4、在讲台上设一个主发言台，并用花装饰台面，在旁横放一张桌子，供嘉宾和发言人就座。

5、大荧幕播放企业宣传视频。

6、调好音响设备以及录音和拍摄人员。

陈洪友（发布会总指导）。

周雨晴（主持人）。

沈默（主发言人）。

康明俐（副发言人）。

程丽萍（发言人助理）。

谭聪（记录人员）。

以及采编专业部分同学和相关媒体记者工作人员。

组织部组长（负责整个活动进程）。

协调部（负责和嘉宾协调联系）。

外联部（负责联络来宾，记录来宾签到）。

新闻部（负责媒体工作人员的提问摘记）。

场务服务部（负责维护现场秩序以及设备的正常使用，免去干扰）。

广告宣传部(负责发布会所需的一切宣传稿和宣传画幅)。

后勤部（负责为现场来宾提供饮水和发放会议资料袋）。

1、会议手册。

2、塑料碗新产品介绍。

3、塑料碗新产品图片以及产品生产过程图片。

4、笔和白纸。

会议时间项目安排流程，新闻通稿，演讲发言稿，发言人和嘉宾的背景资料介绍，公司宣传册，产品特性以及全方面介绍，产品宣传资料以及产品相关照片，企业负责人名片，笔和空白信笺。

广告，宣传册，资料袋，横幅，水，花篮，文具等。

1、湖北卫视。

2、长江日报，湖北日报。

3、、新华网。

发布会策划方案

xx有限公司特大会议室（英语村）

主角：领导（嘉宾）：3人（xx有限公司总经理、销售部经理、代理商代表）

明星代言人：1人

主持人：1人

新产品展示人员（礼仪人员）：2人新闻媒体（拍照人员）：2人

观众：3人

待定

（材料准备）

1.音响设备：借用英语村的设备

2.背景墙：自制ppt（投影仪播放）

3.横幅：粉红色a4纸打印“热烈庆祝xx有限公司新品发布会圆满成功”

4.桌签：5个

5.胸花：4个

6.别针：4个

7.盆栽：30盆（借用英语村的盆花）

8.其他：临时增减

2.主持人介绍时，领导（嘉宾）就座，掌声，发言完毕；

4.抽奖环节，由明星代言人抽出幸运观众，并发放礼品；

5.主持人宣布新品发布会圆满结束，接下来是自由参观与询问时间；

6.所有人鞠躬退场，结束。

产品发布会活动策划

我们都知道召开新闻发布会的主要意图就是进行产品的推广或者澄清事实，不管主要的目的是怎样的，新闻发布会都是事先做好完备的准备工作才会在规定的时间里面面对各大媒体，向媒体阐述相关的问题，新闻发布会策划主要依靠的就是策划公司进行全方位的设计和现场管理。

1、确定新闻发布回的时间、地点、主要的新闻内容等，在这个环节的制定上面上海新闻发布会策划主要需要注意的事项就是与发生的事件的日期箱配合，促进自身的对外宣传的工作，充分的挖掘新闻的时效性，时间的安排应该具有敏锐的洞察力，不能够与其他的重大新闻事件撞车，这个工作应该提前至正式发布会召开的前20天完成，在发出邀请函之前确定会场的地点。

2、确定具体的参会人员，在正式的发布会召开以前，上海新闻发布会策划应该提前拿到发布会的参会人员名单，包括广告公司、相关领导、客户、同行业人员、媒体记者等，这个步骤需要主办单位提出具体的意见，承办单位按照具体的策划进行完善和着手准备，策划公司应该与主办单位协商发布会的规模和相应的价格，按照具体的要求签订策划案的合同，明确人员名单、会议的议程、时间表、现场的布置方案等内容。

3、确认现场是否需要礼品，提前进行购买，对于现场的礼仪小姐、迎宾接待、主持人提前进行必要的培训，如果场地和人员要求容许的话，进行提前的预演也是很有必要的，对于新闻发布会的设计背景、会场布置、每一个细节的考虑都需要上海新闻发布会策划进行周密的安排，比如音响、放映设备、发言稿、背景音乐的选择等每一个细节都需要仔细考究。

