信息档案管理制度（优秀15篇）

规章制度是组织或团体为了维护秩序和规范行为而制定的具有强制力的规则和规定。它们可以帮助管理者实施有效的管理和监督，同时也能保护员工的权益和利益。如果您对规章制度感兴趣，可以阅读下面的范文，了解更多相关信息。

档案信息管理制度

第一条总则为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案的及时归档和妥善保管，特制度本规定。

第二条行政助理负责档案的归档监督和日常管理工作。对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度规定分别立卷归档。

第三条坚持部门收集保管、定期、及时归档制度。各系统和部门负责人均应制定专人负责收集保管本系统或本部门的档案资料并监督其及时归档。名单报总经理办公室档案室备案，如需变动应及时通知档案管理人员。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四条利用好计算机记录和管理，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理现代化，提高档案的管理水平和利用质量。利用已建立起来的房地产档案信息库，来进行档案的编目、标引，建立自动检索系统，由计算机辅助进行档案的接收、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等。编制完善的检索工具和提高系统的安全防范，做好防病毒工作，抓好用户权限管理。对电子档案要定期进行备份，防止数据损失。

第一节

第一条文书档案立卷归档法文件资料的收集管理凡公司缮印的公文一律由总经理办公室统一收集保管。

第二条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集整理后交总经理办公室统一收集保管。

第三条公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门档案人员办理交接手续，档案员签字认可后会计部才可交予核报差旅费。

第四条各系统部门档案员的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门的文件资料的`归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二）认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每月的10日前应将归档文件资料归档完毕，并向总经理办公室档案员办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节归档范围

第五条重要会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、人事档案、工程图纸、技术资料、固定资产清单。

第六条上级机关来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第七条第八条公司对外的正式发文与有关单位来往文书。公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

第九条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第十条来人来访及信访工作资料。

第十一条公司于有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第十二条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第十三条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第十四条公司的历史沿革、大事记及反应公司重要活动简报、照片、录音、录像等。

第十五条公司保密制度中规定的保密范围材料。

第三节

第十六条平时归卷各个部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由档案管理员集中统一保管。

第十七条各个部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”“案卷类目”的。条款必须简明确切，并标上条款号。

第十八条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送本部门档案员归档。

第十九条总经理办公室档案员应及时将归档的文件资料，按照“案卷类目”，存放平时保存。文件卷内“对号入座”，并在文件处理登记薄上。

第四节

第二十条立卷工作由相关部门档案员配合，总经理办公室档案员负责组卷、编目。

第二十一条案卷质量总的要求是：遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十二条齐全完整。

第二十三条在归档文件资料中，应将每份文件的正件与附件、归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有关密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨难度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷，按照有关规定执行。

第二十五条卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依顺序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其他文件资料以其形成规律与特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十六条永久、长期或短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

第一节

第一条档案查阅、借阅及批准权限本公司内部人员借阅档案。本公司内部人员借阅档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。第二条内部各公司、各部门因工作需要查阅档案时，必须经本公司或部门领导批准证明，负责人批准，方能查阅。

第二节第一条外单位人员因公需要查阅档案。外单位人员应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经负责人批准，报经理批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅时间、档案名称及查阅理由。

第二条档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的档案，必须办理借出手续，经负责人批准，同时在《档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。

第二条逾期未归还档案者按违纪处理。借阅者要爱护档案，不准在档案上涂改、圈划、折叠等。

第三条档案利用者必须严守党和国家的机密，借阅档案不准转借，不得丢失，不得将档案内容向无关人员泄露。借阅和归还档案时，双方要当面点清。如发现损坏、遗失等情况，除积极追查补救外，应及时向领导报告，并视情节轻重进行处罚。

注：由立卷人填写卷内文件数及文件页数等情况，案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的负责者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。归档时交送《卷内备考表》纸质版一份，同时交送电子版。

档案管理制度下当代人事档案信息化的管理论文

摘要：医保档案管理信息化建设是非常重要和必要的，这里分析了新时期医保档案信息化管理工作有效开展的策略，对于实现医保档案的信息化管理，推动医保事业的健康快速发展具有积极的作用。

