教学工作计划可以帮助教师激发学生学习的积极性和主动性，提高学生的学习效果。这是一份来自知名教育专家的教学工作计划，其中包含了许多有关教育教学的重要理念和观点。
文件管理制度
机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。
一、办理程序。
(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
(二)按领导签批的范围进行传阅。
(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。
(四)归档，交上级部门。
二、传阅。
(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。
(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。
(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。
三、保密。
(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。
(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。
(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。
(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
(五)涉密文件，不得复制或摘抄。
四、归档。
(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。
(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。
(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。
(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。
文件管理教案
生：为了方便找到。
师：在我们生活中有哪些也要好好整理？生：书，衣服，文件……。
1、提出分类。
师：老师也有一些小物品需要管理，你们打开自己的电脑找到老师发的文件，完成这些小物品的分类。（完成的请把手放桌上坐正）。
2、生操作完成。
3、学生汇报分类情况。
师：请第一个完成的上台演示。请你一边操作一边讲解你的分类方法。
师：看屏幕，这是大雄和多啦啊梦，每次大雄遇到问题，多啦a梦都能帮助他们解决问题，但这次不行了，因为多啦啊梦在飞行中撞坏了，大雄又遇到问题了，这可怎么办？我们看这次遇到什么问题，静香问大雄能不能把这学期老师发的文件给我呀？大雄说，没问题。但后来一想，我的文件太乱了，还没整理好，要不找个同学帮帮忙。找了同学，说，同学你能不能帮我整理一下文件，我要给静香的，但同学说我没空。这可怎么办呢？你们能不能帮帮他管理文件。
板书课题：管理文件。
师：每次多啦a梦帮助大雄都一个工具，今天老师也为大家准备了一个工具，这个工具就叫做“资源管理器”。
师：我们看一看资源管理器的界面，（看多媒体）大家看看这个资源管理器的界面和我们的电脑窗口有哪儿不同。
指名学生回答。
师：直接上来指。左边变成了文件夹栏目了，那么资源管理器怎么打开的呢？老师演示一种方法，我们学习卡上还有很多其它方法，现在大家看大屏幕。（师演示）。
右击我的电脑，选资源管理器，打开了，在文件夹栏里面，文件夹前面的加号，可以展开，减号可以收缩（师用手势表示展开和收缩）。你们可不可以用老师的方法或是其它方法，打开资源管理器以后，找到大雄的文档，并把它展开，我们看谁最快。我要找一个自己研究学习的方法，因为大家都会老师教的方法。
师：谁用的其它方法，你来试试看。你右击开始，找到了资源管理器，太棒了，这是你自学的方法。
师：我们来看一看，大雄的文档里面有什么。d盘大雄的文档。找到了，我们来看一看这里面有些什么文件，请同学依次说说每一个文件是什么内容。（其中会出现不知道是什么内容的文件）像这种文件为什么不知道是什么内容，这是因为在取名没有取一个有意义的文件。
板书：取名。
师：像出现这种没有意义的文件，我们可以怎样做呢？板书：打开师：可以先打开看看，比如说这个是没有写完的文章（图画），我们来问问大雄这些文件有什么作用，我们来问问他，（动画出示大雄）他说这可能是没有用的文件吧，他说请帮他删了吧。哪个同学能帮他删了，请你来，请一边操作，一边讲解。大家仔细，待会你们也要操作的，太棒了，一下就帮大雄解决了问题。
板书：删除。
师：我们看看，大雄的文件夹里还有三个文件夹，（板书：文件夹）剩下的文件能不能放到三个文件夹，就像我们刚刚给小物品分类一样。老师演示一个，像作文就可以放到作文文件夹，那我们怎么把它放进去呢？在我们的电脑里，有一个很有用的操作，（板书：移动）大家看看老师是怎么做的：首先在作文文件上按住鼠标左键，拖动作文到作文文件夹，我们看看，作文到哪儿啦？方便吗，你们会吗？你们帮帮大雄把不要的文件删掉，其它的文件分到这三个文件夹，方法是移动，目标是它对应的文件夹。
生操作，师巡视指导。
师：请完成的同学帮帮其它的同学，不会的同学虚心的请教会的同学。停，眼睛看前面。请最快的同学上来演示一下，你是怎样完成的。生演示。
师：这可怎么办呢，有没有后悔药可吃？生：有，可以到回收站把文件还原。板书：还原。
师：还原，你会吗？老师也会，但老师有一个要求，能不能在资源管理器中找到回收站，还原这个文件。谁来试试看。你来。
生操作。
师：找到了这个文件，怎么还原呢？好了，那么我们怎么检查还原了吗？为什么要在大雄的文件夹去找啊，回收站的文件还原到哪？在哪儿删除，就还原到哪！
师：下面，我们看看，大雄还有没有其它的要求，（出示大雄）太好了，谢谢你们！这下好了，我们终于帮大雄整理好了文件，他答应静香的事情可以做到了。我们答应别人的事情一定要做到。
师：刚刚为了帮助大雄管理文件，我们……（帮学生把上课内容理清思路）。
师：下面，胖虎，我听说大家会用管理文件，请大家也帮我管理下我的文件吧。胖虎说，其它的我都会，但不会用文件夹管理我的文件，我们先来看看胖虎的文档，我们帮他管理一下吧，我们会不会，（会）这么有自信，我们来看一看。（出示胖虎的文件）。
师：我们先不要急着建文件，看一看胖虎有些什么文件，可以怎样分类。……。
直接上来操作吧。直接指名学生演示。
师：给同类的文件拖一块，并说说可以怎么命名文件夹。板书：
师：文件夹管理是自己认为有道理就怎么管理。现在请大家用自己的理解来帮胖虎管理文件……大家都会建文件夹吗？（会）好，现在大家开始动手。
学生独立操作，师巡视指导。
师：有同学建文件夹还有困难，问一问旁边的同学吧。师：有问题的同学待会再会，已经完成的同学坐正给我看。我们来看一看12号是怎样来建文件夹文件的，他把它们分成语文，数学，其它，请起立，我来考验考验你，如果我给你一个圆规的图片，放哪？（数学）配音朗诵？（语文）直尺？（数学）三角板？（数学）数学里图片太多了怎么办？（再那个文件夹）如果某一个文件夹里的文件太多了怎么办？（再建）。
师：还有其它方法？好，你来。如果给你一个三角板，放哪？（数学）你的应该是图片里吧。我再给你一个作文，放哪？（作业）再给你一个作文，放哪？（作业）作业里的作文太多了，怎么办？（新建一个文件夹）太棒了！
师：大家看，文件夹里面的文件太多了，就再建一个，有一个支干，多了就有一个分杈，多了就有一个分杈，像什么吗？像不像一棵树，树干树枝树枝，我们的文件夹像不像树，所以我们的文件夹就是树型结构。管理文件还有很多方法，看一看我们的书，找到你认为最重要的，说一说原因。