发布会策划方案

3.通过签订“三亚宣言”，成立“中国某某诚信联盟”。

4.有效塑造、推广三亚“时尚、美丽、浪漫”的城市形象，大力促进三亚旅游业的发展。

二.活动要素。

1.活动名称。

中国某某20某某新品发布会暨发展论坛。

2.时间地点。

20某某年1月9日——10日，海南省三亚市国光豪生酒店。

3.活动主题。

“中国某某——迎接精品时代的到来”

4.参加人员(总计约200人)。

产品发布会策划书

发布会策划方案

四川省峨眉山竹叶青茶业有限公司创建于xx年，拥有总资产逾1.05亿元，茶园和茶叶生产基地10万亩，年生产各类名优绿茶1500吨，是四川省名优茶生产重点企业。

xx年“竹叶青”获得“四川省产品”称号；20xx年，公司通过了iso9002国际质量体系认证，同年“竹叶青”系列产品获准使用绿色食品标志。

20xx年，公司引进了日本最新自动化的茶叶精制生产线，主要应用于竹叶青系列名茶的加工，提高了成品茶品质，使竹叶青茶叶具有与众不同的风格，更重要的是空气净化管理，使茶叶更加优良。

竹叶青公司既是国家农业产业化龙头企业，同时又是乐山国家农业科技园区的重要实施单位，承担着茶叶科技园区建设的重任，公司力争在不久的将来使“竹叶青”成为全国品牌。

二、公关目标。

“平常心”一直是竹叶青茶叶的企业品牌内涵，而此次推出的“论道竹叶青”，本着以平常心做大品牌的主旨，意在新推出一个国家甚至是世界知名的高端绿茶品牌。

（1）不同于静心和品味级定位于中高端，公司此次推出的论道品牌，目标顾客直指高端客户。

（2）使论道竹叶青的品牌知名度和影响力化，致力于将论道打造成为“中国茶叶第一奢侈品牌”。

（3）借助峨眉山的旅游优势，切入休闲观光品茗购茶的新的茶文化业态，将竹叶青打造成为茶界品牌运作成功的样板企业。

（4）开辟新的销售切入点，赋予竹叶青茶叶更深更新的品牌内涵，使之在终端销售拥有新的良机和新的市场。

三、活动主题及口号。

没有什么比茶更能溶于水，没有什么比水更近于道。茶的灵魂入水，水的灵魂入心，心的灵魂入道。茶人渴望回归自然，永远追求纯真。茶人复苏茶叶的灵魂，茶叶唤醒茶人的心灵。一花一草一茶，皆可明心见性。如果人与茶没有感应，所谓茶道只是笑话。茶道即人道，人若不立，茶不足道。拈花微笑，喝茶悟道。品至清至洁的茶，悟至灵至静的心。因此确定了竹叶青此次活动的主题和口号。

活动主题：以茶论道，感悟人生。

活动口号：平常心，竹叶青。

（一）活动主旨。

本次活动主要是为了推出论道竹叶青这一高端绿茶茶叶品牌，除此之外还有几个主要目的，活动主旨主要体现在以下四个方面。

1.以茶论道，感悟人生。峨眉山有着上千年的佛教文化传统，佛教的禅意和竹叶青的“平常心”有很好的切合点，将峨眉山的佛性和竹叶青的品牌内涵相结合，共同传播。

2.建立供产销一体化的茶叶行业新模式，将峨眉山区周边茶农进行整合，实现统一管理，保证茶叶的产量和品质，同时帮助当地茶农走向更科学的发展道路，以创造更多的物质财富。

3.成功的人生，来自心态的平和，喝竹叶青，聆听佛的禅语，回归生命最质朴的平和。

4.竹叶青以单个商品茶近亿元的销售额成为中国茶叶生产企业的佼佼者，“竹叶青”不仅是四川省的第一品牌，更是全国茶叶的品牌。在如此雄厚的经济实力基础之上，推出论道竹叶青这一品牌以确立竹叶青在茶叶高端品牌中的地位。

