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信息化时代医院档案管理措施论文
在现代医疗管理中有一个重要的部分就是档案管理。在当今社会中由于档案管理意识不高和制度缺乏还有管理人才不足导致医院档案管理工作不能更好的实施。这就需要我不断的探索新的途径,信息技术的高速发展为医院档案管理工作带来一把双刃剑,不仅带来挑战也带来福音。本文通过分析医院档案管理的现状,进而探究信息化在管理中的运用。
1.1档案管理人才资源缺乏。
档案管理人员素质是医院档案管理水平的直接影响因素,作为合格的档案管理人员都要经过专业的培训,但是我国的很多档案管理人员都没有接受过专业的培训,从而导致了专业知识严重缺乏以及现代档案管理知识贫乏等问题进而制约了档案信息化建设。这种现状已经无法满足医院和社会的发展要求。
医院档案管理建设中存在的问题还有档案管理意识不高。由于档案管理工作无法直接创造经济效益因此医疗工作是医院管理工作中医院领导层主要的关注点,并且很多医院的档案管理员一般都是兼职,缺乏档案管理的相关专业知识,这些都不能很好的发挥医院档案管理的实质性价值。
目前还有很多医院的档案管理主要依靠人工来对档案进行收集、分类、保存以及查找,这种传统的管理方法的不仅效率较低而且容易出现各种错误或者漏洞,对档案资源的完整性和准确性造成损失。
传统医院档案管理的缺点和不足让我们更加重视信息化的重要性,如何运用信息化的医院档案管理是我们的主要探究。
医院的不断发展导致医院档案管理工作的内容也越来越繁琐复杂,所以建立健全医院档案信息化制度对加强医院档案管理工作的当务之急。医院档案信息化制度不仅需要包括档案收集、保管、开发以及利用等多个层面,而且还要明确档案管理人员的职能、责任和义务,并且应该为档案管理工作制定相应的考核措施和奖惩制度。医院档案管理人员的考核措施和奖惩制度不应该仅重视物质奖励的激励机制,还应该注入人文精神,主要体现以人为本人文思想,从而来调动医院档案管理人员的工作主动性和积极性。
2.2完善基础设施和人才队伍的建设。
由于信息化涉及到计算机硬件和网络还有数据处理、信息发布以及规范、信息安全等,它是一个非常复杂的系统工程,信息化要求同时完善的基础设施和专业的人才队伍才能更好的完善医院档案管理工作。这就要求医院加大资金和所必需的软、硬件投入力度。并且,医院还要加强医院档案管理人才队伍培养建设,要求档案管理人员不仅做到具备丰富的档案管理知识,还要具备较强的计算机信息化基础知识。医院可以和当地高校联合,通过正规的高校教师培训档案管理人员的职业技能和职业素养,不断的学习进步,不断的完善本院的人才队伍建设。
提高医院档案管理的意识是信息化管理模式的重要目标。信息化档案管理模式要求医院档案管理工作人员树立正确的医院档案管理意识,认识到医院档案管理的重要性,明确档案管理不仅关系到医院的发展,而且对病人和社会大众都有一定的影响,对解决医患纠纷,建立医患信任体制,稳定医院发展都有一定的重要的意义。同时还应该让医院领导认识到医院档案管理的重要性,认识到医院档案管理内涵的隐形经济效益,把加强医院档案管理工作提升到重要位置,从而全方位,多层次的推进医院档案管理工作的信息化进程。
2.4提升管理手段,改善服务质量。
信息化的医院档案管理要求纸质的档案和电子存储档案进行结合,通过信息多媒体和网络通信技术这些高新技术手段提供智能服务,结合医院的实际情况和医务工作人员还有患者及其患者家属的需求和习惯,进行总结改革创新,来实现图像检索还有语音检索,改变原来的死板的文献检索,实现跨地域和跨学科还有跨时间的信息需求及其服务,来满足不同层次的医生护士还有患者及其家属的查阅需求。同时可以创造一个网络交流的平台,用于加强交流,发表意见,这也有利于加强医患之间,医生与医院之间,患者与档案管理者之间,还有患者与医院之间的'信息交流,同时都可以发挥自己的看法,提出自己的意见不仅可以健全医院档案管理工作,而且可以提升医院的服务进而提升医院的品牌,推动医院的不断发展。
结语。
当今社会是一个倡导可持续发展的社会,医院的发展也离不开可持续发展。在信息和科技高速发展的今天,信息化管理的应用越来越广泛,也越来越被人们接受。信息化的方便性,人性化还有快速化和智能化,让医院档案管理工作不断的完善不断的发展,从而助推医院的发展,为医院间接的带来经济效益。因此我们应该认识到医院档案管理工作的不足,扫清发展信息化医院档案管理工作的绊脚石,不断的提升医院档案管理工作的人才培养和基础设施建设,完善信息化的医院档案管理工作体制,创新医院管理工作的手段,加强医院档案管理意识,从而更好的实现信息化的档案管理体制,更好的为社会服务,更好的推进医院发展。
参考文献:
[4]陈敏,刘喻.依托一体化信息平台实现医疗服务能力的不断提升[i].中国医院.
[5]许夫杰.医院信息化在医院管理中的重要性[i].中国科技博览.
基层档案管理的信息化建设论文
自2000年1月最高人民检察院作出了《关于在大中城市加快科技强检步伐的决定》以来,全国已有134个分市检察院建成局域网,234个区县检察院已经建网,联入各级检察机关局域网的计算机超过1.3万台,全国检察机关信息化建设总投资3亿元以上,标志着全国检察机关的信息化建设全面启动。韩杼滨检察长在讲话中指出即将到来的新世纪是一个信息时代,我们一定要适应社会发展和科技进步的需要,真正把科技强检工作特别是检察机关信息化建设摆在更加重要的位置,力争在较短时间内把检察机关的信息化建设推进到一个新的阶段。在此,笔者就基层检察院信息化建设浅谈一下自己的看法。
检察机关中部分领导和干警在思想观念中存在着只须懂法就足以胜任检察工作的偏见,对信息化的了解也仅限于信息化就是用微机打字、信息化就是上因特网,对信息化范围、信息化开展的意义认识不足,还未真正意识到信息化建设对检察工作有着巨大推动作用。因此各别检察机关出现了阻碍科学技术与办案结合的不利因素,缺乏依靠科技进步的内在动力,对于如何把信息技术运用到检察工作中来、如何用信息化促进检察工作的跨越式发展,研究较少,重视不够。这种状况已成为检察机关加快信息化进程,推动办公、办案现代化发展的瓶颈,与当前形势发展和检察工作的任务需求极不相应,这些都制约了检察工作的与时俱进,全面开展。
检察机关信息化建设工作存在最突出的问题,就是严重缺乏信息技术人才。从目前来看,检察机关的工作人员在过去所接受的教育(-雪风网络xfhttp教育网)中几乎不存在信息技术知识,而专门的技术人员又大多为法医、会计、痕检、摄像等传统技术型工作人员,因此对于信息技术这门科技含量很高的综合技术,显得束手无策,很难提出一个长远的发展规划、很难得心应手地组织建设信息化建设。对于有一些信息化建设的基层检察院,又由于人才缺乏,先进的信息化设备不能使用或不能充分地发挥作用,使信息化建设的成果成为摆设。因此在没有一支高水平的信息化技术人才队伍的前提下,检察信息化建设对某些院而言简直是一种神话或资金上的严重浪费。
信息化建设是一项高技术、高投入、高效能的现代化基础建设,必须要有足够的.建设经费作保证。它所涉及的硬件设备、软件系统都需要大量的资金来购置。以一个基层院为例,建设一个由一台服务器,20台终端微机组成的小型局型网,购置网络办公办案系统、多媒体示证系统、举报自动受理系统、审讯监控系统审统,这几项建设资金投入就得在50万元以上。根据最高人民检察院关于信息化建设经费应由财政分级负担的原则,因此建设经费应由各级地方政府专项划拔。然而地方财政或专门人民检察院所依赖的经费划拨部门却往往因为各种原因,不能保障和支持检察机关的信息化建设。因此检察机关在信息化建设上只能是等米下锅,信息化建设得不到有效保障。
(一)加强领导、高度重视信息化建设。
信息科学技术是当今现代化最显著的标志和最先进生产力的代表,对社会的。
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新时期医院档案管理的信息化建设论文
目前,全世界的人们都生活在一个信息时代,信息化已经成为全世界社会发展和进步的一个主要趋势,与此同时,作为一种极其重要的战略资源,信息资源的利用价值和重要性也日渐凸显出来。当前,随着时代的进步,传统的人事档案管理的方法已经脱离了时代的潮流,因此,变革和创新是十分有必要的,这样可以不断地提高人事档案管理的效率,也有利于实现资源的共享以及信息的数据化,保障信息的安全,使得人事档案管理人员的服务意识得到进一步地增强。
1、有利于实现人事档案现代化管理。
如今我们正处于信息时代,各类信息资源急剧增加,而信息资源的价值也显得尤为重要,因此,实现人事档案的信息化管理,是一项迫在眉睫的任务。因此,我们要顺应时代潮流,逐步实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变,进而提高人事档案管理工作的效率。
2、有利于实现人事档案信息资源的共享。
在二十一世纪这个信息瞬息万变的时代,信息资源,这一各国必不可少战略资源。因此,不断加强人事档案管理的信息化建设,有助于实现信息资源的共享,从而促进经济和社会的快速发展,推动我国早日实现中华民族的伟大复兴。
3、有利于开发和利用档案资源。
为人事工作服务是人事档案存在的目的和意义,因此,为了满足当今时代对档案工作的各种需求,必须开发和建设多层次、立体化、全方位的人事档案资源管理模式。随着计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用,信息化管理模式逐渐诞生,这一模式大大提高了档案信息资源的开发和利用效率,从而极大地促进了经济的发展和社会的进步。
4、有利于方便对人事档案信息的查阅。
所谓人事档案管理信息化,就是利用计算机整合、收集和管理纸质的档案信息以及馆藏的'资料,这使得传统的档案管理方式转变为现在的数字化和电子化的全新的方式,因此,人们平时可以更加便捷地查阅资料,而资料的利用价值也将变得更高,从而使得人事档案管理的效率的到提高。
1、档案管理人员的综合素质较低。
人事档案管理人员在档案管理中十分重要,他们的素质的高低直接影响了档案管理的质量。但是,在目前的人事档案管理中,高素质的人员十分缺乏,这就使得人事档案信息化管理存在一些问题,制约其发展。
2、信息化建设中的基础化设施配备不完善。
在进行人事档案的信息化建设的过程中,不但要掌握足够的信息资源,优质的硬件设施也是必不可少的,例如:扫描仪、计算机等,拥有良好的硬件设施是保证档案信息化管理的一个重要保证,然而,在实际的档案管理信息化建设中,技术设施都不完善,这就很大程度上制约了档案管理信息化建设的进行。
3、缺乏统一规范的信息化管理标准。
任何事都要有一个标准,认识档案信息化建设也不例外,在实际工作中一定要有一定的参考标准,这样才能提高工作效率和工作质量。但是在具体的档案管理工作中,大多数单位都是考虑自身的利益,在管理中没有一个统一的规范标准,这就造成了档案信息网络不通畅,不能够实现档案资源的共享。
1、提高工作人员整体素质。
针对目前档案管理人员整体素质偏低这一状况,首先,要对他们进行专业的技能培训,使他们能够熟练地掌握在工作中使用的必要技能,并且树立他们的意识,使他们端正工作态度,积极地去工作。另外,还可以适当地调整档案管理人员的薪资,这样一来就可以使那些高素质的人员愿意投身到档案管理工作中。
2、配备先进的技术设备。
先进的技术设备对于人事档案信息化管理至关重要,它是信息化管理的基础,也是开发和利用信息资源的基本条件,更是档案信息传输和共享的主要媒介。所以,档案管理信息化建设就一定要购买先进的技术设备,建立一套完整的网络信息管理体系,从而使档案管理信息化的工作效率得到进一步的提高。
3、统一信息化管理标准。
标准对于做任何事情来说都很重要,所以在档案管理中要根据实际情况制定一个统一的标准,这个标准一定要客观合理化,这样就可以使它成为工作人员奋斗的目标,从而提高员工工作效率,进而实现人事档案管理的信息化建设。
4、提高人事档案管理工作的服务水平。
进行人事档案管理就是为了更好地满足于人们对档案资料的需求,所以要不断地提高管理人员的服务质量。这就需要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工,并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存储,然后通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流,这样就可以满足人们对人事档案信息的各种需求,从而也实现了档案管理的真正目的。
四、结语。
总而言之,新时期人事档案工作的重心就是实现其信息化管理。所以这就要求档案管理人员顺应时代的发展,要认识到信息化的重要性,不断地提高自身的专业知识,在工作中尽职尽责。单位也要重视档案的管理,提高硬件设备,只有硬件设施和软件设施都提高了,那么档案管理信息化建设的水平才能不断地提升。
参考文献。
[1]扈妍珺.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[j].工会论坛,(03).