内容：管理文件小贴士。
二、里面文件别太多。
三、取名注意有意义。
四、文件删除要慎重。
五、复制一份可保障。
六、坚持不懈是关键师：跟老师一起来一遍。
你们看，今天我们通过管理文件中的任务操作帮大雄和胖虎管理他们的文件，你们学会了吗，你会不会自己管理文件了吗？今天我们学习管理文件，希望大家在平时的生活中，在使用电脑的过程中，也能坚持不懈的管理自己的文件，做一个会管理生活，会管理自己电脑文件的人。同学们下课！
《文件管理》的教案
了解对文件和文件夹的管理就是对文件和文件夹的基本操作，如新建、重命名、移动等；掌握文件新建、重命名、移动的基本操作和各种方法。
1.知识目标：
（1）新建、重命名文件夹。
（2）移动文件或文件夹。
（3）学会撤销错误操作。
2.能力目标。
以具体的任务为驱动，在教师的引导下，培养学生分析、解决问题、实际动手的能力。
3.情感目标。
通过系列实践任务，初步培养学生良好的信息管理意识和规范有序整理文件和文件夹的习惯。
1课时。
重点：（1）新建、重命名文件夹。
（2）移动文件或文件夹。
（3）学会撤销错误操作。
难点：掌握移动文件或文件夹的各种方法。
硬件准备：计算机房。
软件准备：多媒体广播教学系统、教学用幻灯片及相关练习文件(文件夹)。
创设情境法、任务驱动法、讲授法、讲练结合法。
导入。
播放动画1：随着神舟十一号载人航天飞船的圆满成功，人类逐渐实现了探索太空的目标。大飞鸟博士邀请图图去太空旅行，出发前图图遇到了他的烦恼：不知道如何收拾杂乱无章的太空舱。我会问学生：“如何帮助图图快速的整理好？”学生通过思考对物品要分类摆放有了一定的认识，体会到不良习惯会对学习和生活带来麻烦。
2新授。
一、新建文件夹步骤如下：
(1)在指定的位置单击鼠标右键，出现一个菜单。
(2)选择新建。
(3)把鼠标移向文件夹。
(4)在空白处单击鼠标。
二、重命名文件夹步骤如下：
(1)把鼠标移向需要重命名的文件夹。
(2)单击鼠标右键。(3)输入文件夹新名字。
(4)在空白处单击鼠标。
在这里主要介绍单个文件和多个文件的移动方法。
1.单个文件的移动。
关卡1:图图在太空站为大家带回了好多礼物，有外星球的照片还有培育的花草和农作物，请同学们把“百日菊”文件放到“花儿”文件夹，也就是移动，顺势解释移动的概念。
由同学上台演示，再请同学总结步骤，学生自主练习。由小组长检查完成情况。
2.两个文件的移动。
学生一般会使用上面介绍到的“选定、拖动”的方法，我会提问大家：如果需要移动的两个文件在位置上不连续有间隔或者需要移动几十个文件时，这种方法好不好？学生意识到这种方法的缺点:只能移动连续的文件且数量较少。这时我会提醒大家大飞鸟博士不是这么做的，请同学们听语音。
学习了“ctrl”键的使用，请同学们使用新方法完成此关卡，但是现在“大麦”、“生菜”已经移动到“农作物”文件夹了，怎么办？同学们在上学期画图软件中已经学习过撤销快捷键ctrl+z的使用，这里作为复习。
3.移动多个文件。
关卡3：请同学们将“火星”、“水星”、“土星”、“木星”同时移动到“外星球”文件夹。
此环节我会先请同学们用ctrl键来移动这四个文件，提出关键问题：使用crtl键时，每点一下鼠标选中几个文件？（一个）。
4这两个功能键在哪种情况下更适用？
小结。
1、ctrl：不连续（间隔）的文件。
2、不管在学校还是家庭都要养成分类整理的好习惯。
作业：课后练习5。
板书设计：
一、新建文件夹。
二、重命名文件夹。
三、移动（选定拖动）。
四、ctrl：不连续。
shift：连续。
文件多了要管理教案设计管理大量文件可以使用工具
1.选择“剪切”
在“dnzs123”文件夹上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“剪切”。
弹出的菜单中选择-剪切。
2.选择“粘贴”
双击“图片收藏”文件夹,打开这个文件夹,并在空白处单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“粘贴”。
3完成操作。
这时,“bkill”文件夹就被移动到“图片收藏”文件夹中了。大家会发现原来在“我的文档”里的“bkill”文件夹已经不在了。
按照这样的方法也能移动文件。以上步骤中的“剪切”、“粘贴”操作分别可以用快捷键“ctrl+x”、“ctrl+v”代替。
二利用任务窗格移动文件或文件夹。
利用这种方法能简化操作步骤,也更清晰明了。
1.移动文件夹。
选中“bkill”文件夹,然后单击任务侧边栏中的“移动这个文件夹”。
移动这个文件夹。
2.选择移动路径。
选择移动路径。
三.“拖曳法”移动文件或文件夹。
这种方法主要是利用windows的资源管理器用鼠标操作来完成。
1.打开资源管理器,打开资源管理器的方法主要有两种。在“我的文档”窗口工具栏上点击“文件夹”。这时左窗格就会出现文件夹列表,可以通过点击文件夹前的“+”来展开它。现在我们就可以利用这个文件夹列表来进行移动、复制文件或文件夹等操作了。
在桌面上用鼠标右键单击“我的文档”,在右键菜单中选择“资源管理器”即可。2.找到目标文件夹。
确认左窗格中的文件夹列表中有目标文件夹“图片收藏”。如果没有,可以通过点击“我的文档”前的“+”展开,并通过拖动窗格右侧的滑动条将文件夹的名字调整到左窗格合适的位置。下面就具体讲述如何利用资源管理器来移动文件或文件夹。
在右窗格中单击“cpcfan”文件夹,并按住鼠标左键不放,将文件夹“bkill”的图标虚形拖至“图片收藏”文件夹的名字上方,这时“图片收藏”名字上会出现蓝色色块。松开鼠标左键“bkill”文件夹就被移到“图片收藏”文件夹里了。拖动到“图片收藏”上后松开鼠标。
这个方法只能移动在同一个磁盘分区里的文件或文件夹,如果按照这样的方法将文件或文件夹拖至其他分区的文件夹里,就不是移动而是复制了。那么当我们想要移动文件或文件夹到其他磁盘分区时应该怎么操作呢?很简单,在拖动的同时,按下键盘上的shift键就把文件从一个分区移动到另一个分区上。
文件管理办法
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的`文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3、1上行文:请示，报告，计划，总结;。
3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;。
3、3平行文:信函，会议纪要。
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:。
4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;。
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般应写发文日期;
4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;
4、9、3重要的文件写签发的日期;
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;。
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;。
6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:。