（二）活动时间：20xx年11月23日上午10点。

（三）活动地点：峨眉山温泉饭店。

（四）活动实施步骤：

20xx年11月开始，宣传部向华西都市报、新浪网买版面发布将发新品信息。并以“以茶论道，感悟人生”、“文化传承，打造中国第一茶庄”、“关注三农，谋共同发展”、“竹叶青，有爱心”做系列宣传。

20xx年12月18日，公司宣传部到报社刊登新闻发布会启示，并开始发放请柬，12月21日，宣传部在报上刊登与会嘉宾名单一份。12月22日，公关部电话联系邀请来宾，确认是否能够到场。

后勤部于20xx年12月22日到温泉饭店布置会场，从饭店门口开始沿路拜访观景茶树到会厅，整个会场布置成竹叶青的嫩绿色，会议厅两边用雕花屏风隔开，左面屏风安放绘有“以茶论道”和“中国茶文化发展史”的屏风，右面安放绘有“竹叶青公司发展史”和“竹叶青小故事”的屏风。在会厅门口安放中型荧光广告牌一块，广告牌内容为本次新闻发布会的四个活动要点。调试舞台背景的电子屏幕，试播论道级竹叶青广告和竹叶青茶庄宣传片等内容。

安排嘉宾和记者席：嘉宾中间为总经理徐新桃，右一为四川省副省长，左一为乐山市农业局局长，右二为峨眉山市副市长，左二美好集团总经理。右三为乐山市农业局局长，左三为万年寺方丈。嘉宾席后依次为来宾席和媒体席。在舞台上的演讲桌上放竹叶青新品一盒，商标正对媒体。每个嘉宾席和记者席以及来宾席都摆放论道竹叶青茶及茶类糕点，在记者席和来宾席再拜访小盒装新产品一盒作为赠品。与会每个人员都要佩戴竹叶青茶叶型胸牌。此外，在会议厅进门右手处设置茶艺表演和古筝伴奏，营造浓郁茶文化氛围。

20xx年12月23日上午8点，竹叶青与会员工提前到场，再次检查会场布置和调试影音设备。上午9点，礼仪小姐就位。9点10分，嘉宾开始签到。九点五十分，向嘉宾发放论道竹叶青产品信息和峨眉市万年寺方丈大师论道品茶信息，以及产供销合作模式信息的宣传材料，另附竹叶青茶园风光图片。

上午10点，主持人出场，新闻发布会正式开始。10点5分，总经理致辞。10点20分，特邀嘉宾万年寺方丈大师为公司揭开新产品面貌，并致以美好祝愿。10点30分，四川省副省长致辞。10点45分，开始答记者问。11点15分，开始茶艺表演。11点30分，发布会结束。

会后由礼仪小姐带领大家到竹叶青茶园就餐，餐后再进行花园参观。（茶园有种有观景茶树和各类茶花60亩，桔子、葡萄、核桃共四十亩，有休闲俱乐部一间，内含健身房、游泳馆、台球室、桑拿室等休闲项目，此外有占地20亩的体育设施，含10个羽毛球场和10个网球场及3个乒乓球台。另带餐厅和住宿茶庄一间，内以茶色调为主要装饰。茶厅在每周末提供茶艺表演，此外茶庄内凉亭数个，每个凉亭中放有佛经十本，方便有人翻阅，此外凉亭中木桌中放小鼎一个，上插香一柱）。