[2]孙冬云.人事档案管理信息化的对策研究[j].信息技术,(05).
[4]王艳.关于人事档案信息化建设问题探析[j].民营科技,2014(01).
信息化时代医院档案管理措施论文
摘要:本文以档案管理中信息化为研究对象,首先,界定和探讨档案管理信息化的内涵及特点;其次,阐述了档案管理信息化管理的必要性和重要性;再次,论述当前档案管理信息化过程存在的问题;最后,针对当前档案管理信息化存在的问题提出了改善措施或者对策。
关键词:档案管理;信息化;浅析。
0引言。
信息化技术给管理带来了深刻的变革,积极转变管理模式,提升管理效率。
信息化在人们日常生活、工作、学习等方面产生了积极的影响,推动着科技、社会、经济极大的发展。
信息化时代医院档案管理措施论文
第一,目前医院的档案管理基础设施存在缺陷。我国大部分医院注重医院的技术和业务,忽视医院的档案管理,因此档案管理的信息化建设缺乏。例如,网络技术的缺失、计算机的信息处理等基础设施水平较低,难以发挥出档案管理的功能;第二,医院档案管理缺乏规范的制度,没有明确管理的规范和管理的范围,导致医院档案信息化管理没有完善的体制、明确的职责分工以及机制不健全;第三,医院档案管理的人员大多缺乏专业的管理知识和经验,很少有信息化的建设人员。档案管理的工作人员年龄偏大,结构老化,同时缺乏专业的档案管理知识,影响了医院档案管理工作的质量和效率。
1.管理理念与管理制度的创新。
信息技术快速发展,信息化技术在医院档案管理中的应用,能够提高档案管理的质量,更好的发挥服务作用。医院要重视档案管理,改变传统观念,实现档案管理方式的多样化。档案管理过程中,首先,要促进人力资源的管理,构建完善的员工评价制度,激励员工的工作积极性和创造性,营造良好的管理工作氛围;其次,建立可行的、规范性的管理制度,确保医院档案管理工作的统一性、标准化.制定档案管理的规章制度时,要结合医院的实际情况,以及医院的未来规划,对档案管理的规章制度进行改善和优化;最后,医院档案的管理中,要鼓励信息化管理,以电子记录代替纸质记录,提升档案管理的质量。
2.档案管理的服务特色与手段创新。
档案管理是医院管理中的重要内容,是服务医院的重要手段,在档案管理信息化建设中要凸显出其服务职能。档案管理要真实、全面的记录信息,医院各部门之间要相互合作,提升档案信息的准确性。信息技术的使用能够提升医院档案管理的质量,提高档案管理的效率。另外,档案管理工作还可以借助信息技术进行档案信息的完善、更新以及保护。文件档案信息的管理中,完善文件档案的结构,统一对文件信息进行整理和利用,利用信息技术构建档案数据库,利用扫描等技术将档案信息录入到数据库中,同时医院负责人以及医务人员可根据不同的`权限进行档案的查阅。
3.提高管理人员的创新意识。
档案管理的信息化建设离不开档案管理的工作人员,因此要提高管理人员的创新意识。在提升档案管理创新性建设的同时,要对管理人员的专业技术和素质进行创新。首先,医院以及相关政府部门要加强档案管理人员的技能培训,宣传档案管理的重要性,促进管理人员提升自己的综合素养和专业技能;其次,引进网络技术以及计算机等设备和技术,为管理人员提供实际操作能力的再教育机会,促进管理人员信息化技术的应用,提高管理的效率;最后,管理人员要积极学习先进的档案管理知识,提升创新意识。
信息化时代医院档案管理措施论文
摘要:随着改革开放进入攻坚阶段,很多行业的产业结构调整和转型升级正在如火如荼的进行,我国的医疗行业也是如此。在社会主义建设的新时期,医院的人事档案管理面临着很多机遇和挑战,信息化时代的到来要求人事档案管理的手段也要走上信息化管理的道路,提高人事档案管理和服务的效率,本文从医院人事档案管理信息化的现状出发,在此基础上提出了相关的解决策略。
关键词:医院;人事档案;信息化。
人事档案工作是所有单位的人事信息集中地,人事档案管理工作和企业的经济效益没有直接关系,就因为这一点,医院的管理层对人事档案工作的制度建设和模式创新等方面不太重视,并且现行的人事档案管理工作存在着很多的弊端。所以,必须要加大管理改革的力度,优化医院的人事管理水平,促进单位内的人才合理调配,发挥应有的作用。
信息化时代医院档案管理措施论文
大数据时代,通过档案信息化工作的持续开展,将让档案信息资源的保管更为到位,同时也能够使档案管理工作的模式有了更多的选择,尤其关键的是,此项工作的推进将让档案信息资源的利用效率以及利用频率得到大幅度的提升。为此,文章将从大数据时代给档案管理信息化建设带来的机遇入手,对大数据时代如何促进档案管理信息化建设进行研究与探讨。
在当前的时代,大数据技术的出现以及广泛应用,让社会的各个领域发生了显著的变化。对于档案管理工作来说,通过对大数据技术的重视和应用,将让传统的档案管理工作得到系统的优化,进而让档案信息资源的利用价值得到显著的提高,具体表现为:(1)借助对大数据技术的引入和应用,能够确保档案管理工作实现高效运行,当网络技术以及各类新型档案管理软件被应用到档案管理工作领域之后,将让以往依赖于人工处理的归档、建档工作实现升级,进而带来全方位的工作效率提高,这样也确保了档案管理工作的效率以及质量。(2)大数据时代推动了传统档案管理工作的精准性,档案管理工作涉及到对海量档案信息资源的保管、应用与开发,人工处理的模式极易导致在这一过程之中产生舛误,而借助大数据技术的应用,将提升工作精度,使得档案信息资源的检索、利用以及开发等工作内容得到了信度层面的保障。(3)大数据时代为档案的保存和传播的带来了革命性的影响。传统的纸质档案的保存寿命不长久,大数据时代实现了信息和载体的分离,利用人类先进的计算机存储系统、芯片、云存储等,可以极大的提高存储的容量,而且,档案的复制极为方便,同一份档案可以进行多次复制存储,防止了档案资源的流失,可以实现永久存储,促进了人类智慧的长久保存于与传播。总之,大数据时代的到来,给档案管理带来了极大的机遇和便利,应积极促进档案管理的信息化建设。
二、大数据时代档案信息化建设的实施。
在大数据时代,档案信息化建设工作需要打造信息化档案管理工作理念,创设信息化档案管理数字平台,注重基础设施建设工作,提升档案管理人员素质水平,科学设定岗位责任。
档案管理机构的负责人不得对大数据时代对档案管理工作的影响熟视无睹,而是应当积极进行管理理念的创新,看到大数据技术对传统档案管理工作的革新意义所在;档案管理工作人员应当意识到大数据时代到来对自身工作模式所带来的一系列改变,进而在日常工作中有意识地提升自身的信息技术手段应用水平,主动去接触和了解大数据技术的内涵,以便能够通过对自身信息技术应用水平的提高,真正为档案管理工作的信息化建设进程贡献出个体的一份力量。
为了将大数据技术所具备的技术优势真正地应用和体现于档案管理工作领域,这便要求档案管理机构要积极致力于对信息化档案管理数字平台的创设,如此将实现对档案信息资源的网络平台化综合管理,而且亦能够让档案管理工作获得良好的信息化建设氛围。不过在搭建平台过程之中,档案管理机构不能盲目地贪大求全,而是应当立足于自身的工作实际需要以及自身所掌握的`资源,从而以此为根基,循序渐进地实现对平台的搭建和完善。在平台搭建完成之后,应当创设档案信息资源查询链接,如此将让档案信息资源的查找与利用工作更为高效、便捷,也能够让档案信息资源同其它信息资源的类型得到有效地区分。
3.注重基础设施建设工作。
为了真正能够实现档案信息资源的信息化建设,这便要求档案管理机构应当注重基础设施的投入,具体应当做到下述几点:第一,要通过调研工作,了解到市场上哪些设备对于档案管理工作是必需的,由此将之加入到自身的硬件采购计划之中,以便能够确保信息化建设工作得到充足的硬件条件保障;第二,档案管理机构应当为工作人员提供信息化水平培训与进修机会,并将之纳入到部门绩效考核范畴之中,以此来促进工作人员能够主动实现对自身信息化应用水平的提高。
4.提升档案管理人员素质水平。
大数据时代,档案管理面临着巨大的变革,要想落实信息化建设,必须要不断提升档案管理人员的素质水平。具体而言,首先需要加强外部优秀人才的引进,信息化建设需要的专业的信息技术人才,应当加强这方面人才的引进于培养工作。其次需要加强在岗人员专业技能培训,对老员工加强信息技术培训工作,对新员工加强档案技能培训工作。最后,需要加强对档案从业人员的爱岗敬业意识教育,要鼓励他们调整心态、更新观念,创新档案管理模式,加强自身潜力开发,让档案管理工作更好地服务于单位发展。
5.科学设定岗位责任。
考虑到网络技术给社会公众带来生活便利的同时,亦会因系统漏洞以及骇客等问题造成信息资源的破坏。因此,档案管理机构在践行信息化建设工作的同时,必须科学地设定岗位责任,以便让工作人员能够在日常工作中获得明确的工作职责指引,同时,要明确规定日常网络管理安全细则,以便能够让工作人员能够严格按照规范的流程进行操作,避免因工作人员疏忽大意而造成档案信息资源受到破坏。
三、结语。
以上,我们对大数据时代档案管理信息化的方式展开了研究。在新的历史发展时期,档案工作人员必须要紧跟时代发展步伐,关注科技创新,积极完成档案管理信息化技术的创新,从而带动档案管理水平的提升,实现档案管理的新突破,为档案管理事业贡献力量。
参考文献:
[5]徐海燕.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[j].文存阅刊,(9).
[6]宋刚.档案管理信息化建设存在的问题和对策研究[j].办公室业务,2018(3).