7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在收文登记表内，内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
8、1文号编码规则。
8、2文件编号使用登记表。
8、3对外发文登记表。
8、4对内发文登记表。
8、5收文登记表。
8、7传阅单。
8、8用印登记表。
8、9对外发文格式。
8、10对内发文格式。
8、11报告总结格式。
文件制度管理
1.1本工作制度依据工程承建合同文件、国家和行业行政规章制度以及工程建设管理文件有关规定制订。
1.2.本制度适用于建设单位单位、监理单位(监理机构)及承包商之间所有工程文件的传递与管理。
1.3.工程文件分类及其组成。
1.3.1设计文件。指由设计单位通过建设单位提供，或由建设单位提供，或按承建合同规定由承包商提供可用于工程实施的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及其相应的设计修改通知，或按合同规定可由监理工程师签署的变更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根据工程承建合同规定或根据监理文件要求必须报送监理单位的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等。所有反映工程承建合同过程与工程承建活动的文件。
其中由分包施工承包商盖章并由承包商授权签发的施工文件属于二级施工文件。
1.3.3监理文件。指监理工程师在建设单位授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等，所有反映工程承包与建设监理合同履行过程和建设监理过程的文件。
1.3.4建设单位指示。指经建设单位或建设单位有关部门依照工程承建合同和建设监理文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转、以及与此有关的各种文图、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件，均以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知，并在二日内补发书面文件。
1.5.除非建设单位另有指示或工程承建合同文件另有规定，否则不符合文件传递程序的文件，可能被视为非正式文件或无效文件而不具有合同所赋于的效力。由此所造成的工程延误与合同责任，由责任方承担。
2.1建设单位提供用于工程实施的设计文件均为一式十八份，监理审核备查及监理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件规定批转承包商执行。
2.2设计文件应根据建设单位与设计单位签订的供图计划，按时提供给建设单位。监理公司于收到建设单位设计文件后七天内组织完成审核工作。对于需要修改的设计文件，提出修改意见，通过建设单位转达回设计单位研究处理;审核合格图纸，交承包商执行。
2.3承包商对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查(包括核对所有的尺寸、高程和数量)，对发现的或在作业实施过程中发现设计文件中存在的缺陷或错误，应在3天内以书面通知监理单位，供监理工程师在施工前或该项作业实施前作出修改和补充，避免由此引起返工和造成损失。
2.4正式施工前设计文件必须经过会审。
2.5施工过程中，若地形、地质或其他自然条件发生了与设计文件不符的重大变化，承包商应及时书面通知监理单位，并提出处理或变更建议报监理工程师审批。
2.6施工期间，监理公司依据工程承建合同文件规定的建设单位授权所签发的施工变更指示，承包商应予执行。
2.7除非合同文件另有规定，或监理文件另有要求，否则经监理批准的设计文件(包括监理公司签发的'施工变更指示)，在送达承包商6小时后生效。
2.8承包商可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件，也可通过监理公司向建设单位申请追加提供图纸份数，并为此支付其费用。
2.9由建设单位或监理公司所提供的设计文件，承包商不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。
3.1承包商应依照工程承建合同规定和监理文件要求，报送或递交工程活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节应符合建设单位和监理公司的要求。
3.2对于已经批准的施工文件，若因自然条件或施工条件发生重大变化，或必须对施工文件作实质性的变更，承包商仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请建设单位或监理公司审批。
3.3合同文件规定由承包商负责设计的工程项目，承包商必须于开工十四天以前，一式四份报监理工程师审批。
3.4承包商(含二级单位)编制的施工文件均应一式四份递交监理公司，并由监理公司资料员负责签收。经建设单位审批的施工文件或其审签意见单也由承包商指定的资料员向监理公司资料员领取。
3.5对于应报送审批并业已送达的施工文件，监理公司将在合同规定期限内完成审批工作，审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承包商的施工文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”。承包商必须按有关规定和要求修改后重新报送，并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。
3.6施工文件的报送期限以监理公司或指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行。若合同文件未明确规定时，按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。
3.7监理公司超过审批期限仍未完成对施工文件的审批，可认为该报审文件已经得到监理工程师同意。事后，监理仍有权对该报审文件提出异议和批复，承包商应予执行。
4.1除非建设单位中有指示或合同文件另有规定，否则承包商向建设单位报送的施工文件都必须主送监理公司，并经监理公司审核和转达。
4.2除非建设单位另有指示或合同文件另有规定，否则建设单位关于工程项目施工的主要意见和决策，都将通过监理公司向承包商下达实施。
5.1监理文件的送达时间以承包商授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。
5.2承包商对收到的监理文件有异议，可于接到该监理文件的3天内或合同规定时限内，向监理公司提出确认或要求变更的申请。监理公司在7天内或合同规定时限内对承建单位提出的确认或变更要求作出书面回复，逾期未予回复表示监理公司对原指令予以确认。
5.3承包商如对监理文件或监理公司的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的3天内向建设单位单位申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。
5.4若承包商对监理文件(包括监理的确认意见)或建设单位的指示(包括其复议意见)有异议，应首先在总监理工程师的协调下，通过友好协商寻求全面解决。