关键词：医保；档案管理；信息化；建设。

随着我国医保体系和相应法律制度和政策的完善发展，对医保档案管理工作质量和效率要求更高了。医保档案能够完整地记录相关参保人员的医保信息，能够清楚地反映出医保基金的主要流向，因此，医保档案管理能够为医保研究和医保事业的发展提供宝贵的信息资料依据，加强医保档案管理是很重要的。

1.推动档案管理工作的规范化和高效发展。

在传统的医保档案管理中，都是采用手工管理的方式进行档案的收集、整理、管理利用的，但目前，这种医保档案管理手段不能满足现实的需要。现在，我国医保参保人数非常庞大，传统的手工档案管理方式很难满足需要，档案管理的作用受到抑制。在信息化时代，如果加强医保档案管理的信息化建设，实现档案管了的自动化、网络化、信息化发展，工作人员只需要在电脑中进行相关大数据的录入就可以实现档案信息资料的共享，可以对档案信息资料精心有效管理。利用信息化手段，可以根据需要自动进行档案库信息建设，并统计制作成各类数据报表，还可以在档案信息系统中进行高效的检索，查询和阅读，能够有效节约时间，提高档案管理工作的效率。

2.提升档案管理水平。

医保档案实现信息化管理，管理人员能够从繁重的信息管理中解放出来，能够有时间做好档案的收集和编辑研究工作。在传统的档案管理中，手动方式管理，管理人员每天的主要工作是进行目录的编写整理，进行档案信息的整理、保管。管理人员没有时间和精力搞档案收集与档案研究，这样，不利用医保档案的有效开发，不利用实现医保档案管理的价值。而实现信息化建设，档案管理工作内容不断丰富，研究工作做的更为扎实，这对于提升档案管理工作的水平与质量，促进征缴扩面工作的发展，有效地进行基金安全保护，以及完善医保制度具有积极的作用，对于凸显档案管理的价值具有积极的促进作用。3.有利于更好地服务群众，服务领导决策工作医保档案管理人员通过对业务档案的分类编码，通过整理，可以为各级领导者进行医保政策的制定，为领导决策工作提供重要的数据信息知识。档案管理实现信息化后，相关领导可以通过计算机手段，在第一时间内就能快捷准确地掌握相关档案信息，为其制定决策提供依据。同时，医保机构通过信息化手段开展档案管理工作，可以为群众提供相关医保的历史资产，能够为群众提供更为优质的服务，满足群众参保的需求。

1.强化档案管理的组织领导。

要有效推进医保档案管理的现代化、信息化、数字化建设，就必须要强化档案管理的组织领导工作。要能够成立专门的领导机构，对档案管理信息化建设工作进行领导。单位领导要作为档案管理信息化建设的主要负责人，能够负责档案管理信息化建设的总体工作规划，要设置专门的副职对档案管理的信息化建设工作进行分管，配置专职人员进行档案的信息化管理。另外，要完善档案信息化管理的各项规章制度，对相关信息根据制度要求进行及时、准确、完整、齐全的归档处理，要通过加强管理方式保证档案的完整性。要保障档案管理组织领导工作的有效落实，必须要保证相关方面的工作经费的落实，要加强信息化硬件环境和软件环境的建设，加强设备的投入建设，这样，才能有效推进档案信息化建设工作的发展。

2.强化档案管理先进的办公意识。

医保档案管理的数字化信息化建设是信息时代对档案管理工作的基本要求，也是档案管理工作者努力学习的方向。当前，我国医保参保人数非常庞大，而传统的手动档案管理方式已经严重落后于形势发展的需要，造成医保管理效率不高，医保档案管理的价值很难得到发挥。在这种形势下，迫切需要做好医保档案管理的信息化建设工作，要做好这项工作，必须要引入现代化的办公手段，引入先进的办公意识。作为医保管理人员，要具有先进的办公管理意识，要积极引入现代化办公手段提升医保档案管理的重要性。在医保档案管理工作中，要积极引入现代化办公设设备，用电脑手段，网络数段进行档案的管理。以这种方式替代传统的手动操作模式。要积极利用其网页、电子邮件等网络技术进行管理，通过网络手段开展相关文件的起草、修改、删减、打印、登记、统计等工作，能够在档案管理的各个环节中实现办公的自动化，这样，才能真正的提升医保档案管理工作的质量和效率。