信息化时代医院档案管理措施论文
摘要:信息化的社会背景带来会计工作方式的转变,传统的手工会计在信息化的会计融入中逐渐被取代。会计信息化使得财务核算更简单,流程更清晰,降低会计工作强度与难度,提升会计工作效率。但是其也不可避免地存在部分问题,值得我们重视。本文主要选取医院为研究对象,探讨其会计信息化的既存问题并提出应对措施,以期更好地指导医院会计工作开展。
关键词:医院会计;信息化;问题分析;措施探讨。
1医院会计信息化的既存问题分析。
1.1医院缺乏对会计信息化的重视。
对会计信息化关注不多,思想上不重视是多数医院会计信息化推进过程中遇到的主要障碍。思想上的不重视体现为医院部门之间没有达成会计信息化的共识,缺乏自上而下的完整信息链条,会计信息建设更多的是财务的事情,科室缺乏应用关注与支持。会计信息化操作不熟练,出现错报及漏报的情况,影响会计信息的真实性,使得其决策指导作用无法发挥。会计信息化难以实现医院各部门及各科室的覆盖。此外多数医院管理层忽视会计信息化建设,过多的资金被用于医院医疗硬件的投资引进,而忽视了财务部门会计信息化系统的采购与配备,财务部门只是购买简单的总账与报表模板,技术设备也没有随着时代的发展不断更新完善,会计信息化的实效难以发挥,更多地是简单记账与算账。而会计信息化具有的财务管理、财务分析及财务决策优势无法得到发挥。
1.2医院缺乏复合创新型会计人才。
会计信息化的开展必须以专业人才为基础。而专业人才不仅要具备专业的操作技术,更要熟悉财务流程,熟悉财务知识,有一定的工作经验和工作责任心。具体就医院来说,要想确保会计信息化的正常高效运转,必须以系统的财务软件为支撑,除了财务系统软件外更需要配备专业的管理操作人才,因为财务软件的系统性及医院会计工作的复杂性,操作管理人才更倾向于复合型人才,既需要掌握数据分析技术,也能维护系统并能有效操作。而多数医院的会计人员是原来的手工会计操作人员,会计信息操作缺乏规范。而一些医院为了提升设备使用率,也降低设备成本投入,会自主研发会计信息软件,但是自主研发人才缺乏。因此医院缺乏复合创新型人才也是会计信息化建设中的既存问题。
1.3会计信息化建设执行力不足。
思想指导行动,但是多数医院虽然思想上重视但是贯彻执行不到位。会计信息化建设难以持续推进。也使得管理上问题频出。会计信息化最大的威胁就是网上泄密和网上的恶意攻击。信息安全为题成为社会关注的焦点。此外我国会计信息化起步晚,发展慢,多数医院会计信息化属于尝试摸索阶段,对应的安全基础十分薄弱,会计信息化管理必然存在问题,手工与计算机操作长期并存,也带来会计工作量的增加。也使得医院会计信息化建设迟迟无法推进,也影响了其推广的实效性。
新时期医院档案管理的信息化建设论文
医院档案具有种类多、数量大的特点。医院档案管理工作是一项繁重、系统的工作。借助计算机进行信息化管理,能够帮助档案管理人员迅速检索目录、统计各种数据。它的速度与效果远远超乎人的意料。并且,这种管理方式大大提高了数据的准确性,减少了人工工作量,缩短了工作时间。同时,通过信息化管理实现信息资源共享,减少了医患矛盾。总之,医院档案管理的信息化能够提高档案管理水平与效率,从而更好地服务于医院的建设与发展。
2.2有利于保护珍贵的档案文件资料。
在传统的档案管理中,大多是采用人工手工劳动,进行繁琐的文件归档。这就要花去大量的时间与精力。信息化管理的出现则弥补了这一缺陷,实现了档案资料的分类整理与系统调整。同时避免了档案原件被反复地直接使用、借阅等,造成档案原件的破损,甚至丢失等。比如在医院建设与发展过程中,有一些文字、照片等方面的资料。将这些资料通过信息技术进行电子扫描,以电子档的形式进行保存。这样就可以有效地保护档案文件。特别是对一些珍贵的疑难病例医学档案,可以将原件放在病案室保存,而将电子扫描后的电子档案应用于教研、医疗、科研等各种活动中。
2.3有助于整合与共享档案信息资源。
档案信息的系统性、有效性与共享性是档案资源整合的表现。档案信息资源整合的最终目的在于进一步扩大使用范围,实现资源的共享。过去在医院的不同部门、不同科室中,想要随时查阅相关档案有一定的难度。然而自医院档案实行信息化管理之后,整个医院实行统一联网。这就为随时调阅相关档案带来了方便。与档案文件相比,电子档案具有独特的优势:它的应用程度与使用范围更广;可以保证医院各部门、各科室随时按需浏览,提高了档案原件的利用率。同时,还要充分利用互联网,通过网页导航与下拉列表,像各用户介绍档案的利用,最大可能地实现资源共享。
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信息化时代医院档案管理措施论文
医院文书档案肩负着医院重要活动、重大事件原始资料收集、记载以及各级公文转递、分类、归档等工作,是医院管理的有效凭证。同时,对医院的文书档案进行科学化的管理,能有效提高医院的管理水平,有利于医院可持续发展。然而,目前大部分医院对文书档案管理重视程度仍不够高,且在管理工作方面仍存在一些严重的问题需要有待解决。
1、领导重视程度不够高,档案管理者意识淡薄。
医院大部分领导认为,医院只要做好教学、科研等方面工作,就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为,医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响,且在文书档案收集、整理方面,增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此,在文书档案管理方面,医院投入经费较少,设备陈旧,严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够,导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识,在他们看来,医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已,无任何技术含量。
2、档案管理人员素质低。
目前,多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而,医院办公室人员由于工作比较忙,加之没有足够的精力和时间来管理文书档案,致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言,由于自身并非专业性管理人才,且学历水平低,相关专业知识、技能欠缺,因而不具备档案管理工作的基本素养,进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时,医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少,致使档案管理者思想较为传统,依旧停留在以往的管理模式上,且法律意识不高,不能满足新时代发展的需要。
3、无健全的文书档案管理制度。
目前,我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而,由于以往档案设置管理存在一些严重的问题,导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面,这种管理方式对档案的综合利用开发造成了严重的`影响,出现管理松散、档案使用率低等现象,这种现象致使医院各部门之间相互推诿,不利于医院对文书档案的管理。
二、改进措施。
医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用,故医院领导应特别重视文书档案管理工作,尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性,进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时,医院管理人员要充分重视文书档案管理者,如此方能增强医院的文书档案管理工作,并有助于完善医院文书档案管理制度。另外,要贯彻落实医院文书档案管理制度,以促进医院文书档案管理的规范性、标准性,进而有利于提高文书档案管理水平。另外,医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中,因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平,同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理,便于相关管理人员资料查询的同时,还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此,医院档案管理者要提高自身的服务意识,坚持做好文书档案收集、整理、归档工作,便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。
想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率,并充分提高医院的社会效益、经济效益,就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平,而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度,并充分做好文书档案管理方面的工作,这有利于促进医院的发展,具有非常重要的作用。同时,档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响,因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目,进而有助于提高其综合素质和专业技能,使医院档案管理者适应新时代的管理方法,能运用电子技术对医院文书档案进行管理,以提高其档案管理工作的质量和效率,有助于促进医院不断发展。
档案管理制度内容较为广泛,如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度,这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性,因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前,多数档案管理机构并不是设立独立的科室,因而在文书档案管理方面没有自主权,大多数处于被动状态。
三、结语。
各医院应加快标准化建设步伐,积极努力创造条件,除此之外,还需要国家档案主管部门的大力支持,使医院档案标准化建设更上一个台阶,以顺应时代发展的步伐。
作者:刘学单位:浏阳市妇幼保健院党政办。
高校档案管理信息化建设路径论文
高校的人事档案管理一直是人事管理的一项重要工作,因为人事档案包含有个人身份、学历、资历等方面的证据。在实际人事管理中,人事档案的作用通常通过个人工资待遇、社会劳动保障组织关系等方面表现出来。人事档案不仅仅是个人发展轨迹的官方表述,更是国家对于个人动态信息的正式认可,受到法律保护,具有法律效用。6月,随着机关事业单位基本工资标准的上调、个人养老保险和职业年金的代扣预留,全国机关事业单位养老保险制度改革正式启动。由于此次改革前的工作时间视同养老保险的缴费年限,因此,人事档案对工作履历及工作年限的证据作用更是得到空前凸显,对人事档案的发掘和利用也将变成人事管理新的常规工作。随着人事管理及社会保障部门对职工人事档案信息的共享需求与日俱增,现代信息技术对社会各行业无孔不入地渗透,利用现代信息技术手段管理高校人事档案,是信息技术在人事管理领域的延伸,对高校人事档案价值的发掘和利用有着重大意义。正因如此,人事档案信息化管理已经成为人事档案管理工作的必然趋势。
一、人事档案信息化管理的内涵和历史沿革。
人事档案信息化是在组织人事部门的统一规划和组织下,在人事档案管理活动中应用现代信息技术,对人事档案信息资源进行组织、管理和提供利用,做好人才信息基础保障工作,是运用现代信息技术管理人事档案的过程。对高校干部人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,以实现高校干部人事档案纸质与数据格式的并存,根据需要实现纸质与屏幕的人事档案查阅,进而完全实现高校干部人事档案管理的科学化、信息化和网络化。
在人事档案信息化发展过程中,大致经历了以下几个阶段:
第一阶段是单机检索。20世纪80年代,一些企业和事业单位开始利用计算机管理本部门的职工信息,建立起一个个以单机为处理工具的人事档案信息检索系统。大多采用dbase、basic、c、foxpro等语言作为编程工具,在dos操作系统下运行。这一时期的信息管理系统管理的数据简单,没有统一的格式,检索内容单一,数据处理能力有限,通用性差,但推进人事档案管理软件的普及应用积累了宝贵的经验。