5.5除非监理公司或建设单位复议指示或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件已作出撤消、变更或修改，否则在复议、评审或仲裁期间，原已送达的监理文件继续有效。
6.1工程文件传递流程图:
设计文件
设计单位
项目法人
项目法人指示
监理单位
监理文件
承包商
施工文件
主导流向
反馈流向
6.2属紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内作出处理。在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的8小时内补送书面正式文件。
6.3为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行，根据《工程建设监理合同》文件规定，建设单位应在14天(对于急件，应在一个更短的时间)内，就监理方书面提交并要求建设单位作出决定的事宜作出书面决定送达监理方。若超过期限监理方未收到建设单位的决定意见，可理解为建设单位对监理方的明确建议意见无异议，并将该建议意见视为建设单位的决定。
文件管理制度
第一条：为提高我局规范性文件的质量，确保规范性文件的合法性，保护行政管理相对人的合法权益，根据《行政许可法》的规定，结合本局实际，制定本办法。
第二条：本局依法制定，涉及管理相对人权利、义务，具有普遍约束力并可反复适用的规定、办法、细则、决定、通告等文件的起草、审查、备案、登记、公布，适用本办法。
下列文件不适用本办法：
（一）部署工作，规范本机关、本系统内部工作的文件；
（二）会议纪要。
第三条：规范性文件资料应贴合下列规定：
（一）贴合法律、法规、规章的规定；
（二）贴合职权法定原则；
（三）与wto原则或其他规范性文件相协调，无地方保护和行业保护的规定。
第四条：规范性文件不得创设下列事项：
（一）行政许可；
（二）行政事业性收费；
（三）行政处罚；
（四）行政强制措施；
（五）限制或者处分公民、法人或者其他组织的法定权益；
（六）法律、法规、规章规定之外的义务。
第五条：法制办负责对规范性文件进行监督和管理（包括规范性文件的制定、审查、废止、备案、清理、汇编等）。
第六条：规范性文件原则上由业务工作机构指定专人负责起草。需报市政府或市人大批准的规范性文件，应由业务工作机构组织起草小组进行起草。起草小组能够吸纳有关部门的人员、有关专业人员或社会团体的代表参加。
第七条：规范性文件初稿构成后，应由负责起草的业务工作机构将以下材料提交法制办审查：
（一）规范性文件文本；
（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本。
规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。
第八条：法制办应当在收到送审材料之日起7个工作日内提出审查意见。遇特殊情景，可再延长7个工作日。
第九条：法制办按照本办法第三条、第四条的规定，对规范性文件进行审查并按下列规定处理：
（一）贴合本办法第三条、第四条规定的，签署同意意见后转局办公室进行文字把关；
（三）送审材料只存在立法技术问题的，予以修改并签署同意意见后转局办公室进行文字把关。
第十条：凡资料涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，经局办公会议讨论决定或局长批准后，由法制办负责提交以下材料送市政府法制办公室，由市政府法制办公室按照有关规定进行登记审查：
（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；
（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本；
（四）本部门法制工作机构的书面意见。
规范性文件资料与其他行政机关职责相关联的，还应供给与其他行政机关协商情景的说明。
第十一条：凡资料不涉及本办法第四条规定事项之一的规范性文件，由主管局领导审核经局长批准后签发，并应自发布之日起7个工作日内由法制办将下列材料送市政府法制办公室进行备案审查：
（一）规范性文件文本和提请审查的公函（一式两份）；
（二）制定规范性文件的说明，包括必要性、可行性和主要解决的问题；
（三）制定规范性文件的依据文本；
（四）本部门法制工作机构的书面意见。
负责起草规范性文件的业务工作机构应当在规范性文件发布后3日内将第一款第（一）、（二）、（三）项材料交法制办。
第十二条：规范性文件除按本办法第九条、第十条规定交市政府法制办进行登记审查和备案审查以外，还应在发布之日起3日内由负责起草的业务工作机构将规范性文件文本一式五份交法制办，由法制办统一送市政府法制办、市人大、上级质监局等部门备案。
第十三条：规范性文件应当自发布之日起30日内在本局网站上公开，亦可同时采取其他方式公开。规范性文件在本局网站的公开程序按照本局政务公开的有关规定执行。
第十四条：规范性文件应自发布之日起30日后施行。确因特殊情景，不立即施行将有碍于规范性文件正确施行的，可自发布之日起施行。
第十五条：规范性文件目录由法制办按年编印发布，规范性文件按政府每届任期汇编一本。
第十六条：对违反本办法的职责追究，按照《仪征市规范性文件制定与备案审查办法》规定处理。
第十七条：本办法由扬州市仪征质量技术监督局法制机构负责解释。
第十八条：本办法自发布之日起施行。
HSE管理文件
年hse编制：
审核：
批准：
二零一零年一月。
2010。
目录。
5、山西省天然气股份有限公司hse指标......错误！未定义书签。
7、太原分输站环境因素及控制措施..............错误！未定义书签。
9.太原分输站2010年环境及危害因素销减措施错误！未定义书签。
16、太原分输站2010年工作周期表..............错误！未定义书签。
1.编制目的。
2.使用范围。
本管理方案是本单位全年hse工作全面和整体的安排。是太原分输站全年hse工作整体安排，所涉及的项目计划、实施计划分别由相关责任人完成，并纳入全年工作计划，按照完成工作时间进行验收和考核。山西输气技术服务处安全总监负责对管理方案的落实情况进行监督检查。涉及项目资金按申报程序上报审批，由相关部门落实。本方案由山西技术服务处经理审查批准。适用太原分输站。
3.编制依据。
1、《因素识别评价程序》。
2、《目标指标管理程序》。
3、《法律与其他要求管理程序》。
4、《风险削减措施与管理方案管理程序》。
5、《环境保护管理程序》。
6、《能源管理程序》。
4、公司hse方针目标。
见附表一：山西省天然气股份有限公司hse体系方针目标。
5、hse领导小组。
5.1.1组织结构。
组长：薛强——————————————————————————————。
1.接受山西输气技术服务处hse委员会领导，完成hse管理体系在本单位的宣贯，执行公司hse作业文件规定。
2.负责完成分解到本单位的目标、指标及制定本单位管理方案、作业指导书。
3.每周召开一次会议，分析本单位工作形势，进行hse方面的宣传培训，讨论并解决安全生产活动的问题，消除各种事故隐患。4.每周定期检查本单位hse体系运行情况，及时纠正出现的不符合，分析原因，采取纠正措施。
5.监督和检查本单位有关hse方面的设施、设备、器材、用具的使用和管理。
6.按要求及时上报各种报表。
6、太原分输站危害和影响因素及控制措施。
高空坠落等。
1）天然气为易燃、易爆物质，当设备自身密闭性不强，管线腐蚀穿孔，管线开裂，自然灾害，第三方破坏等造成天然气泄漏与空气混合达到爆炸浓度，遇火源可发生爆炸或爆燃。2）输气管线及相关配套设施为带压设备，受外界不良影响，如设计和焊接缺陷、外界挤压或撞击、洪水冲击、管内外腐蚀严重、地层应力、不合理施工等，操作失误造成工艺参数失控而安全措施失效，特别是高低压分界点，可能引起管线、设备超出自身承受能力发生物理爆破危险。