3.规范统一医保档案的数字化管理。

实现医保档案管理的的信息化建设，必须要严格按照相关标准进行信息化建设，要实现档案管理的制度化建设，完善规范相关程序，使医保档案信息化管理能够实现规范化发展。要做好这个工作，首先，需要建立档案信息数据库。要在相关标准和规范体系的指导下进行档案信息化管理的数据库建设，保障档案的信息化管理能够有效有序地推进，要保障医保档案资料与相关数据的相互兼容，实现医保档案资料的资源共享，为档案数字化信息化的规范管理提供支持。另外，还需要积极落实对相关纸质档案的数字化转换工作，利用扫描仪，对纸质档案进行数字化处理，并进行纸质档案的二次保存，通过这个工作，建立高效的医保档案的信息化管理系统。需要注意的是，在进行相关数字信息转化过程中，要保障医保档案自己的连续性和完善性，只有这样，才能保障对医保档案的有效管理。规范统一医保档案的数字化管理还需要完善相关管理制度，通过制度管理保障医保档案管理信息化的规范化和科学化发展。

4.加强医保档案管理队伍建设。

目前，我国医保事业发展迅速，医保工作产生了大量文书，财会和计算机光盘，u盘等特殊载体形式的档案，这些档案所承载的信息量非常大，并且这些信息是一个有机的系统，对这些档案信息进行有效管理，必须要具有较强的专业素养的人才才能完成。因此，培养一支高素质的、具有专业水平的医保档案管理队伍是推进医保档案信息化管理工作发展的重要保障。医保部门要认识到信息化医保档案管理对人才要求标准更高了，要积极加强相关方面的人才培养，能够定期组织档案管理人员进行学习培训，通过再培训的方式提升档案管理人员的信息化素养和专业素养。相关档案管理人员也需要具有学习意识和创新意识，要不断拓展自己的知识面，尤其是要提高自己的信息技术水平，提升自己的管理技能。这样，才能满足档案管理工作信息化建设的需要，管理人员才能胜任工作，不被时代所淘汰。总之，在信息化环境下，医保档案管理工也需要实现管理模式和手段的突破创新，要能够充分利用现代信息技术手段，与时俱进，实现档案的信息化管理。相关领导要重视档案管理的信息化建设工作，要支持档案管理的信息化建设工作，为这项工作提供必要的人力支持和资金支持。要通过推进医保档案管理的信息化建设，更好地为医疗保险事业提供服务与支持，促进我国医保事业的健康快速发展。

参考文献:。

[1]王季.对做好医保档案工作的几点认识[j].黑龙江档案,2011(2)。

[2]郑克惠.浅谈医疗保险存在的问题及建议[j].中国外资,2014(3)。

信息档案管理制度

第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。

第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

第三条用户合同具体包括：天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。

第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。

第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。

第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的`建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。

第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。

第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三条本制度从二o一一年十月一日起执行。

档案信息管理制度

1项目部配置档案信息员，由工程管理部技术员兼任，负责工程档案、信息的收集和整理工作。

2档案信息员必须收集各部门需要归档的资料，按照档案管理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求，对不符合者退回整改处理。

3档案信息员对收集来的资料按照档案管理相关文件要求进行整理，收集整理工程竣工资料，在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。

4档案信息员负责做好对内信息传达工作，并将内部反馈意见及时上达。

5档案信息员负责做好对外信息发布工作，对本单位及时报送《工程简报》、《工程周报》、《质量月报》、《安全月报》等报表，对业主项目部、监理项目部及时报送《工程月报》、《日报》等报表。

6及时联系各物资供货单位，按规定要求审查各单位提供物资质量保证文件，对不合格文件及时退回，并要求提供合格文件。

档案信息管理制度

第一条为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。

第二条本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

第三条用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。

第四条符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批；供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字；照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

第五条合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确；分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。

第六条天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

第七条业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

第八条用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。

第九条照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上（含）的工业用户、大型商业用户（集中采暖锅炉、大型中央空调）等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

第十条业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料（包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等）按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。

第十一条各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。

第十二条计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三条本制度从20xx十月一日起执行。

价格文书档案管理制度的相关信息

信息档案管理制度

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的.、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

第十二条本制度从二o一二年一月一日起执行。

档案信息管理制度

第一条为加强档案信息管理,充分发挥档案信息的作用,有效保存和应用档案信息,制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的.具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等,包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源,负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存,要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密,保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时,由规划建设管理部进行现场测绘,及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的,应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的,应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存,需要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