第二阶段是20世纪末期,单机与局域网相结合的管理系统。系统开发工具主要有visulfoxpro、powerbuilder和大型数据库管理系统oracle、sybase等,操作系统平台为windows、unix、linux等,并建立了统一的数据格式标准和其它技术标准,为后来人事档案信息数据的交换和管理软件的共享奠定了坚实的基础。由于网络技术的推广,推动了人事档案信息管理系统服务范围和服务水平的提高。
第三阶段是20世纪末至今。由于档案信息化的推动,各单位和机构开始开发和应用人事档案信息管理系统来管理人事档案。从当前主要应用来看,人事档案信息管理系统,采用基于b/s模式的全文数据库居多,这使得人事档案管理信息系统的开放性、扩展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是,如何利用internet技术进行ca认证并提供远程服务以及人事档案信息管理系统的共享方面还有大量工作要做。
纵观近年来国内应用较多的人事档案信息管理系统,越来越符合当代人事档案信息化管理的需求,其功能也越来越完善,这不仅提高了管理效率,而且优化了人力资源配置。
二、人事档案信息管理中需要协调的几组关系。
改善干部人事档案管理的方式,主要应从两个方面入手,一是针对干部人事档案管理的流程进行重新的界定,以确保干部人事档案管理的流程化、制度化;另一方面则是针对干部人事档案管理,应将先进的管理技术引入到其中,以提高干部人事档案管理的效率。人事档案信息化为人事档案管理提供了新的途径和方法,对提高人事档案管理效率大有裨益。当然,信息化过程对人事档案管理也存在着潜在的风险。如何将现代化的信息技术应用于人事档案管理,必须协调好以下几对关系:
1、实用性与规范性。
实用性是指在人事档案管理信息化过程中注重切实解决客观存在的问题,并能在实践中产生积极效果。一方面要在引入信息管理系统后,人事档案的管理效率得以大大提高,另一方面要保证人事档案信息的安全性,考虑到人事档案的隐私权。人事档案信息系统设计要在实用性基础上,引进it行业的人才和技术,结合本单位财力与技术基础,采取合作开发或引进方式,避免低水平重复建设。
规范性是指人事档案信息化建设所建立的系统需要符合行业规范。以《全国组织干部人事管理信息系统》、《信息结构体系》为例,它是为实现干部信息的规范化及全国范围内的信息共享,按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的,不仅具有较高的标准化、规范化程度,而且具有总揽全局的权威性。在信息化过程中,文本文件、图像文件、扫描文件、声音文件等的采集与管理都应遵循《电子文件归档与管理规范》(gb/t,8894-)所规定的格式,以减少转换与重新制定的难度,同时也是人事档案信息化规范性的客观要求。
2、安全性与开放性。
为了防止将人事档案信息泄露给无关用户,必然要对人事档案中的隐私信息加以严密保护。在信息化过程中,加强对人事档案方面的电子文件的管理与审核,通过技术手段来达到保密的目的。同时,还要确保网络的安全性,做到人事档案信息管理系统与互联网+对公共信息网实行物理隔离,涉密及隐私档案信息不能存储在与公共信息网相连的信息设备上,更不能储存在公共信息网的服务器上,能够建立人事档案专网则是最理想的选择。
建立人事档案信息管理系统,很大程度上是为了科学管理和优质服务,这就决定了人事档案信息开放的必然性。长期以来,人们一直习惯地认为人事档案属于保密内容,除了负责收集和保管人事档案的管理者能接触到人事档案外,其他人包括档案当事人是不能接触到人事档案的。在当代条件下,人事劳动关系由行政隶属关系转变为平等的契约关系,人事档案的管理权、处置权也从完全交给用人单位转变为用人单位和个人共同管理。
人事档案作为当事人“德、能、勤、绩、廉”的客观记录,部分信息也变得公开透明,信息开放已成为时代的必然趋势,尤其是对高校专业技术人员而言,他们在专业上的学术水平、学术成就、个人简介等基本信息都已完全公开,对用人单位和各级部门做到“知人善任”起到了至关重要的作用。当然,这种档案信息的开放并不是对所有人都无限制的开放,是在保证当事人隐私不被泄露的条件下的有限开放。
三、人事档案信息管理系统的需求分析与设计。
1、需求分析。
人事档案信息管理系统功能需求是指人事档案管理系统在面向实际应用时所应具备的各种功能。开发一套人事档案管理系统并非一朝一夕之事,如果功能设计存在缺陷,将浪费大量人力、物力和财力。因此,和其它软件产品一样,人事档案管理系统的功能需求分析是第一位的,是人事管理信息系统的核心,也是解决用户客观问题的关键。人事管理系统的功能一般分为基本功能和拓展功能,基本功能是人事档案管理系统中必备的功能,拓展功能则是人事档案管理信息系统设计过程中,根据实际需要添加的功能,以辅助人事档案信息的管理。
2、功能设计。
一般而言,定制开发一套人事档案管理系统的初衷是基于互联网平台,将学校的日常管理、人员管理、人员考核、信息统计等工作集于一体,将教职工人事档案中的基本信息、工作履历、职称评审、职务晋升、年度考核、奖惩管理等信息进行电子化,并上传到网络管理系统,避免每次查询纸质人事档案这种低级重复的体力劳动,这将极大地提高管理部门服务师生的'效率。设计的系统一般应有两种不同权限的用户,分别为管理员和普通用户。管理员(人事部门工作人员)具有全局信息审核和修改的权限,普通用户(教职工)只具有修改个人信息的权限。系统所有用户都从统一界面登录,普通用户可以用个人身份证号码作为用户名,初始密码由系统统一设置为身份证号码最后六位,首次登录后要求自行修改初始密码。如图1所示:
登录系统后,应该将系统的主要功能清晰地呈现在教职工面前。根据用户需求设计出来的系统,一般来说,主要功能应包含机构管理、岗位设置、人员管理、人员变动、职称评审、培训进修、年度考核、合同管理、请假管理、档案管理、文件管理、信息统计、报表管理等模块,如图2所示:
点击进入系统首页后,通过事务提醒、通知公告等功能区,除了向教职工展示相关信息及通知外,还具有温馨提示等功能,只要教职工用户登录即可收到系统弹出的信息及提示。机构管理主要是用于校内机构的增加、撤并、更名等工作。岗位设置模块则可以将学校的岗位设置情况,如各岗位等级的总数、结构比例、竞聘条件等信息集成到系统中,在新一轮的岗位聘任工作开展时,让教职工登录系统进行相关电子表格的填写和提交。
人员管理模块则将全校职工根据人员状态分为在职人员、离休人员、退休人员、离职人员、死亡人员等类型分别管理。人员变动模块则用于处理平时校内人员的增加、减少、调动等业务,对于相关工作的档案材料电子化,重要档案信息则进行纸质打印归档,使管理部门在相当长一段时期内的工作得到延续和完善。职称评审和培训进修模块主要用于教师的专业技术职务评审以及教学科研水平的提升培训。年度考核是人事管理部门重要工作之一,每年让教职工填写大同小异的纸质表格不仅费时,而且各年度的个人基本信息可能被误填,引起教职工反感,通过此模块功能,教职工只需改动少量信息即可自动生成年度考核表,打印成功后只需签名确认即可,人性化的功能设计,省时省力。
合同管理模块主要用于对每位教职工,尤其是学校的教学科研骨干人才的合同管理,比如待遇信息、服务年限等,新引进的人才可以快速查阅参照,即将离职的人员可以快速计算出合同履约金额,所有这些工作的完成几乎是自动化的,在无异议的情况下,一般不需费时费力地翻阅纸质文本合同。档案管理模块极其重要,教职工个人档案除了纸质版外,该系统内的职工个人档案电子版具有同样准确的信息。除了平时调阅档案之用外,还可在该系统中新增电子档案,再纸质化并存档,同时对职工档案进行动态管理,如哪些员工的档案在校,哪些被调阅或调出等,只需在系统查询栏输入姓名,即可快速知晓职工的档案保存状态及具体内容。
请假管理、文件管理、信息统计、报表管理是方便教职工查询学校相关政策文件,对学校的基本数据有常规性的了解,对日常用到的报表进行自动生成,既有利于让教职工动态掌握学校相关政策的变化,又有利于更好地服务广大师生。
总体来说,高校人事档案管理工作任务繁重,而且对教职工影响极其深远。借助现代信息技术手段对高校人事档案管理工作进行信息化管理,提供科学、规范、人性化的管理与服务,对学校及至整个教育事业的发展都是极具重要意义的。
参考文献。
[1]朱玉媛,周耀林.人事档案管理原理与方法[m].武汉:武汉大学出版社,:93。
档案管理软件谈档案信息化建设的论文
我公司为全面提高档案工作管理水平适应数字档案管理的需要更好地为单位各项工作服务笔者所在的单位通过了湖北省档案工作规范管理“aaa”级评审。我们以达标升级为契机我们使用清华紫光档案管理软件开发建立了档案数据库提高公司档案信息化管理水平。
(一)利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件,首先要做的是将纸质档案进行扫描,转换dpf电子文件,然后挂接入库,以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同,除了入档案数据外,我们还可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,vcd、dvd光碟、小容量的闪存u盘,大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且储存时间长,受外部环境影响小,不易损坏。
(二)极大地提高管理人员的工作效率。
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来,可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立oa系统或类似系统及其接口,这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能;各部门文书人员可以通过使用文件管理功能,将文件录入(转入)文件库;文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中,需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。
(三)档案提供利用更加方便。我公司专职档案人员有3人,每个人分管的档案都不相同,一旦需要查找不在自己负责范围内又未进档案数据库的档案时,需要花费很长的时间,必须从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据卷号再去库房查找,费时、费力。档案进行数字化管理后,专职档案人员无论是自己负责的档案,还是他人负责的档案,可以实现即时查询,档案人员选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息,极大地减轻了档案人员的负担。另外对借阅档案者,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。
用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进行检索查询,找到所需的'档案目录,同时对电子原文进行浏览、下载。对电子档案进行查询和利用不需要经过档案管理人员,档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记录网上对电子档案查询和利用的情况,随时可以进行利用统计。如果用户需要借阅档案实体,可以直接到档案部门去办理借阅手续,取走档案实体;也可以通过网站提出借阅预约申请,档案管理员批准借阅预约申请后,用户再到档案室取走档案实体。借阅管理可以进行借阅登记、归还、催还和丢失的办理,并可由档案管理员制定借阅的规则和政策,由系统自动进行控制。
(四)档案鉴定销毁工作也实行了可控。对过期档案需鉴定销毁的,可以直接利用计算机管理,操作方便。档案管理员可以定期进入系统的鉴定销毁子系统,通过销毁申请自动得到过期档案的目录,并打印销毁申请。档案管理人员可以在档案鉴定功能中看到待销毁申请的档案目录和原文信息,根据领导对鉴定销毁申请的处理意见对其进行处理:更改过期档案的密级和保管期限继续进行保管或直接进行销毁。选择更改,则更改档案的目录信息,重新存入档案库中;如果选择销毁,则将被挂接的原文删除,并把已销毁档案转移到已销毁数据中供列表查询。
(一)档案人员素质有待进一步提高。
档案信息化建设是一项复杂的系统工程,它涉及到包括计算机技术、网络技术、信息安全技术等多面,因此对于档案人才素质有较高的要求。网络化利用要求管理人员掌握web技术,ip技术及数据库技术等计算机专门技术,还要求掌握档案利用技术。这种专门人才在档案系统内明显缺乏。档案信息管理依赖其他部门人员,由于该人员缺乏档案管理方面的知识,一旦出现疏忽情况,网站就没有人维护、更新,甚至导致所有的投入都化为乌有。
(二)对档案信息安全不容乐观。
在公司档案逐步数字化的过程中,纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存,而由于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉,容易引发许多问题。例如,电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑ke的攻击而造成文件被偷盗、被修改,甚至造成系统崩溃的情况,现阶段难以保证计算机系统、网络的绝对安全。