3）管线运行，进行收发清管球，检修腐蚀穿孔管线、法兰泄漏，介质置换或操作失误等，造成管线内天然气与空气混合达爆炸浓度，遇火源或撞击、静电、电器火花等引发天然气爆炸危险。4）电气设备及线路，若有漏电及破损，且保护装置失效，人触及带电体时，有发生触电危险。
5）放空或处理通球过程中带来的凝液和粉尘，当硫化铁含量比较高与空气接触可能发生自燃，严重时带来天然气的爆燃。人员防护不当或未采取防护措施，可能造成人员的伤害。6）设备的附件，如压力仪表、阀门杠杆等在事故情况下可能造成危险区域人员受到物体打击的危险。
境，身心易受到危害。大量天然气突然泄漏，危险区域人员有窒息的危险。
8）沿途巡检、管线抢修中，人员可能发生触电、机械伤害、起吊伤害、垮塌等物体打击、中毒、疾病、水淹、高空坠落、交通事故等伤害。
7、太原分输站2010年hse工作规划与计划。
坚持“安全第一，预防为主”的安全生产指导方针，以“一个监督，两个合同，一个体系”工作为重点，突出抓好风险管理，确保实现全年安全生产“六个杜绝”和“零事故，零伤害，零损失”的安全生产指标。具体工作如下：
（一）确保各项输气生产任务的完成。
1、运用先进技术，尽快建立起完善的生产运行管理体系。面对日趋复杂的输气管网，我们要在保障安全、平稳供气的同时，狠抓各项基础管理，结合hse体系，加强对生产运行资料和工况预测情况综合分析，进一步完善生产管理程序，规范生产运行管理工作，建立健全各种应急预案，适时开展针对性的实战演练，尽快建立起完善的生产运行管理体系。
3、加强各种设备的规范化管理。现场各类设备的维护管理，是确保全站安全生产最关键的一环，我们要狠抓各类标准和规范的贯彻落实，实现设备现场维护和巡检维修作业的规范化，绝不允许有任何违反安全生产管理规定的行为发生。设备的日常维护管理要努力达到程序化和标准化。
4、进一步加强对大修理和更改项目的管理。大修理和更改项目的实施直接影响到输气生产的安全性和输气生产任务能否完成，因此必须在工程质量方面加强控制和管理。
（二）强化安全生产管理。
坚持“安全第一，预防为主”的安全生产指导方针。反“三违”是本次活动的重中之重，充分发动广大员工，以违反hse体系文件和相关技术标准就是违章为标准，结合日常工作查找“三违”行为，自查自改。站领导带头从自身开始查找有无违章指挥行为，岗位人员自觉查找有无查违章操作、违返劳动纪律行为，在我站范围内杜绝“三违”，此活动贯穿全年。
1、加强安全生产合同管理，层层落实安全生产责任制。
2、完善安全监督管理体系，加大安全监督的力度。抓好压力容器等特种设备的安全管理，现场操作和作业都要做到事前制订方案、事中心中有数和事后认真检查。
（三）全面提升管理水平。
1、继续抓好hse贯标工作。今年我站的hse体系工作重点是强化体系文件的培训，全面贯彻hse体系文件的各项要求。要突出风险管理，并将其作为hse管理体系工作的重点。充实完善事故紧急处理程序，健全应急状态反应体系。hse体系文件的各项要求贯穿于日常安全生产管理中，并作为生产设备维护、操作和运行管理的行为规范和考核标准。改变粗放的设备维护管理模式，提高设备运行的可靠性。
2、强化基础工作，加强岗位练兵。要切实搞好各项管理基础工作，落实各级各类岗位责任制。强化职工基本技能训练，结合专业特点，开展岗位练兵活动。
3、在确保安全生产前提下，加强成本控制，降低各项费用支出，实行费用包干，节奖超罚。
4、全面实施“管道完整性管理”工作，变事后整改为事前预防。
按公司要求全面实施“管道完整性管理”工作，变事后整改为事前预防。在站范围内进一步进行危害因素和环境因素的识别工作，发动全体员工认真查找本单位的危害因素，要让每一名员工了解本单位、岗位存在的风险。体现“全员、全方位、全过程、全天候”的管理原则，进行“精细化管理”，及早发现安全隐患并及时整改。
5、狠抓人员培训，全面提高职工的业务素质。要继续开展各专业和多种形式的技术培训，使职工技术水平得到全面提高。
上做好应急抢险预案的修订、完善、补充工作，组织职工进行培训、演练及评价工作。应急抢险工作应常抓不懈，此项工作贯穿全年。
7、加大检查力度，消除安全隐患，站内对要害部位、关键装置进行重点检查，包括春检、汛期检查、秋检、大气量前检查及节前检查等。对查处的问题和隐患要逐项登记，落实整改措施，责任到人。对站场设备仪器进行一次全面检查，对设备的安全性，工作状态要有记录，对压力容器、锅炉、安全阀、可燃气体检测仪、电工防护用具、车辆、消防设施要进行检定校验，不能漏过一台设备、阀门、仪器。彻底清除安全死角，并要建立隐患台帐，对记录在案的隐患要提出整改意见，此项工作贯穿全年。
8、加强日常管理，遵守劳动纪律。加强日常安全生产管理工作，加大员工岗位的监督检查力度，抓好值班人员的查岗工作，抓好运行的巡检、交接班制度的落实，坚决杜绝“脱岗、睡岗、串岗”等违反劳动纪律的行为，抓好员工劳保着装的佩戴工作，发现违章、违纪问题要及进给予教育和处罚，此项工作贯穿全年。
（四）以主人翁精神进一步加强服务意识。
我们要以主人翁精神，牢固树立“乙方”服务意识，以文明礼貌的言行举止、一流的技术水平和优质高效的服务赢得甲方的信赖。
2、树立“管理无止境”的思想，处处用挑剔的眼光对待自己的工作，无论是站场还是基础资料，要从一点一滴小事做起，不断的查找问题，弥补不足。
3、树立“管好金大线人人有责”的思想，坚决杜绝讲客观条件和推诿扯皮的现象。对于公司交办的各项任务要件件有落实，责任到人，做到急事急办、特事特办，保质保量的完成。
4、建立不同层次、不同形式的定期沟通制度，做到上情下达，了解工作重点，掌握生产技术的最新动态，做到电话随时联系，工作随时请示。
8、太原分输站能耗指标与节能降耗措施。
1、严格执行公司能源管理细则。
2、严格控制各站场各种能源的消耗量。
3、发现浪费现象及时制止。
4、每月至少一次对职工进行节能教育。
5、办公用纸在允许的情况下,要双面打印,各办公设施如电脑、打印机等下班以后要关机。
6、房间、卫生间杜绝长明灯。
7、食堂用水、用气要严加管理，后勤管理人员经常巡视杜绝长流水及燃气浪费。
8、用车实行派车制度，由站长直接把关。
9、燃气锅炉实行定点开启制度，定点洗浴19:00—20:30。
9、太原分输站污染物处理方式。
每周检查本单位固体废弃物的管理情况，包括固体废弃物的收集、处置方法，排放量控制和统计记录。安全专业每月进行安全生产检查时同时检查各单位固体废弃物的管理情况。1.生产污水：
包括：分离器排污、清管产生、天然气处理装置产生的水、轻烃等。
目前站内处理方式为：进入排污池自然挥发、排污池的清理由地方环卫部门负责。但排放总量由我站进行统计并上报省公司安全总监。2.生活污水：
目前站内处理方式为：经过生化装置处理后外排、进入化粪池处理。排放总量由我站进行统计并上报北京部安全总监。3.工业固废：
包括：分离杂物、清管杂物、废清管球、废棉沙(抹布)、废零部件、废电缆电线、废滤芯、废油漆包装桶、废密封（润滑）脂（液）包装等。
4.生活固废：
包括：废电池、废灯管、废硒鼓、废墨盒、生活垃圾、食堂剩饭等。
包括：天然气放空、锅炉烟气、燃油发电机组烟气、食堂油烟。天然气放空为有组织、少量、不连续放空，已经国家环保局评估认为符合要求，要统计、控制排放量。食堂烟气应控制排放量。燃油（气）发电机烟气属于有组织、短时的排放，已经国家环保局评估认为符合要求，应加强控制排放量。6.废机油、润滑油、油漆及施工废料：