第十二条本制度从二oxx年一月一日起执行。

档案管理制度

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

档案管理制度

1、严守党和国家有关保密管理规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。

2、各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。

3、严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。

4、经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。

5、档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。

6、档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

1、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向档案室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。

2、学校档案室的归档时间：文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档；教学、学籍档案材料每学年结束后立卷归档。科技档案、基建、科研档案和设备、仪器档案材料均在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

3、学校档案分为永久、30年、10年三个保管期限。

4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。

5、卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。

6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。

7、文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。

8、归档文件目录分保管期限装订并编制目录。

1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。

2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。

3、严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。

4、做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。

6、档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。

7、档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。

1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。

2、档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。

3、本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。

4、凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。

5、档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。

6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。

7、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。

8、借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。

9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。

1、学校档案室应按上级教育行政部门和档案管理部门关于档案鉴定的规定，认真做好档案的鉴定工作。

2、失去保存价值的档案，可提出销毁意见，并填写销毁清册，报学校领导和上一级档案管理部门审批后方可销毁。

3、销毁时应指定二人监销，并在销毁清册上签字，方可执行销毁。

4、档案专（兼）职人员因工作变动，需办移交手续时，应将全部档案材料清点后，交予新的负责档案工作的专（兼）职人员。

5、交接档案材料必须严格履行手续，有关人员签字，并注明交接时间，案卷数目等，以备查考。

档案管理制度

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围。

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责。

3.1各过程管理部门职责：

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容。

4.1确定文件种类。

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件。

a.方针、目标和指标;。

b.实现方针、目标和指标的策划;。

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录。

相关的资料包括但不限于：

a.各类分析/评价/统计数据(如osha统计分析数据);。

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;。

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;。

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;。

g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)。

h.设施的设计、运行技术资料;。

i.供应商和承包商档案;。

j.作业许可证等;。

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求。

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人。

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

4.4进行编写。

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

a.目的：明确编制本文件要达到的目的。

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围。

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇。

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门。

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限。

f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件。

g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录。

h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录。

i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图。

4.4.2文件的编号按如下要求：

记录编号。

文件层别号。

文件类别(aq)。

公司代号jp。

其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03„„„等;。

文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用qg标识。

例子：

文件编号：jp-aq-0201《法律法规标准规范管理程序》。

表格编号：编号jpl-aq-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单)，其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件(包括表格)必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

4.5评审和审批。

相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量)，并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门)，待修改完毕后再批准。

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制。

4.6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

4.7使用控制。

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8文件更新。

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

4.9安全记录管理。

4.9.1建立记录清单。

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

4.9.2安全记录的使用。

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

4.9.3收集。

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

4.9.4储存、保护。

4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处置。

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

5相关文件。

无

6相关记录。

aq-0202/01文件控制清单。

档案管理制度

1、认真学习档案工作有关文件和基本知识，努力提高档案人员自身政治思想素质，业务素质，认真接受上级领导检查，不断改进工作。

2、收集教职员工在教育管理,教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字,图表,声像等不同载体的文件材料。

3、园内档案每月分类放置，每学期及时归档，每年装订成册;个人档案每学期更新，统计各类人员信息。

4、做好各类档案和资料的接收,征集,整理,编目,鉴定,保管,销毁和统计工作。

5、管理好档案，切实做好防潮、防湿、防蛀、安全工作。

6、严格保守档案机密。防止人为散失、泄密和缺损，确保档案完整、安全。

7、各种档案资料每学期和学年完后进行整理，装订成册，编号入库保管。

8、各种档案资料包括行政管理工作、文化建设工作、教职工管理工作、教育教学工作、卫生保健工作、财务后勤工作、家长社区工作、和幼儿综合情况等需建档案资料，要求字迹清楚，尽量保留原始状况。

9、凡入档资料任何人不得随意取走和涂改，如需查阅归档资料，须经园长批准。查阅资料只能在档案室，不能带走。

档案管理制度

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第六条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