(三)电子档案的真实性鉴别有一定的难度。
纸质档案的信息内容附在纸质载体上,与纸质载体密不可分,因此真实性和原始性鉴别,凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制,纸质档案信息密度比较小,所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上,不能在载体上直接读取,必须通过计算机等专用设备的再转换,虽然存储量大、节省了贮存空间,但在信号转换过程中,由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响,容易造成信息的丢失或删改,却不易被察觉。
(四)电子档案的法律效力问题。
通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定,电子档案由于没有固定的载体,所以,制定相应的法律认定条文就有一定的困难,这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
(五)信息化进程有待加快。
虽然我单位档案案信息化工作已开展多年,建立了各门类档案数据库,但库存档案还有一部分没有进行数字化转换工作,档案的信息化程度不高,而是停留在维持档案日常的简单管理上,甚至仍习惯于传统的手工操作,手工查阅、检索、利用档案,并没有实现真正意义上的档案信息化管理,使档案的利用效率偏低,影响了档案利用工作的水平。
3解决问题的途径。
(一)建立健全管理制度体系。管理制度始终是一项重要的保障,我们必须从人员的管理到软件、硬件要求都作出明确的规定。如:档案利用制度、文档管理制度、系统运行环境安全管理制度、电子档案管理制度等。
(二)加大宣传力度,转变档案利用工作观念,增强全社会利用档案的意识。
首先,档案人员要抓住有利时机,向主管领导汇报档案工作,介绍档案工作的情况及取得的成就,通过举办档案展览、利用网络平台发布相关信息等各种有效的传播手段,宣传档案工作的重要性。其次,尽可能使主管领导参加各类档案活动,特别是参观档案工作比较突出的先进单位,让主管领导了解其他单位的档案工作情况及其领导的重视程度。从而增强领导的档案意识,重视档案工作,加大对档案基础设施的投入。
(三)建立高素质的档案人才队伍。
档案工作者要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案工作者不再是“看家守业,坐等利用”的“管理员”了,而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。所以在这个历史转折期,档案工作者要切实做好角色的转变,才能适应时代的要求。有的同行认为,信息时代的档案管理人员应该是“档案信息导航员”,和“知识创新与创造者”。
随着计算机网络技术的进一步发展,公司档案管理虽然也要跟上了这个“潮流”,但目前我们使用档案管理软件,还只停留在近十年档案的数字化转换工作,档案数字化利用工作还未正式启动,离档案信息化管理工作目标尚有一段漫长的路要走,需要通过公司员工的共同努力,使丰富的库藏资源得到充分利用,实现档案管理同现代技术的有机结合,从而达到自动化、实时化、网络化水平档案管理水平。
档案信息化建设与档案管理的探讨论文
2.1架构防火墙。在对档案信息化进行建设时,为了进一步保障全网具有一定的安全性就要采取恰当的措施。由于防火强技术能够起到过滤的作用,倘若网络信息数据中存在某些病毒亦或是有关危险性等情况,那么防火墙就会自动实现过滤的作用,而且还可以提醒用户。一般情况下,防火墙技术不但可以确保内部网络实现安全的目的,而且也能够确保外部网络具有一定的安全性,从而最大程度减少全网安全风险系数,将其安全系数加以提升。2.2利用防火墙。因为内网系统存在着非常大的信息安全隐患,而且引发其信息安全隐患的因素也比较多,比如操作人员安全意识薄弱,违规操作;档案信息化建设过程中,针对全网安全的问题,并没有制定相应的安全管理制度;技术管理存着缺陷;违规外联或者违规接入等。上述这些元素都有可能影响全网安全,而防水墙技术能够提高内网安全系数,与此同时,还能够有效的避免外网系统不安全因素的侵入。防水墙技术与防火墙以及内网隔离等技术有着明显的区别,防火墙等技术主要是针对外网访问控制系统,而防水墙针对的是内网安全系统,防水墙是最新开发出来的产品,其主要的作用是确保内部档案信息等重要的数据信息不被窃取,目前这种技术已经被广泛的应用在档案内部安全管理中。2.3采用网络隔离。由于网络中存在较多的安全隐患,因此重要的文件在储存亦或是输送的过程中,往往会受到一定程度的干扰,严重的可能出现窃取的现象。而该技术一般都可以将网络中遇到的.安全隐患进行处理,从而促使文件可以得到正常的传输亦或是存储,从而将电子档案的安全性加以提升。一般情况下,网络隔离技术有着诸多的功能,经常使用的功能就是处理好系统存在的漏洞情况。不仅仅如此,该技术还可以恰当的解决网络使用以及安全问题,该技术经常以网络安全为主要内容,从而达到互联互通的目的。然而,相关人员在采取该技术的时候,需要做好相应的数据交换工作,而交换的方式较为特殊,并不仅仅使用内外网直接进行交换的,需要在中间设置一个设备,通过该设备来完成相应的交换工作,并且在数据交换的时候,内网和外网之间是处于不联通的状态。2.4使用入侵检测系统。一般情况下,系统在入侵以后通常会留有一些痕迹,这样就需要相关人员采取恰当的检测技术,能够在第一时间查找非法入侵的情况,并采取科学的措施来预防此类情况的发生,减少危害所带来的损失。一般的检测技术有查看共享、查看进程等。而通过人为的方式对系统检测所具有的技术水平以及工具都会存在一定的限制性,无法满足对当前网络技术的发展。而该技术就能够科学恰当的对系统进行检测,并采取恰当的手段进行维护。2.5用户的账户和数据保护。通常情况下,全网系统都会设置相应的账户。然而,往往会发生用户密码被盗用亦或是侵入的现象,从而致使信息数据出现丢失的情况。所以,依据用户账户就要采取相应的预防手段,例如设置较为繁琐的密码,只有这样才能够提高密码破解的难度水平、设置限制权限不允许其他用户进行登陆等。除此之外,当网络在通信的环境下,还能够对通信中所含有的各种信息做好相应的加密工作。这样做的目的是保障网络不被窃取,由于一些文件基本都属于机密文件,依据这类文件来看一定要做好加密工作,从而使文件数据能够实现安全的目的。2.6采用漏洞扫描工具。就网络系统安全漏洞而言,相关人员能够应用某些经常使用的漏洞扫描工具,对有些漏洞采取相应的补救措施,避免出现更多的损害。因为某些非法人员也是利用这些扫描工具通过这些漏洞而窃取信息的。所以,相关人员在对漏洞进行扫描的过程中,倘若发现漏洞,那么就要及时采取相应的防范措施,避免出现过多的损失。
3结论。
通过以上内容的论述,可以得知:档案信息化在建设的过程中,由于网络系统也要求相关人员可以实现统一的基础上,一起参与到系统安全保护工作中。除了要对系统的安全进行管理外,还需要对员工的操作技能进行培训,促使员工可以不断地学习,最大程度避免因为人为因素而出现的安全事件。
参考文献。
[1]王华.加强高校科研档案资料管理的安全危机意识[j].黑龙江科技信息,2012(24).
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档案信息化建设与工程档案管理论文
随着各地区档案中心的建立与发展,其档案管理工作量日益繁重,加之传统的档案管理工作存在诸多问题与弊端,因此很大程度上影响了档案管理工作的顺利展开。现代信息技术的不断发展,为档案管理工作带来了良好的发展契机。档案管理相关部门和人员要牢牢把握这一发展契机,推进人事档案管理模式转型,加强对人事档案管理的信息化建设,以优化档案中心的管理模式、提高服务质量。
1、档案存储环境方面的优势。
众所周知,传统档案管理工作以纸张为媒介,通过人工录入的模式将档案入档、整理,这种管理模式给当前的档案信息资源存储、整理、归档等工作造成了一定阻碍,而档案管理实现信息化后可从根本上转变当前的档案管理模式与路径。首先,档案中心可专门建立自己的网络平台,将需要整理的档案资源存储到电子磁盘或服务器中,这样既可为档案信息的储存和管理带来便利,又可极大地节省存储空间;其次,信息化的档案管理可以采用电子录入的方式记载档案信息,提高录入效率,加强信息的管理。此外,信息化的档案管理对存储环境的要求比较低,给存储工作的开展带来了很大的便利。
2、档案在使用和查询方面的优势。
在纸质化的档案管理模式下,由于手续繁琐、档案的使用和查询极为不便,资源共享性也不高。而信息化的档案管理可以很大程度上简化档案使用的流程,真正地实现档案信息的高效利用。同时,还能提高资源的共享性,使档案管理工作的作用充分发挥出来。
在现代信息技术的推动下,我国档案中心“无纸化”办公的步伐日益加快。然而由于这种全新模式起步较晚,因此从整体发展来看,我国档案管理信息化建设现状仍不容乐观,存在如下几点问题:(1)人才问题。当前,档案信息化管理队伍中的工作人员大多属于操作型人才,对档案的信息化管理也只是流于形式。他们或是对档案管理不精通,或是在计算机的系统开发、程序维护、信息导航等方面操作不熟练,甚至不会操作。因此,人才的匮乏严重制约了档案管理信息化建设进程。(2)安全问题。档案信息安全是当前档案管理信息化建设面临的主要问题。电脑病毒的横行、黑、客的恶意攻击及网络技术的失误都会给管理中心的档案信息带来极大的安全隐患。一旦机密的档案信息被窃取、修改甚至伪造,造成的严重后果将是不可估量的。(3)标准问题。
目前,我国档案管理部门还没有形成统一的档案分类编码标准,档案管理软件在通用性、适用性等方面也存在着严重不足,这些都直接影响着档案信息化建设的步伐。由上文所提及的部分问题,我们可以总结出当前档案管理信息化建设的任务主要有三点:(1)加强电子档案的安全性和保密性工作,具体可从两点入手:其一要加强软硬件建设;其二要加强对档案管理部门工作人员的技术培训;(2)加强档案数据库的建设和完善,实现信息处理的标准化、管理过程的一体化,使工作人员最大限度地利用档案信息资源;(3)加强档案信息的标准化管理和建设,为档案信息的跨部门、跨地域、跨国家使用提供便利,最大限度地实现资源共享。
1、切实提高管理人员队伍的专业素质。
对于当前档案中心的档案管理信息化发展而言,档案管理人员的专业素质有着至关重要的影响。从整体来看,当前我国档案管理队伍的专业素质不高,这对档案管理信息化工作的.开展十分不利。因此,一定要加强对管理人员的专业培训力度。具体来说,首先要强化管理人员对档案管理信息化的认识,让他们从思想上认识到这份工作的重要性;其次,要通过各种培训活动,提高管理人员的专业水平。此外,还要建立完善的考核制度,对表现好、素质高、专业能力强的管理人员予以适当的奖励,激发管理人员工作的积极性。
2、配备先进的技术设备等硬件设施。
在档案管理信息化建设中,完善的技术设备是进行档案信息化管理和实现档案信息共享的基础。因此,要想切实推进档案管理信息化建设,就必须加大资金投入,及时淘汰和更换落后的技术设备,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件,以保证技术设备的先进性和性能的稳定性。
3、实现档案信息资源的数据化。
当前的人事档案管理并没有完全摆脱纸质资料,这给档案管理带来了极大的不便。因此,相关部门应尽快建立一套科学的人事档案信息化系统,并将所有的纸质资料和电子资料都收录其中,进行对两者的统一化、标准化管理,实现人事档案信息资源的数据化。
人事档案管理的最终目的是服务于用户对档案资源的需求。因此,在当前的档案信息建设过程中,需要充分利用计算机技术提高人事档案管理工作的服务水平。具体可以对各种类型的档案信息进行分类、提取和加工,方便人们的查找和利用。此外,在进行人事档案信息资料的数字化存储时,要采用不同的载体,以满足用户对档案信息资源的不同需求。
四、结语。
随着信息技术不断发展与更新,档案管理信息化建设是档案事业发展的必然趋势。在进行档案管理信息化建设的过程中,不能单纯地把档案管理信息化等同于档案资料数字化,而是要将档案管理信息化建设与档案管理制度紧密结合起来,如此才能切实有效地提升档案管理工作服务保障能力和水平。此外,档案管理相关人员要积极参与和配合档案管理信息化建设,大力推进档案管理信息化建设进程,以适应社会信息化发展的要求,为社会创造更大的经济效益和社会效益。
参考文献。
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[2]宋琳,曹文成,王艳.打造精品注重创新认真做好新形势下企业信息工作[j].办公室业务.(08).
[3]姜以敏,于霞.加强人事档案管理信息化建设[j].黑龙江档案.(03).