废机油、润滑油的处理方式可交给有资质的单位处理或再利用，不得随意丢弃。废油漆、施工废料应由施工单位统一清理收走或交环卫部门处理。交外单位处理的应明确提出处理的环保要求。7.噪声、电磁辐射：
主要处理方式为发电机房隔音，出口设置消音器降噪。调压设备可通过控制调压范围，控制节节流量。备用发电机组属于短时使用。变电所高压设备、卫星通讯设备辐射控制方式为减少该区域人员停留时间，避免正对辐射源。8.节能降耗：
包括：水、电、气、热等能源消耗；纸张的消耗；氮气、标样气的消耗等。
按照省公司能源专业要求采取必要的节水、节电、节气措施；办公用纸可采取双面使用措施；节约氮气氦气、标样气的消耗。具体可见本方案中“11.太原分输站能耗指标与节能降耗措施”。9.汽车尾气：
站内车辆尾气的控制方式为每年车辆检测时做尾气检测，符合国家要求。
9、遵循的的法律法规及相关方信息沟通。
1、太原分输站遵循的的法律法规。
10、太原分输站hse培训计划。
每周进行一次有关hse的会议、教育或培训，并做好相关记录。对转岗、新入厂的职工进行hse二级、三级教育。
培训。定期组织对职工进行健康教育，提高职工对职业卫生工作重要性的认识。
11、管理方案的审批与更新。
省公司hse委员会每年对我站hse管理方案的进行审批。对未能正常实施的应查明原因，进行分析、总结。按照公司《目标指标和管理方案管理程序》进行更新。
2.国家及行业法律、法规及其他要求发生变化；3.内部条件发生变化；4.相关方提出特殊要求。
5.发生与本单位目标、指标和管理方案有关的意外事件等。
13、附表清单。
1.附表一。
文件管理制度
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）。
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）。
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）。
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）。
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）。
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）。
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）。
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）。
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）。
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）。
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）。
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）。
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）。
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）。
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）。
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）。
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）。
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）。
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的'文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，平放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
文件管理制度
为削减发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的引导作用，结合公司的实际情况，特订立本制度。
第二条文件管理内容紧要包含：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
第三条公文的签收：
凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收。
第四条公文的编号保管：
1、办公室收发员对上级来文拆封后应适时附上外来文件流单，并分类登记编号、保管。
2、公司外出人员开会带回的文件及资料应适时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保管。
第五条公文的阅批与分转。
1、凡正式文件均需由办公室主任依据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，紧要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特别情况例外）。
第六条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办看法，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立刻指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应依照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应适时归档周转，以防丢失。
第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条发文的范围：
1、凡是以公司名义发出的文件、决议、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、下发文件紧要用于：（1）公布规章制度；
（2）转发上级文件或依据上级文件精神订立的工厂文件；
（5）发布有关奖惩决议和通报；
（6）其他有关重点事项；
3、上行文件紧要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决议；
外发文紧要用于：（2）同相关单位联系有关重点经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、布置部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5、各业务部门如开专题会议所作的决议，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。
6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
第九条发文程序规定：
2、草拟文稿必需从公司角度启程，做到情况的确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
m.第十一条。