本次活动邀请嘉宾主要包括：

政界领导：四川省副省长、乐山市农业局局长、峨眉市副市长。

商界领导：四川美好集团董事长、乐山市财务处处长、乐山旅游局、温泉饭店总经理。

行业研究首脑：中国国际茶文化研究会、中国茶叶流通协会、四川省茶文化协会。

特邀嘉宾：万年寺方丈。

新闻媒体：新浪网、华西都市报、四川经济频道、成都商报、峨眉电视台、峨眉日报。

五、预算。

1.会厅租赁费用5000元/两天。

2.屏风制作费用300元/个，共24个。

3.荧光广告牌、条幅合计1000元。

4.现场茶点3000元。

5.观景茶树来回装运费500元。

6.茶叶型胸牌定做费5元/个，共50个。

7.宣传资料影印费300元。

8.发布会赠品50盒，共5000元。

9.接送嘉宾到茶庄参观燃油费200元。

10.送给特别嘉宾(主席台位嘉宾)礼品共10盒论道级茶叶加10盒特级茶制糕点，共10000元。

11.与会嘉宾午餐费用200元/人，共10000元。

12.万年寺香火费用，100000元。

13.请柬费50元。

14.充气热气球租借费500元/个，4个，共20xx元。

15.茶艺表演费5000元。

16.报纸广告费8000元。新浪网、华西都市报版面费500000元。

17.华西都市报特别报道费20xx0元。

17.应急午餐1000元，赠品准备10盒计1000元。另租备用影音设备一套1000元/两天，预备雨棚一套，计20xx元。

合计682500元。

六、执行风险与预测。

在活动进行过程中，可能会遇到各种各样的突发情况，必须提前做好准备工作。经过再三考虑，主要风险及应对措施如下所示:。

1.可能部分重要嘉宾不能到场，如果四川农业局局长不能到场，则由乐山市农业局局长上场讲话，依此类推。

2.现场可能有记者发难提问，请其查看宣传资料或者发布会完后采访，告诉其发布会完后有1个小时的预留采访时间，不予立刻回答。

3.现场设备故障，另外租借一台影音设备备用。

4.天气的不良影响。预先查看天气预报，若有雨则在门口搭建临时雨棚一个，以安放屏风和观景茶树等。

5.因天气或交通等原因有嘉宾不能按时到场。可先观看茶艺表演，再进行新闻发布会。若表演后嘉宾还未能到场，和其他嘉宾协调，开始发布会。

产品发布会活动策划

3.通过签订“三亚宣言”，成立“中国**诚信联盟”。

4.有效塑造、推广三亚“时尚、美丽、浪漫”的城市形象，大力促进三亚旅游业的发展。

1.活动名称。

2.时间地点。

20xx年1月9日——10日，海南省三亚市国光豪生酒店。

3.活动主题。

“中国**——迎接精品时代的到来”

4.参加人员(总计约200人)。

(1)全国行业协会领导，(2)海南省及三亚市领导，(3)海内外知名**及相关厂商代表，(4)国内外珠宝专家和学者，(5)社会名流和特邀嘉宾，(6)媒体记者。

三.组织机构。

1.举办单位。

主办：中国珠宝玉石首饰行业协会。

海南省商务厅。

三亚市人民政府。

时尚传媒集团。

承办：三亚海润珠宝有限公司。

《芭莎珠宝》(bazaar)杂志。

新丝路模特机构广州分公司。

北京佳楠信合文化发展有限公司。

海南**文化影视传播有限公司。

2.组委会(人员、职务或有变动)。

名誉主任：

江泽林中共海南省委、三亚市委书记。

李国梁海南省人民政府副省长。

主任：

裴真海南省商务厅厅长。

王勇中共三亚市委副书记、三亚市市长。

执行主任：

李柏青三亚市副市长。

李龙生海南省商务厅处长。

刘江时尚传媒集团联合总裁。

秘书长：

史洪岳中国珠宝玉石首饰行业协会副秘书长。

张士忠三亚海润珠宝有限公司董事长。

3.工作机构。

组委会将下设统筹运行、联络接待、新闻宣传、会务制作、**论坛、新品发布、高尔夫赛事、财务、安全等九个职能工作小组进行活动筹办工作，并委托专业文化公司进行运作。

四.支持媒体。

1.网络媒体。

中华珠宝网、九钻网、新浪网、网易、搜狐、腾讯网、雅虎中国、中华网、新华网、海南在线、世纪前线、凯迪社区、天涯社区等。

2.平面媒体。

时尚、芭莎珠宝、中国经营报、长江、第一财经、21世纪经济报道、金卡生活、优品up、新华航空、东方女性、瑞丽、时装、中国服装、新现代画报、中国之翼、elle、虹、京华时报、海南日报、三亚晨报、海风逍遥等。

3.电视媒体。

中央电视台、北京电视台、海南电视台、旅游卫视、三亚电视台、凤凰卫视等。

4.行业媒体。

中国宝石、珠宝与时尚、中外首饰时尚、中国黄金报等。

产品发布会活动策划

作为电子商务行业一年一度的盛会，此次大会将延续往届大会的盛况和成果，盘点过去、梳理现在、共话未来。电子商务行业的优秀企业和贡献突出个人将在大会中得到表彰和嘉奖，同时，电子商务服务产业联盟和电子商务协会数字服务中心将在大会上成立，为乃至全球电子商务企业的同步发展搭建良好的支持平台。