档案信息化建设与工程档案管理论文
建设工程档案受关注程度小,不表明它不重要,恰恰相反,建设工程需要投入巨大资源,缺少技术因素不能成形,没有技术因素的保障也难以反映工程质量。在工程项目实施以前,立项文件就成为落实项目经费和实施项目的关键依据,其后的项目设计、招投标又要以立项文件作为依据。开工以后,材料检验文件、施工图纸、工艺文件、作业指导书、工程记录、设计变更、现场签证等文件是保证施工进程的重要依据。工程竣工验收,评定工程质量除了要有外观依据,还需上述这些资料依据。例如,混凝土强度是否符合设计要求,必须通过强度试验才能验证,没有试验报告就不能说明问题;再如,建设工程中存在许多隐蔽工程,如果没有覆盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录,也就无法对隐蔽工程的施工质量进行恰当的评价。建设工程的使用寿命通常在几年到数十年之间,重要工程的寿命还要超过1,使用期间需要维护、修理,所取得的经验教训还要为其他工程所借鉴,如果没有完整、准确的档案资料作为依据,这些事情都会落空。可见,工程档案不仅是建设工程的有机组成部分,同时也是建设工程质量的直接反映,其重要性是不言而喻的。建设工程档案本身只是一个静态概念,但档案管理却是一个动态过程,它既是档案管理部门的份内事,更与工程项目参建各方关系密切,而且工程建设周期长,档案种类多、数量巨大,并且专业性与综合性都很强,管好工程档案并不是一件容易的事情,由于现状种种原因,建设工程档案质量并不理想。因此,提高工程档案管理质量具有重要的现实意义。
(一)工程档案成套性差,缺漏不准确欠真实。
建设工程档案来自于各个参建单位,虽然各单位的材料有所区别,但其内在联系经整理后应当配套,并成为有机整体。然而,现实中的`档案往往成套性很差,缺东少西,完整性不足。例如,质量保证材料不全,缺少质检报告,没有出厂合格证,未履行签字手续等。此外,材料记录不准确、不真实。例如,试验报告前后日期无法对应,资料归类不准确,隐蔽工程验收记录不真实等。
(二)重建轻管根深蒂固,资源配置难以到位。
与工程项目的投资、工期、质量和安全相比,档案所发挥的作用比较间接、滞后和抽象。因而,无论政府、投资方还是项目管理人员都会更看重前面几项,而容易忽视档案管理,在资源配置方面也必然会向前面几项倾斜。例如,档案管理人员的配置数量与项目投资规模严重失调,人手不足很难管好档案。
(三)参建单位各有不足,监督不到位是主因。
建设工程档案管理中的问题是综合性的,参建各方都存在不足。建设单位在项目前期不做好档案管理规划,对施工单位的培训指导不充分,造成文件资料缺失和档案管理效果不佳。设计单位水平参差,管理无序,导致竣工图编制和准确性审核遇到麻烦。监理单位对施工材料审核不严,材料真实性存疑。施工单位资料记录不规范、不准确,很多记录源于资料员事后补录、造档,使档案资料不能真实反映施工状况。出现这个问题的根本原因是执行与监督不到位,事后监督方式难以避免档案管理中的漏洞。
(一)注重管理制度建设,增强档案责任意识。
建设工程档案管理质量的提高,离不开完善的档案管理制度作为保障。因此,在工程项目启动之初,就应建立一套符合建设工程特点的档案管理制度,理顺档案管理与工程建设的关系,明确档案管理责任和档案工作方法。档案管理必须落实领导负责制,明确参建各单位的主要领导对本单位的档案工作承担主要责任,只有领导重视档案工作,档案管理才能从一开始就步入正轨。为了确保档案工作与工程建设同步,各单位必须指定专人负责本单位的档案工作,并通过落实岗位责任制增强档案意识,提高档案管理成效。
(二)依法督导档案管理,强化履约评价监管。
档案管理制度的贯彻实施,重在监督到位。作为工程建设质量监督管理部门,应按照《档案法》和《档案法实施办法》的要求,依法督导工程建设单位的档案管理工作,在推动工程建设、保证工程质量的同时,全程跟踪、监督、检查建设工程的档案管理,切实保证建设工程档案管理在法制轨道上健康有序地发展。为了保证建设工程各参建单位做好本单位的档案工作,在项目前期应通过招投标文件以及合同协议方式设立专门的档案管理条款,明确档案资料整理、归档要求和应承担的责任,再通过强化履约评价监管,落实和管控各单位的档案工作。一般可在每季度、项目竣工后进行。
(三)完善档案工作程序,加大档案考核力度。
建设工程档案管理应依据一定的标准,统一档案收集、整理、归档、移交等各环节的操作流程,明确分类方法和保管期限,并根据文件材料产生与流转规律,理顺文件归档渠道,固化归档工作流程,使档案工作与工程建设同步有序进行,确保档案管理全过程受到控制。由于建设工程档案管理工作面宽、时间跨度大、文档数量巨大,所以既要加强各参建单位的协同与配合,同时也要加大档案工作的考核力度。通过对档案工作流程、成果的考核,促其严格按照合同约定履行档案管理各阶段的目标任务。
(四)加强档案技能培训,提升档案服务能力。
建设工程参建单位多,不是所有单位都配置专职档案人员,不少单位是由技术人员兼职档案人员,甚至还有个别单位临时聘用档案人员,这样很难保证档案人员的专业素质。因此,必须由建设单位在建设初期组织所有参建单位的档案人员进行集中培训,以提高他们的专业知识水平。但是,建设单位组织的培训效果往往不明显,其中就与思想上还没有真正认识到档案管理的重要性有关。所以,档案人员培训应立足于服务意识的提高,树立档案参与国家建设、惠及民生的服务理念,坚定平凡岗位可以创造不平凡业绩的信念,通过提升档案服务能力来保障档案管理质量。
针对建设工程档案管理牵涉单位多、范围广、周期长、数量多的特点,最有效的办法还是通过信息化管理手段,通过文件与档案一体化管理模式,在档案管理部门之间、各参建单位之间建立统一收发端口以及创立文件与档案统一编码系统,实现文件产生与档案收集的无缝对接。目前,云计算平台、业务规则技术、物联网技术、移动互联技术都已成熟,只要量化标准、固化业务流程,并开发出一套完整的文件信息管理在线云平台,就有望实现文件档案一体化管理及全过程监控。随着城市建设规模不断扩大,建设工程档案管理任务日益繁重,在这种形势下提高档案管理质量面临诸多挑战。上文通过工程档案管理现状,从多个方面探讨了提高档案管理质量的方法,希望通过此抛砖引玉之举,引来更多真知灼见,共同推动建设工程档案管理事业更好地发展。
学校档案管理信息化建设问题与建
随着信息化条件的不断改善以及互联网技术的快速发展,知识和科技的发展水平得到了快速的提高。作为一种工作方式,信息化给人类的生活、工作带来了很多便捷。随着社会的发展,为了贯彻《幼儿园指导纲要》,同时也为了更好地加强对于幼儿园工作的管理,各个幼儿园设立了相应的档案资源管理人员或部分负责档案的收集与整理。如何将信息化的相关方式切实应用到幼儿园档案管理工作中是值得我们思考的问题,本文就信息化条件下幼儿园档案管理的相关问题进行探讨,以期促进幼儿园档案管理的效率和效果,提高幼儿园管理的水平。
作为一种对幼儿园教育教学活动和幼儿基本信息重要记录方式的幼儿园档案资料,对于了解幼儿园的管理和服务水平以及评价幼儿园的综合指标有着重要的作用,这些档案资料比较真实地反映了幼儿园工作的实际情况和日常事务的处理过程,对于信息管理和事件管理都有一定的借鉴。信息化条件下,如何对幼儿园的档案资料进行具体化、规范化和整体化的管理是档案管理人员需要认真思考的问题,同时如何利用信息化的平台最大限度地发挥档案资料的价值,促进幼儿园管理工作的顺利开展也是需要不断探索和总结的。
档案管理信息化建设研究论文
我国有很多不同规模的医院,这些医院管理的规范化程度不同,很多医院在内部管理方面都存在着较为严重的问题,有些甚至是从未得到彻底解决的痼疾。本文主要探讨医院档案管理,以下就对当前我国一些医院在医疗设备档案管理方面存在的难点问题进行分析。
(一)医疗设备档案管理意识不强。
医疗设备档案管理工作是医院管理的一个重要方面,并在一定程度上体现着医院总体管理水平的高低,档案管理中的问题也反映着医院各方面管理的普遍问题,表现在以下几点:首先是医疗设备档案管理意识不强。工作人员缺乏科学的管理意识,难以全身心的投入到工作中,工作质量和工作效率也都会受到很大的影响。例如档案管理工作人员在收集整理档案时,如果没有一个正确的意识和态度,就会将所有档案马虎归类后草草了事,甚至错置档案,导致查阅工作的延误与耽搁;医疗设备档案属于动态档案,需要花费大量的精力和时间进行管理,而工作人员容易忽略这一点;在管理有些医疗设备档案时需要注重设备论证、设备验收、设备说明书等方面的管理,而工作人员往往注重医疗设备档案内容的管理。由此可以看出,管理意识对于医疗设备管理工作的重要性,它直接影响到整个管理工作的'质量。
(二)定期管理医疗设备档案时间长。
相较于医院其他档案资料,医疗设备档案需要记录的内容较多,并且用时较长,相当于是一台医疗设备的户口本。所以说,医疗设备档案具有周期长,记录内容全面、使用方面等特点。对其进行管理也有一定的周期性。医疗设备档案管理从申报就开始运行,中间购置、使用、维护、计量、降级、报废等每个环节都需进行详细、全面的记录,完成单项设备管理全过程比档案管理所用的时间还要长,并更容易受到不同因素的影响,导致管理质量不达标。
(三)缺乏现代管理手段。
随着我国经济水平的不断提高,医院也在不断引进先进的医疗设备,来达到有效治疗的目的,相应的医疗设备档案管理工作也需要有所改善,适合管理不同类型的医疗设备档案。尽管在很多医院已经应用计算机、网络技术等手段进行管理,但是管理上不够正规,很多管理手段未能真正的发挥作用。还有很多医院在进行医疗设备档案管理还停留在手工收集、检索阶段。
二、解决医疗设备档案管理难点问题的对策。
针对当前医疗设备及档案管理中出现的问题,可以采取以下措施予以解决:
(一)提高管理人员的管理观念。
医疗设备档案管理工作质量直接决定着医院医疗工作能否正常的开展。因此,提高医院设备档案管理人员的科学管理意识至关重要。在日常工作中,有效解决医疗设备档案管理难点,才是提高医疗设备档案管理工作的基础和重点所在,第一步就是要不断提高管理人员的科学管理意识,需要经过长期的培训和锻炼,循序渐进的增强管理人员意识,做好科学管理医院档案的宣传工作,让每一位工作人员都了解到推行医疗设备档案科学管理工作的重要性,促使医疗设备档案管理工作人员能够全身心地投入到在日常管理工作中,极大提高工作质量和工作效率,并以此为契机,全面推进医院的综合管理进程,并能将此理念应用到临床工作中来。
(二)完善管理制度。
一个健全的管理制度不仅能够为患者提供比较完善的服务,还能够彰显医院文化特色。要明确各级管理和使用人员的责任,建立岗位责任制;确定各科室工作管理的目标和岗位职责;管理工作人员必须依据管理制度,解决医疗设备档案中的管理问题并遵循相关的法律法规的规定。制度健全的程度也是医院综合实力的体现,在制度的完善上,要发挥各科室的协调功能,在相互监督中推动制度的不断完善与进步。
(三)采用现代管理模式。
医院管理中要采取与时俱进的管理模式,这是提高医院现代化、正规化的内在要求。通过应用现代管理模式取代以往的人工管理方式,不仅仅提高了医院管理整体水平,同时也能够树立医院的良好形象。在医疗设备档案管理中,采用符合医院实际需求的网络管理系统,准确登记和查询医疗设备采购信息、出入库信息等。此外,网络信息管理可以促进医疗设备技术管理、维修管理、财务管理等管理方面的发展,进一步的完善和拓展医疗设备档案管理的空间,提高管理效率。所以,只有通过应用现代的管理模式,才能促使医院的发展紧随时代的步伐。