借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，定时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
第十三条文件的归档范围：
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条立卷要求。
1、文件立卷应依照内容、名称、时间次序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的原则。紧要工作、紧要会议形成的文件材料，要适时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。
第十五条对于多余、重复、过时和无保管价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
文件管理制度
为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的.重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。安全文件管理目标及内容：
1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。
2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。
3、应及时送交领导，不要挤压。
4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。
5、保存时，要保持文件的完整性。
6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。
8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。
10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。
11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写，经安全科长批准后，可以销毁。
文件管理制度
1、员工应牢记'安全第一'的原则,严格执行各专业制定的岗位职责,提高对各机房钥匙管理重要性的认识。
2、工程部指定一名员工负责管理工程部所有的机房、办公用房钥匙的管理。在特殊情况时需动用备用钥匙要经工程经理批准,用毕立即归还。
3、员工在工作中对所管辖的机房钥匙要进行妥善保管、存放,严格执行钥匙的交接制度。
4、工程部设备机房属重点部位,员工在岗时不许私自将钥匙转借他人。
5、机房门锁不能随便更换,如门锁损坏需更换或补配钥匙时,要经过部门经理同意,并把备用钥匙交办公室一把。
6、钥匙一旦丢失,应立即向部门报告,不允许丢失后不汇报,私自补配钥匙。
xx物业管理公司工程部。
20xx年x月xx日。
文件管理制度
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:。
1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母,sxk冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1行政类;2经营业务类;3人事关类;4财务类;5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“a”代表一般级,“aa”代表重要级,“aaa”代表机密级。
“a”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“aa”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“aaa”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:sxjkg-类别-发布年号-归档序号-受密级。
1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。
1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。
机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
文件管理制度
防止在服务过程中因公用设施和服务过程无标识或标识不当导致各类不合格的发生。
适用于公司各部门的日常工作。
3.1总经理或授权人负责公用设施、仓库内物资、重要、危险部位及其他服务过程标识的监察。
3.2部门主管和岗位责任人负责标识的安装和检查。
4.1公用设施的标识。
4.1.1机电设备按各设备名称、设备责任人标识,标识牌挂(贴)在设备显眼部位。
4.1.2消防通道出入口、消防设施处设置相应消防标识。
4.1.3配电室、水泵房、泳池机房、监控中心、仓库、办公室、公共卫生间等部位在出入口上方或门上贴上有部门名称的标识。
4.1.4所有设备间出入门上应有'机房重地,非请勿进'的标识。
4.1.5所有阀门上应作上标识以确认阀门开闭状态。
4.1.6仓库内的物资名称和用途需挂贴于货架或物资上,并在库房门上贴'严禁烟火'的告示牌。
4.1.7楼层的标识贴于本楼层的显着位置。
4.1.8在进天台的通道上应有'天台重地,非请勿进'的标识。
4.1.9变压器和高压环网柜上挂'高压危险,请勿靠近'告示牌。
4.1.10游泳池必须标明水的深度。
4.1.11天台显眼部位应挂贴'高空抛物,手下留人'等字样的警示牌。
4.2服务过程的标识。
4.2.1高空作业时,在危险区域周边用警戒带圈出警戒区域,对区域内的财产要做好防护措施,并放置有'危险勿进','高空作业,注意安全'等字样的告示牌。
4.2.2配电设备维修时,必须在开关上挂'有人工作,禁止合闸'的告示牌。
4.2.3清洗办公室及其他较光滑位置的地面或天气潮湿时,应在显眼部位放置'小心地滑'的告示牌。
4.2.4在公共场所刷油漆时,如果油漆未干而现场又无工作人员时,应在显眼位置放置'油漆未干'告示牌。
4.2.5泳池、儿童娱乐设施、会所等设施暂停开放期间,在显眼部位挂放'暂停使用'告示牌,清洁时挂放'清洁中'字样的标识。
4.2.6维修公共卫生间设施时,应放置'维修中'或'停用'字样的告示牌。
4.2.7楼内保洁员在进行楼梯道、楼层保洁工作时,应在单元防盗门或明显位置悬挂'此区域在清洁中'字样的标识。
4.2.8对于其他有追溯性要求的服务过程(如一些清洁、保安、设备维护服务)标识,应通过制定明确的服务规范和做好质量记录予以实现。
4.3.1各部门自行制作的标识,必须严格参照公司ci手册标识所规范的样式,所有ci手册所规范的标识,部门必须严格执行。
4.3.2各部门如需设置中英文对照标识,需将中文及译文内容报品质主管审批。
4.3.3如发现标识已经被污染、涂抹、撕毁、破损或已失去标识意义,应及时更换、替补或撤消。
4.3.4当设置标识的位置需要更改或撤销标识时,必须经总经理或授权品质主管同意后方可执行。
《ci标识手册》。
文件管理制度
为了进一步加强公文管理，规范公文审核会签工作，提高公文质量和依法行政水平，制定本制度。
第一条文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他科室的职能和业务，由主办科室提出，相关科室就公文相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。