档案管理制度

1.库房建立《机器设备台帐》，对机器设备进行统一管理。

2.机器设备进行统一编号，由各区域主管负责，出了问题由主管承担相应责任。

3.主管须在每天下班前对机器进行使用后的检查，机器是否清洁干净，有无损坏，如发现问题一定要查明原因，分清责任，落实到个人。

4.每星期日由保洁员对吸尘器进行一次大清洁，对吸尘袋、爬头、吸管进行检查是否堵塞，电线插头是否破损漏电发现问题及时保修，并填写《机器设备清洁保养记录表》、《机器设备维修记录表》。

5.其他大型机器，如：单刷机、吸水机、抛光机、抽吸两用机等，由主管负责。监督做到每天各种机器使用要有记录，使用后机器设备清洁保养要有记录，机器设备维修要有记录，并填写《机器设备使用记录》，《机器设备清洁保养要有记录》，《设备维修记录表》。

6.各种机器使用完后，必须要清洁，主管要负责检查，使用人要爱护机器，不得违反操作或摔打机器，如有发现，将对此给予除名并罚款处理。

7.严格遵守公司规定，各种机器不得随便外借，如有特殊情况需要外借的，须报上级批准后方可借出，并需要借条，注明坏了要照价赔偿等字样。

8.本公司内部其他部门需借用，归还时必须保持机器内部清洁，如有损坏需修理好后再归还。

9.严禁私自将机器他人，其后果一切自负。

10.使用人必须严格遵照执行机器设备的操作规范、要求。

11.吸尘器保养：

11.1检查最后一次使用过的吸尘器是否清理干净，有无杂物留存。

11.2开动电机检查机器是否正常运转，有无大的噪声。

11.3操作时沿着由内向外，由上向下的使用方法进行，轻加以按动，使尘粒物始终依附在吸尘器的扒头上。

11.4避免直接使用吸尘器吸入大块的杂物或在浸水的区域操作；不要强行拖拉吸尘器软管，以避免吸尘器的软管发生断裂。

11.5注意地毯边角吸尘器扒头不能及地的地方，可直接使用机器吸管沿地毯边角进行操作。

11.6使用时注意吸尘器边角电源线的长短，吸不到的地方，不要强行拉扯电源要立即更换电源插座，这样可避免电源线因拉扯造成短路，及接触不良，使用时检查电源线是否有破损现象，随时与工程部联系注意使用时的安全。

11.7清洗地毯时需由前向后推动单刷机。

11.8操作时留意电线不要拖拉太长，以免踩踏发生意外。

11.9使用时注意单刷地毯机的电源线，要及时更换电源插座，以免电源线因拉扯所造成的短路及接触不良。

11.10使用后的单刷机要及时把软盘取下，用清水冲洗干净后保存。

11.11使用的单刷地毯机的水箱内不要保留清洗液，最好一次用完，使用后的水箱要用清水刷洗干净。

11.12将单刷地毯机进行最后检查与整理，达到外观清洁整齐，保证内部无故障后妥善进行保管。

档案管理制度

1、为了加强理学会的自身建设，保持理学会工作的连续性，有利于校社联的指导和检查，同时也方便各部门工作，为今后开展工作提供丰富的材料和依据，特制定本制度。

2、理学会各部门要做好档案收集与整理工作，报告总结指定专人负责。明确责任，加强管理。

3、档案资料包括的内容如下：上级部门下发的有关文件;理学会组织的章程制度;理学会下发的文件;理学会成员的详细档案，个人简历和小结;理学会各部门的工作计划，总结和重大活动的方案(活动形式、内容、时间、地点、参加人员、效果等);理学会各部门的会议记录，工作摘要及工作大事记;宣传板与海报的底稿或样式;理学会及各部门的公共财务登记情况;考勤、考核的有关材料;兄弟单位或院校的有保存价值的各种材料;各类活动的图片资料;其他有价值的资料。

4、各部门须积极配合秘书组关于档案管理的工作。

5、理学会及各部门档案资料要系统化、科学化，定期检查、整理档案。各部门个人查阅理学会资料须经过秘书组组长同意。查阅时不得翻阅与其工作无关的档案。保持档案的真实性。无特殊情况，档案不得带离秘书处，确需带离须征得秘书组组长同意，用完归还。

6、各部门的有关资料，如计划、总结、活动记录、方案等必须交一份给秘书组存档。

7、以上规定自公布之日起施行解释权归秘书组。