(四)落实管理责任。
管理责任落实不到位致使管理局面混乱,管理制度形同虚设,这对医院的进一步发展造成了严重的阻碍,所以,在医院开医疗设备档案管理工作中一定要将责任落实明确,全面提高管理医疗设备档案的水平。在医院中开展医疗设备档案管理工作具体分工是:一部管理人员负责监督检查工作,及时对设备资料的形成、累计、归档等环节进行检查,将发现的问题及时向有关部门进行反馈,督促相关人员及时解决;医疗设备购置管理上要加强对管理人员制定医疗设备购置计划的监督和控制,邀请设备技术部门、财务部门、临床科室等相关部门共同分析和探讨,制定最佳的医疗设备购入计划;提高档案质量管理水平,部分管理人员负责设备档案质量鉴定工作,对档案内容进行详细的检测,保证医疗设备档案的准确性、完整性、有效性。
三、结束语。
开展医疗设备档案管理工作非常重要,一方面是保证医院能够掌握医疗设备从购入到报废整个过程的全部信息公开透明,另一方面是促使医院能够适应医疗市场的需求。医疗设备档案管理在一定程度上关乎整个医院未来的发展状况,不断提高医疗设备管理水平已经成为医院重点项目之一,在实践过程中有待于进一步提高。
档案信息化建设与工程档案管理论文
1.1管理的滞后性。
我国在档案信息化建设过程中,对信息化和电子技术是比较重视的,这样就使得在档案管理工作中出现了重视程度不够的情况。档案信息化建设要将档案管理流程进行简化,同时进行优化和重组。但是,在我国的档案信息化建设过程中,却在沿用传统的管理体制,同时,在信息化建设过程中出现了和档案管理明显脱离的情况,这样就使得公众在利用档案的时候非常容易出现服务质量达不到要求的情况,同时,在工作中也是非常容易出现档案信息化建设进程受到影响的'情况的,主要是受到档案管理滞后性的影响。
在进行档案信息管理过程中,档案管理部门没有进行统筹规划安排,这样就使得档案信息化管理在实施过程中出现了效率下降的情况,同时在管理方面也出现了无法实现规范化的情况,这样就使得没有统一的标准进行管理。档案信息管理没有健全的体系,在信息检索方面就会出现不健全和不规范的情况,同时也会导致档案信息在利用方面出现效率非常低和质量非常差的情况,对于档案信息管理来说是非常严重的问题。
1.3数字档案资源短缺且结构不合理。
我国的档案管理是经历了漫长的过程中,在档案管理工作中一直沿用的是传统的管理方法,这样就使得档案信息出现了一直在使用纸质介质来进行保管的情况,在数字档案资源方面结构是比较单一的,这样也使得我国的信息化档案建设在过程中要面临的问题是非常大的,对信息化建设的进程和质量都是会带来很大的影响。
在档案行业发展过程中,一些专业的人才在经济较发达的地区是比较集中的,这样就使得一些经济发展不好的地方在档案管理方面人员是比较匮乏的,同时也是会导致不同的地区在档案管理信息建设方面是存在着很大的差距的,同时,在一些地区也存在着档案管理信息化建设无法开展的情况。
1.5档案信息化立法和规范化管理体系不够健全。
我国在档案信息化建设方面的时间比较短,这样就使得相应的法律和法规在一定程度并不健全,这样就使得档案信息化建设还是停留在一个较低的水平上,导致档案信息化发展受到了很大的影响。
2.1档案信息管理要统一规划、统一原则。
档案信息化建设的目的,是为了将档案信息资源集聚和整合起来,实现档案资源社会共享,更好地为各级领导和机关服务,为社会各界服务,为广大公民服务。为此,档案信息管理工作在当前新一轮深入发展的关键时刻,必须统一规划、统一标准、统一规范,克服各自为政。把握适合档案工作规律和特点的基本原则,才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作。坚持以档案信息开发利用为中心,文档管理一体化、双轨制、确保网络安全等原则。
档案信息化建设与档案管理方法论文
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。在国民经济和社会信息化的宏观背景下,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。档案管理部门应该顺应时代的发展,以档案信息化建设为契机,认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击。档案管理信息化是将档案资源和档案管理各项过程数字化,以通讯技术、计算机技术以及相关信息手段和技术支持,完成档案信息的传输、处理、存储与输出,实现档案信息资源的共享,使档案资源的管理、开发和利用更加合理、有序、高效。这个过程可以简要地归结为“三化”,即档案信息的数字化,档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,档案信息的网络化。
具体的工作内容主要包括档案检索数据库的建设、档案全文的数字化、档案资源的二次开发、档案局域网和网站的建设、档案管理软件的开发等。但是许多相关领域信息化的经验和教训告诉我们,信息化建设不仅需要搞好硬环境的建设,如计算机等设备、软件、网络、技术支持等,更要重视信息化的软环境建设。所谓信息化的软环境所指内容较多,本文所指软环境,主要是指信息化的观念、管理规范和标准建设、人才队伍建设等。现在信息化发展的主要趋势是技术越来越简单化、“傻瓜”化,管理越来越规范化、标准化,信息系统使用效率的高低、好坏,越来越依赖于软环境的优化,依赖于信息系统的使用者的素质。
《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》,由国家档案局于20xx年xx月xx日颁布并印发,纲要确定了档案事业发展的指导思想和目标:到20xx年,实现以信息化为核心的档案管理现代化,加快档案管理信息化进程,持续推进数字档案馆建设,全国xx%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。档案信息化已经成为档案管理研究中的热门话题,各种档案管理信息化的方案、建议不断涌现,研究不断深入,形成了档案管理信息化的热潮,推动着档案管理中的信息化不断前进。
目前,全国各地主要档案馆和各高校档案馆都已经装备了计算机、扫描仪、打印机等基本的硬件,同时计算机大都安装了办公自动化软件,基本可以实现文本、数字、图形、图像输入、输出的信息化;并且随着国家和城市网络化的建设,各地主要档案馆和各高校档案馆也都实现了宽带网络互通。目前信息化的硬件基本具备,而且随着计算机技术和通讯技术的快速发展,信息化硬环境建设将不断完善。但目前档案管理、利用的信息化工作仍处于较低水平,仅限于档案馆内部文本、数字、图形、图像的输入与输出,可以说,只是实现了档案管理技术手段上的变化,档案管理的主要思路、方法并没有改变,这是制约我们进一步推动档案信息化的重要障碍。究其原因,在于我们在档案信息化过程中,重硬环境建设,包括硬件、软件和网络建设,而忽视了档案信息化的软环境建设,包括档案信息化中的观念更新,管理规范、数据标准、技术规范、相关法律、法规体系建设、人才队伍建设等。
二、档案信息化的软环境要求。
1、更新观念,由管理型向服务型转变。
档案信息化建设是实现档案资源社会共享的基础,档案信息化的建设,有助于从根本上提高档案服务质量,强化档案信息的社会需求,有助于实现档案的实体模式向信息管理模式的转变,社会发展到今天,经济全球化进程加快,科技进步日新月异,档案管理要针对新形式下产生的新问题积极探索,要解放思想,转变观念,充分认识到信息化为档案事业的发展带来了前所未有的挑战和发展机遇,档案管理理念也正以传统的物本管理向人本管理转变,在不断探索如何利用信息时代的有利条件,充分展现人的创新性和灵活性,促进管理和服务的发展。面对社会的发展被动服务已不能满足人们的需求,因此,档案信息化的建设为档案资源的社会共享提供了条件。
2、管理和标准规范建设。
档案管理和开发应用的标准规范建设是档案管理信息化的关键和核心,目前我们的档案管理信息化实践中,由于没有相应的数据标准和技术规范,在文件的命名、存储方式、数据格式、使用的软件平台等方面各行其是,不要说利用网络进行资料自动交换,即使是在大量的计算机文件中寻找特定的档案资料也成了一件困难的事情。例如,在文字档案中插入一幅图像,经常只注意文字存储的格式,而忽略了插入图像的格式,这对于查找图像来源,确定图像的原始性,就十分不利,而原始性、真实性是档案的基本属性;又例如,由于个人使用计算机习惯的不同,基本按个人习惯给文件命名,随着时间推移和资料的.大量积累,寻找文件变得越来越难,这些都是我们在日常工作中经常遇到的问题。因此,档案信息化管理和标准规范建设必须尽快提到议事日程上来。标准是对一定范围内的重复性事物和概念所做的统一规定。
它以科学、技术和实践经验的综合成果为基础,以获得最佳秩序、促进最佳社会效益为目的,经有关方面协商一致,由主管机构批准,以特定形式发布,作为共同遵守的准则和依据。对于档案信息化管理来说,所谓标准和规范主要包括管理规范和技术规范两大部分。管理规范主要包括档案资料建设和使用中的一些管理规定,如数字档案相关术语、定义,标准的制订原则、程序,档案信息的分类、代码,档案原始性保证、利用方式,档案使用定价、安全性保证等方面的规定和规范。档案信息化管理和标准规范有一定基础。我国的“档案法”,各级相关管理部门和档案馆制订的各类档案资料管理规定在相当程度上可以在档案信息化管理和标准规范中引用,有一部分可能需要修订,还有一些新的规定和规范需要制订。技术规范与标准是关于保证管理规范能够具体落实的各种规范性的技术方法的规定和规范,如信息化档案馆软硬件基础设施建设标准、软件系统工作平台标准、文件存储格式、元数据标准、数字水印、加密算法等。
技术规范与标准引用国家计算机信息管理相关标准就足够使用,基本上不需要新制订,其中一部分标准和规范可能根据实际需要修改,以适应档案信息的特殊要求。档案技术规范与标准方面相对困难的是如何理解和落实的问题。由于档案管理工作者大多计算机水平有限,对于国家计算机信息管理相关标准中的一些术语和技术难点理解上有困难,如果产生畏难情绪,可能影响计算机信息管理相关标准的落实。因此,一方面,档案管理工作者要不断提高自己的计算机水平,另一方面,在相关标准引用过程中,加以适当的注解,以方便计算机水平相对较低的使用者使用。
根据档案信息化的不同要求,档案信息人才队伍的建设也需要分层次、有序地进行。一般来讲,可以把档案信息化人才分为3个层次。
档案信息化建设研究型人才。高层次的研究型人员是档案信息化建设的主要人才,这部分人才是档案信息化建设的主力军,完成架构档案信息化建设的理论和档案信息化建设的标准,研究新技术、新方法在档案领域的应用等工作。因次,要充分发挥高等院校师资力量雄厚,在传统的档案专业课程设置中增加计算机课程的份量,同时,各专业档案馆要积极创造条件。吸引计算机专业的毕业生到档案馆工作。
档案信息化建设是一个系统工程,需要一个可行的目标,良好的运行机制,有效的组织和协调,需要掌握信息化建设的现状、问题及发展方向。因次档案信息化的实施将带来档案管理创新的巨大机遇,将打破原有管理体系和管理模式,档案信息化管理人才的培养就显得由为重要。要建立系统的培训计划,分层次,对档案管理人员进行培训,使我们的档案管理人员能够在深厚的档案学基础理论下,创新更科学更先进的管理方法,指导档案信息化工作的有序开展。