第二条起草下列文件时，须进行会签：
（一）文件内容涉及多部门法律法规和政策的；
（二）业务涉及其他相关科室的。
（三）涉及全局性工作，需要相关科室协助的。
（四）综合科室的文件涉及职能科室业务的。
（五）主要领导及分管领导认为有必要会签的。
第三条会签审核的内容和要求。
（一）会签审核的内容。
1、文件是否必要，观点是否正确、符合实际；
3、文件是否符合法定程序和权限；
数字计量、人名地名、专业术语等是否正确、规范。主送单位、抄送单位、密级、急缓程度，是否符合规定。
（二）会签审核的要求。
1会签科室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违法法律法规和政策的，不得会签；协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报局领导审定。
第四条局内文件会签程序。
（一）需要会签的文稿，经主办科室负责人审核后，由拟稿人负责送相关科室会签。会签科室要认真研究，及时出具会签意见，由会签科室主要负责人签署意见、姓名和时间，并退回主办科室。
（二）会签一般在1个工作日内完成。涉及技术问题和紧急公文须按局领导要求时限完成。确需延长会签时间的，会签科室须及时告知主办科室或公文审核科室，会签时间不得超过3个工作日。
（三）由主办科室送分管领导审核签发。
以局名义制发的文件，由主办科室分管领导签发；分管领导如认为必要或牵涉其他领导分管业务的，须请相关领导会签，会签一般应在1个工作日内完成，如分管领导外出且办文较紧急，则由局长或主持工作的局领导签发。
第六条部门间联合行文的会签程序。
（一）由本局主办的联合行文（编本局文号），由主办科室负责，经有关科室会签，分管领导审签后，送有关部门会签。
（二）其他部门主办的联合行文（编外部门文号），由相关科室审核，送分管领导会签。确须主要负责人会签的，应将会签意见报主要领导审核并会签。会签应在2个工作日内完成。
第七条凡领导已签发的文稿，内容不得随意改动；确有改动必要的，须说明原因并请示签发人批准。
文件管理制度
一、学院的公文均由董事长、党委书记或院长签发。
1、学院对外公文、副处级（含副处级）以上干部的任免和内部重要的行政、财务、资产管理等公文由董事长签发。
2、学院教学、科研、招生、学生管理、后勤服务管理和副处级以下干部的任免等内部公文由院长签发。
3、学院党委的公文由党委书记签发。
二、学院公文拟稿与签发程序：
1、公文拟稿需经学院领导同意或交办。
2、公文内容涉及其他部门和单位的，主办单位或部门在拟稿前应与协办单位商议形成共识。
3、拟稿人对行文的目的与内容要了解清楚，所拟公文要条理清楚、简明严谨、文字规范。
4、拟稿人拟稿后交部门或单位主要负责人审查文稿内容及其表述形式。其内容不得与国家法规、政策、政府有关文件和学院有关规定相抵触。审查完毕签字后转交协办单位负责人会签；会签者无论同意与否，均须用文字明确表述意见。
5、会签后的文稿由分管院领导进行审核，并签署审核意见。
6、分管院领导审核后的文稿由院办公室或党委工作部进行文字与格式审核，并签署审核意见。
7、院办公室或党委工作部审核文稿后按本制度第一条之规定送请有关领导签发。
8、签发后的文稿由学院办公室或党委工作部负责编号、印制、盖章和发送。其格式要符合公文规范；校对由拟稿人负责，做到准确无误。
9、未严格按程序办理的文稿，院办公室或党委工作部不得受理。
三、呈送上级的公文，其文件红线左上方设置文号，右上方打印签发人及其姓名；属于“请示”类文件，须在印鉴与日期的左下方，用括号打印联系人姓名与电话号码。
四、部门公文由各部门拟稿、核稿、校对，由分管院领导审定签发。格式审定和编号由院办公室或党委工作部负责（详见下表）。
注：
1、共产党员和教职工处分类文件，由纪检监察室拟稿，视错误程度和类型分别用纪检监察室、院纪委或院党委、学院的文件公布（通知）。
2、学生处分文件，由学生工作部拟稿，除勒令退学和开除学籍的用学院文件外，其余用学生工作部的名义发文公布（通知）。
3、凡为了规范统一，需用学院函头纸打印下发的资料（文稿），不属此列。
附件2：
一、学院文件资料的制发由办公室统一管理。
二、学院的文件、公函以及院领导交办需印制的资料由文印室办理；各部门需印制文稿的，按《公文签发管理规定》中的程序完成审批后，由院办公室缮印。未按规定程序办理的，文印室不得印制。
三、文印程序：
四、文印室工作人员要加强政治与业务学习，增强职业道德素养，严守文件机密，不断提高文印质量。
五、院办公室要加强对文印室的管理，严格按规定程序办文。
文件管理制度
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
第四条公文的签收
1、凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的"四对口"核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管
1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。
第八条发文的规定
1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党委、厂部下发文件主要用于：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的'决定；
（5）发布有关奖惩决定和通报；
（6）其他有关全厂的重大事项；
3、党委、厂部上行文、外发文主要用于：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
4、在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。
5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。
第十条发文程序规定：
1、各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
6、经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；
8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；
10、经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；
11、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
12、文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
第十五条文件的归档范围：
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；
（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；
（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；
（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2、业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
文件管理制度
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。