建立电子商务产业发展前瞻性研讨平台，加强电子商务部门、学术界、企业界之间的交流，讨论当年电子商务新问题和热点问题，推动电子商务行业的健康持续快速和谐发展。

三、时间与地点。

时间：年5月23日。

地点：?北京?人民大会堂。

四、会议组织。

主办单位：电子商务协会。

承办单位：盘石信息技术有限公司。

支持单位：工业经济联合会。

国际公共关系协会。

市长协会。

国务院部委信息中心主任联席会。

老区建设促进会。

指导单位：中华人民共和国国家发展和改革委员会。

中华人民共和国工业和信息化部。

中华人民共和国教育部。

中华人民共和国科技部。

中华人民共和国商务部。

中华人民共和国海关总署。

五、论坛日程安排。

如何策划一场成功的商务会议【实用贴】。

一个重要的商务会议的成功与否，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，各方面细节考虑得是否周详，会议行程安排是否合理，譬如会议主题的构思、会议费用预算、会议场地的布置、会议设备的安装、参会者的住宿和餐饮安排、会议业余时间的安排等等。面对会议策划时遇到的诸多问题，作为会议策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢?到底怎么做才使这次会议达到上级的要求，实现会议的主题思想，闪出商务会议的亮点?凡事预则立，不预则废。会议策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。一个好的会议策划方案，应该从做好这个会议预算计划开始。

一、会议预算。

商务会议的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：

1、会议室/厅费用。

具体可细分为：

(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

2、交通费用。

交通费用可以细分为：

(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

3、住宿费用。

住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

4、餐饮费用。

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

(1)、早餐。

早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)。

(2)、中餐及午餐。

中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

(3)、酒水及服务费。

通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

(4)、会场茶歇。

此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)、联谊酒会/舞会。

事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。

5、视听设备。

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

设备本身的租赁费用，通常按天计算。

设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。

音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

6、杂费。

杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

邀请。

不管什么样的会议，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会议的期望。

回执——对于主办者来说，回执是对商务会议企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会议课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很大帮助。

确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会议的确切地点、时间、议程、签到程序及会议注意事项等。

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型商务会议，那么签到就是一项复杂的工作。

通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会议参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

餐饮安排。

一般而言，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取哪桌够人数哪桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

时间的控制，一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

活动策划主要包括如下内容：

1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管商务会议属于正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

2、确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个会议的规格与规模，进而影响会议的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。

具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

六、现场控制。

现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次，要在事前准备好备选方案;再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对a媒体公开某些情况而对b媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。

整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，则应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。

七、其他。

秘书服务。

所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的，在预算时通常按类别笼统计算，不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。

车辆调度。

重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。

礼仪与迎送。

对于会议而言，必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。

值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察，而不能简单看形体决定是否聘请，另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。

各种主题的会议对礼仪的要求不一样，学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅，不能抢了专家及政府要员的形象，而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花，尽量着装鲜艳，与企业或产品的品质形象要求一致。

秩序维护。

对于会议或展览而言，无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制，但大型会议及展览，秩序的控制就显得很重要。

大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制，如果需要保密，代表证可以特制，印制有代表的数码身份照片，会场入口设立保安;展览的控制比较复杂，因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会，还有的带有技术交流或者论坛性质，所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类，以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求，现在国外开始引入电子名片管理。

资料快速收集利器--电子名片。

传统的展会上，少不了的是满天飞的名片，参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐，可以使用电子名片。

所谓电子名片，通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前，组委会会要求参展商或参观者输入个人资料，包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等，然后把这些资料存入卡中。同时，组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租，参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后，只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时，只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过，所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里，做到十分有条理地管理买家资料。

尽管这些设备比较昂贵，但可以由展会组委会统一购买、重复使用，参展商只需付出较低的价格向组委会租用，十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片，展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。

会展考察/旅游。

实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。

1、真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。

2、会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。