知识经济时代对人才的基本要求是知识和能力。档案信息化建设的本质也是逐步实现档案保管由实体型向信息开发型转变,档案信息化建设过程中对知识与能力的要求在朝着复合型和全方位的方向发展,因此,档案信息化人才不仅应具有技术性知识和能力,还具有全程化参与的能力。应当看到,当档案信息化建设到一定阶段后,对档案人员数量的要求将会相对减少,而对人员能力的要求将会不断提高。档案信息化实际操作人员要必须懂得现代化管理的基本知识、熟练操作计算机,了解网络知识,灵活使用档案管理软件,熟悉从计算机网络系统环境控制、电子文件形成到文档归档、编研、提供利用等一系列环节的工作。
总之,档案管理的信息化已经成为一种趋势,与其他行业的信息化相比,档案管理信息化目前正处在起步阶段,我们应该借鉴其他行业信息化的经验教训,在大力推进硬环境建设的同时,重视软环境建设,既重视信息化观念、管理规范和标准,以及人才队伍建设,使档案管理的信息化少走一些弯路,以加快档案管理信息化的步伐。
参考文献:
[1]石保权.关于标准化工作改革的思考[j].中国标准化,2000,(3).。
[2]李卫忠.高档档案信息化管理的现状及对策研究[j].内蒙古财经学院学报,201,(10)。
文档为doc格式。
高校档案管理信息化建设路径论文
要想提高教学管理信息化的环境就必须从老师开始,老师的观念很重要,因为学生受老师的影响程度很大,因此,老师首先要起表率作用,敢于尝试利用新科技、新方式开展教学,让学生们在老师的引导下,逐渐习惯应对当前新教育形势的发展。此外,学校领导必须加大对各位老师的鼓励,只有不断的推陈出新,才能够促使学校的发展赶超教学质量高的名校。加强校内信息化教学管理的应用观念,促使信息化教学管理工作能够和正常的教务体系紧密的联系在一起,将信息化教学管理系统不断深化改革,适应不同高校的情况,为了保障信息安全,必须加强对信息化教学管理平台的监督管理工作,保障平台的正确运行。
5.2鼓励优质的教学管理体系建立,不断提高工作效率。
面对当前高校教学管理信息化的不断发展,提升信息化管理水平以及管理人员的工作效率显得十分重要。因此,为了逐步适应当前的发展要求,校内各个部门应积极配合,学校领导需要不断加强建立优质的教学管理队伍,增强教学管理信息化的高水平。尽可能多提供校内管理人员学习培训机会,让他们能够走出去,引进来更多高端的教学模式,应用在学校的教学发展上来,鼓励管理人员不断提高自身专业化素养,增强应用现代化科技的水平,培养管理人员勤于思考、善于解决问题的能力,不断加强和改进教学管理工作中的弊端,从而促进教学管理系统信息化的快速发展。
在建设教学管理信息平台的过程中,需要信息资源和信息技术的支持。在平台开发设计的过程中,应用信息技术能够结合当前学校的实际发展状况做出合理的调整,有利于提高建设速度,增强符合学校建设的实际意义。针对整个设计开发过程,必须要求专业的管理团队进行工作,需要安排一名具有较强决策能力的领导进行设计开发工作的监督,促进整体设计开发进度的提高,当系统正式投入使用后,需要设立专业化的人员不断依据用户的一些意见进行调试和修改,从而更好地体现出教学管理信息化系统的智能化和科学性,必须以现代化的教学思想为指导,满足用户信息处理、收集、共享和管理等方面的要求,增强系统的科学使用价值。
5.4建立相关的系统管理制度。
建立教学管理信息化平台不光需要专业化团队的管理,各种技术的支援、教学观念的更新,还需要正确的系统管理方式,因此,要想高校教学管理系统发展快速,必须制定出合理的系统合理管理规定,制约和监督好教学管理信息化系统,防止出现不符合规定的行为出现,影响系统的应用,有利于保障管理教学水平的高要求化,将工作做到实处。与此同时,良好的管理制度能使高校内部管理人员可以及时依据实际状况修改系统,更正信息,防止出现信息错误,影响正常工作。
6结束语。
综上所述,信息化的教育发展是未来教育发展的必然选择。实现高校信息化是促进高校朝着更高水平教育质量不断迈进的前提条件。应用现代化的信息技术,实行科学化的管理制度,有助于提高教学管理信息化平台的科技含量,提升服务品质,增强应用功能。我们必须加强对教学理念的革新,不断引进新的教学思想,不断增强教学管理信息化系统的快速发展,在实践中解决问题,从而不断提高高校教育质量,促进高校教育迈向新高度。
参考文献:
[1]阎燕.高等学校教学管理信息化研究[j].高等农业教育,2012,(5).
[2]李红玫,张素芬,刘燕娟.高校教学管理信息化建设的思考与探索[j].高等农业教育,2011,(2).
[3]王麟娜.当前高校教学管理存在的问题及其对策[j].教育探索,2011,(3).
档案管理信息化建设研究论文
所谓信息化即是培养、发展以计算机为主的现代化工具为代表的生产力,信息化能够有效推进我国社会经济的发展。人事档案属于教师成长发展历程的真实客观记录,是广大教师在教学教研、管理活动中的原始记录,是教育部门了解教师的直接依据,也是对教师业务能力、教学水平、工作绩效进行评定的直接素材,是教师职业生涯发展中极其重要的资料。
一方面,中小学教师人事档案信息化建设与档案管理工作的特点相符合,中小学教师人事档案管理的突出特点便是动态性,因此必须要第一时间对其内容予以更新。随着现代科学技术的飞速发展,如果教师人事档案管理工作仅仅停留在过去那种人工操作阶段,是不利于档案管理工作发展的。我们唯有把工作的突破口放在信息化建设上才能够实现教师人事档案的高效管理与利用。人事档案管理的信息化建设要求我们要逐渐促进中小学教师人事档案管理工作朝着更加规范化和标准化的方向发展。另一方面,信息化是中小学教师人事档案管理的必然趋势。作为一种原生信息资源,档案材料信息化管理属于国家信息化建设规划的重要一环。教师人事档案信息化建设即是应用各种现代化、智能化技术来强化对中小学教师档案材料的收集、整理、开发以及利用等各环节工作。它可以说是一种数字化的过程,也属于一种信息检索、存储、管理工作模式的转变过程,《全国档案信息化建设实施纲要》中也明确规定了档案信息化建设的基本任务与主要目标。因此,推动中小学教师人事档案管理信息化建设可以说是档案事业发展的必然趋势,也是信息时代的必然要求。
二、中小学教师人事档案管理存在的问题。
首先,管理模式较为陈旧。过去的中小学教师人事档案管理模式制约了人才的合理流动,当档案材料需要利用的情况下,很多时候都需要经过上级审批,如此便会影响到人力资源的优化配置和使用。这样的管理模式较为单一,当我们在需要用到人事档案的情况下,不但处于相对被动的状态,同时也耽误了办事效率,在很大程度上限制了人事工作改革的推进与发展,也与当前的社会经济发展要求明显不符。其次,档案管理工作的软硬件设置不齐全。中小学教师人事档案应当存放于管理科学、环境良好的'地方,但实际上因为档案工作的资金投入存在明显缺陷,造成档案管理工作相关的设备设施相对落后,甚至部分地区根本没有设置单独的档案室。同时一些档案管理人员满足于现状,或对新时期档案工作的新情况新要求了解不足,不愿意投入更多的时间来促进自身专业技术能力的提升。再次,过去的纸质档案存在非常严重的漏洞和弊端。中小学教师人事档案收集归档后,随着时间的推移很容易出现档案材料丢失的情况,加之手工查阅档案次数频繁,纸质档案中的内容会逐渐变得模糊不清,很容易在读取信息的过程中存在误差。部分早期的档案材料用纸质量不好,随着查阅次数的逐渐增多很容易存在破损的情况,难以长时间保存,因此必须尽快推进档案信息化建设。最后,档案管理专业人员明显不足,档案人员的专业素质能力有待提升。现阶段很多档案管理人员不具备信息技术应用能力,其思想观念依旧停留于过去传统的管理工作中,没有积极更新自身知识结构,这一问题在很大程度上阻碍了中小学教师人事档案管理信息化建设的推进与发展。
(一)加强档案开发利用。中小学教师人事档案管理工作信息化建设包含了统计报表、数据维护、系统开发、信息查询等要求,人事档案信息系统的开发设计与数字化档案信息的维护是最重要的内容。我们必须结合实际需求进行人事档案信息系统的开发,坚持以人事档案原始材料作为依据,将中小学教师人事档案信息都录入到计算机中,建立全面准确的信息数据库。现阶段,信息数据对人们的工作与生活带来的影响越来越大,档案工作也必须要坚持与时俱进,彻底改变过去被动的档案开发利用状况,确保中小学教师档案信息得以更加高效地开发与利用。因此我们必须要对目前的中小学教师人事档案管理体制予以改革与创新,转变过去的管理模式,从全方位多角度来收集整理中小学教师人事信息,不断充实信息管理系统数据库,进一步优化档案信息查阅检索流程,以便于更好地满足档案利用者。
(二)加强硬件设施建设。中小学教师人事档案信息化建设要求我们进一步加强软硬件设施建设,建立档案信息数据交流平台,让档案利用者能够在这一平台中更加便捷快速地获取自己所需要的档案信息。应当积极开发符合要求的专门的中小学教师人事档案信息管理软件,推进信息化建设工作,必须要投入更多的人力物力财力,尽可能地配置和档案信息化管理相匹配的软硬件设施,确保教师人事档案管理信息化工作朝着更加规范化的方向发展。另外我们还应当进一步提高科技开发人员的投入,更加科学地利用现有的科技人才,真正做好中小学教师人事档案信息的数字化工作以及档案开发利用工作,对于有条件的单位还应当将各种设备设施配置齐全,进而提升档案资源开发利用率。
(三)主动树立安全意识。部分单位在推进教师人事档案信息化建设的过程中常常不重视安全问题,容易在档案管理软件或硬件设施维修过程中出现档案信息材料丢失会损坏的情况,对档案的开发利用工作带来极大的损失和影响。基于此,在对各类信息数据的密级上应当予以严格界定,我们要科学应用计算机的加密技术,对教师人事档案材料进行数据加密,同时正确处理好保密工作与档案材料开发利用工作的关系,不但要确保教师人事档案材料的安全,同时也必须要确保利用者的权益得以保证,不能因为安全问题而影响到档案的开发利用。我们知道电子档案材料对保存技术的要求较高,档案管理人员必须要做好档案室的防高温、防潮、防病毒等工作,在认真对待档案管理工作的基础上,真正能够科学处理好其与档案利用的关系,确保教师人事档案信息的安全。
(四)加快档案人才培养。确保中小学教师人事档案信息化建设的最终实现,人才是非常重要的,我们必须要重视档案管理人才队伍的建设,打造一支综合素质强、专业水平高、职业道德素质高的档案管理人员队伍。首先要求档案管理工作人员应当具备一定的思想政治素质,应当积极树立较高的思想觉悟、法制意识,另外还应当能够熟练地掌握计算机基础操作技术,能够主动地应用现代化技术来开展档案管理工作。所以对于广大档案管理工作人员来说,必须要求自己更快地适应新时期对教师人事档案管理工作的新要求,不断更新自身的知识结构,让自己能够胜任信息时代的档案管理工作。另外档案工作人员还必须要具备电子档案制作、维护的基本能力,可以定期组织开展各种教育培训活动,借助于组织讲座、研讨会等途径来不断提升其专业素质能力,进而培养他们的创新能力,这是保证教师人事档案信息化建设最终实现的坚实保障。
四、结语。
总而言之,中小学教师人事档案信息化建设的目的是为了可以更为高效、科学地开展档案工作,避免重复性的劳动。只有人事档案管理工作效率得以进一步提升,我们才能够有更多的时间与精力来开发和利用档案资源,实现档案资源的真正价值。
参考文献:。
[1]白敏.浅谈教师档案信息化管理的重要性[j].人力资源管理,(11):208.
[3]汪海港.信息化技术管理教师人事档案探讨[j].读天下,(19):270.